TÉRMINOS DE REFERENCIA

La Delegación de la Unión Europea en Costa Rica organizará su celebración anual por el Día de Europa el 9 de mayo de 2025, a las 12:00 p.m. en el Museo Nacional  de Costa Rica

El Día de Europa es una celebración anual para conmemorar la unidad en Europa la cual se creó a través de la Declaración de Schuman en 1950. La Unión Europea fue creada con el propósito de brindar paz, estabilidad y seguridad en la región, y ha evolucionado hasta convertirse en lo que es hoy día.

A lo largo de los años en Costa Rica, esta conmemoración ha contado con la prestigiosa presencia de personalidades de alto nivel, como presidentes y vicepresidentes de la República, ex presidentes de la República, ministros y ministras, embajadores de los Estados Miembros y cuerpo diplomático, así como representantes de instituciones autónomas, organismos internacionales, sector privado, academia y sociedad civil. Todos ellos celebrando las fructíferas relaciones entre socios y amigos.

El Día de Europa es una excelente oportunidad para que las empresas u organizaciones promuevan su imagen, marcas o actividades a través del patrocinio corporativo-colaborativo con la Delegación de la UE en Costa Rica.

Por ello, la Delegación de la UE publica esta convocatoria para empresas y organizaciones patrocinadoras.

Las empresas y organizaciones interesadas deben expresar su interés por uno de los dos paquetes de patrocinio siguientes (punto 1) antes del 28 de abril de 2025 a las 12:00 p.m. a: DELEGATION-COSTA-RICA@eeas.europa.eu

La Delegación de la UE revisará las solicitudes de acuerdo con los criterios de elegibilidad y selección enumerados a continuación (punto 2) y se pondrá en contacto con las empresas/organizaciones seleccionadas antes del 30 de abril de 2025 para firmar un Acuerdo de Patrocinio Corporativo.

1. Paquetes de patrocinio

Se invita a los patrocinadores a contribuir "en especie" para el evento, es decir, a través de provisiones de catering, vino, stands de comida, y otros servicios.

Por un valor de 3.500 USD ("paquete gold"), 2.000 USD ("paquete silver"), y 750 USD (“paquete bronce”) respectivamente. El patrocinio se aportará mediante contratación directa y pago a los proveedores del evento.

Asimismo, los patrocinadores podrán ofrecer  alternativas al valor de los paquetes, la cual será revisada por la Delegación de la UE para su aprobación. 

La exposición y visibilidad serán proporcionales al valor de la aportación en especie.

Los patrocinadores tendrán exposición y visