Asistente Administrativo/a para la sección de Administración

Quiénes somos

La Unión Europea (UE) es una asociación económica y política entre 27 países europeos. Desempeña un papel importante en los asuntos internacionales a través de la diplomacia, el comercio, la ayuda al desarrollo y la colaboración con organizaciones internacionales. En el extranjero, la UE está representada a través de más de 140 representaciones diplomáticas, también conocidas como Delegaciones de la UE, que desempeñan una función similar a la de una embajada. 

La Delegación de la UE en Panamá trabaja en estrecha coordinación con las embajadas y consulados de las representaciones locales de los Estados miembros de la UE. Somos una misión diplomática de pleno derecho y representamos a la Unión Europea ante el gobierno panameño en los ámbitos de competencia de la UE.

Qué ofrecemos

Un puesto de Asistente Administrativo/a con perfil contable como agente local del Grupo II. El equipo actual de la sección está compuesto por tres personas, entre ellas una jefa de administración y un conductor. La jornada laboral semanal es de 37,5 horas, con horarios atípicos ocasionales.

En este puesto, la persona seleccionada desempeñará funciones que implican la realización de tareas administrativas complejas y difíciles, de acuerdo con las directrices institucionales generales y específicas, en función de las necesidades de la Delegación y de la evolución de dichas necesidades. El candidato seleccionado trabajará bajo la supervisión y responsabilidad del jefe de administración, contribuyendo al buen funcionamiento de la oficina mediante el apoyo, los conocimientos técnicos y la asistencia en las áreas de operaciones administrativas generales, apoyo financiero y contable, así como la gestión de adquisiciones y contratos. 

Actualmente se requieren las siguientes tareas y funciones principales:

• Preparar, codificar y lanzar las convocatorias anuales de licitaciones según las necesidades identificadas, utilizando la aplicación específica, de conformidad con los procedimientos internos.

• Actualizar los inventarios físicos y digitales de la Residencia del Embajador y las oficinas de la UE (entrada, salida y disposición de activos) utilizando la herramienta digital designada.

• Garantizar el archivo, la integridad y la actualización de los registros contables, y dar seguimiento a las solicitudes relacionadas con los controles ex post.

• Redactar acuerdos de patrocinio y garantizar su conformidad con los procedimientos internos vigentes.

• Mantener los archivos electrónicos administrativos y financieros de la sección debidamente organizados en la plataforma designada.

• Participar en la planificación presupuestaria anual y en el seguimiento de su ejecución.

• Asistir en la codificación de refuerzos presupuestarios, compromisos, pagos, contratos, nuevos proveedores, órdenes de compra y documentos financieros en las aplicaciones pertinentes.

• Contribuir a la elaboración de notas financieras y la documentación administrativa necesaria para la implementación del marco operativo de la Delegación.

• Apoyar la evaluación de licitaciones, la redacción de contratos de servicios y adquisiciones, y la supervisión de su ejecución y control.
• Actuar como subjefe de sección y subtitular de la cuenta de anticipos en ausencia del jefe de administración.
• Realizar cualquier otra tarea específica que le solicite el jefe de administración o el Embajador en los ámbitos administrativo, financiero y logístico.

El salario base dependerá de la experiencia laboral relevante y verificada, comenzando generalmente desde 3.592,00 PAB. El empleado está sujeto al pago de impuestos locales y contribuciones a la seguridad social de acuerdo con la legislación panameña. Se ofrece un paquete de beneficios competitivo, sujeto a ciertas condiciones, que incluye 22 días hábiles de vacaciones personales al año y días festivos nacionales, seguro médico, un plan de ahorro y la posibilidad de misiones financiadas fuera del país.

La fecha prevista de inicio es el 15/10/2025.

El contrato de trabajo inicial, de un año de duración y renovable una vez, pasará a ser indefinido al tercer año, basado para cada contrato en el desempeño del agente y de la aprobación previa de la extensión del contrato por parte de la sede central de la UE. Se aplicará un periodo de prueba obligatorio de tres meses a cada uno de los dos primeros contratos de trabajo. Este puesto requiere una persona con perfil de resolución de problemas, es decir, con capacidad para gestionar situaciones imprevistas y encontrar soluciones.

 
Requisitos mínimos / criterios de elegibilidad (necesarios para que la solicitud sea considerada)

• Poseer un diploma de estudios superiores o un título universitario en administración, finanzas o contabilidad.
• Mínimo de cinco (5) años de experiencia profesional en funciones administrativas, financieras o contables en Panamá.
• Dominio del español (nivel C2) y buen dominio del inglés (nivel B2), tanto hablado como escrito.
• Derecho a residir y trabajar en Panamá. Se requiere un permiso de residencia y de trabajo válido para extranjeros.
• Pleno goce de los derechos civiles.
• Aptitud médica para desempeñar las funciones requeridas. La Unión Europea realizará una evaluación médica antes de la firma del contrato.
• Excelente dominio de aplicaciones informáticas estándar; se requiere dominio de Excel.

Activos/ criterios de selección (base para la asignación de puntos para seleccionar al mejor candidato)

• Se valorará positivamente un título universitario en finanzas y/o contabilidad para desempeñar funciones presupuestarias y financieras.
• Se valorará positivamente contar con la acreditación de Contador Público Certificado (CPA) para desempeñar funciones financieras y contables.
• Se valorará positivamente estar familiarizado con Microsoft Outlook para llevar a cabo tareas relacionadas con la contabilidad.
• Se valorará positivamente la experiencia en un entorno de trabajo multicultural y/o en una institución similar para las funciones administrativas dentro de una misión diplomática.

Cómo presentar la solicitud

Por favor, envíe su solicitud — que debe incluir una carta de presentación, un CV en formato Europass y documentación que acredite que cumple los criterios de elegibilidad mínimos y cualquier posible activo — a través de la siguiente dirección de correo electrónico: eeasjobs-182@eeas.europa.eu

(Referencia: 488811 – Asistente Administrativo) a más tardar a las 15:00 horas del 01/09/2025.

Solo se considerarán las solicitudes completas recibidas a tiempo a través de la dirección de correo electrónico mencionada anteriormente.

El candidato seleccionado se someterá a un examen médico y deberá presentar permisos de residencia y trabajo válidos (si no es panameño), así como un certificado de buena conducta panameño emitido en los últimos tres (3) meses.

El proceso

Después de la fecha límite de presentación de solicitudes, el Comité de Selección establecido a tal efecto revisará las solicitudes que cumplan los requisitos. En función del número de solicitudes recibidas, las fases sucesivas del proceso de selección podrán incluir la preselección de candidatos basándose en la información proporcionada en la carta de presentación y el CV, pruebas prácticas y entrevistas. Los tres mejores candidatos serán invitados a la fase final del proceso de selección.

Solo se contactará individualmente a los candidatos admitidos en cada fase sucesiva del proceso de selección. La Delegación utilizará los mismos medios de publicación que para esta oferta de empleo para informar a los demás candidatos una vez que se haya completado el proceso de selección y si se haya contratado (o no) a un candidato.

La Delegación no proporcionará información adicional ni comentará sobre el procedimiento de selección. Durante el proceso de selección, se ruega no ponerse en contacto directamente con los miembros del Comité de Selección; en su lugar, dirija cualquier pregunta o comentario a la Administración de la Delegación por correo electrónico a delegation-panama-hoa@eeas.europa.eu.

IGUALDAD DE OPORTUNIDADES: 

La Unión Europea se compromete a aplicar una política de igualdad de oportunidades para todos sus empleados y candidatos a un puesto de trabajo. Como empleador, la UE se compromete a promover la igualdad de género y a prevenir la discriminación por cualquier motivo. Acoge con satisfacción las solicitudes de todos los candidatos calificados de diversos orígenes. Nuestro objetivo es ofrecer un servicio que sea verdaderamente representativo de la sociedad, en el que cada miembro del personal se sienta respetado, pueda dar lo mejor de sí mismo y desarrollar todo su potencial.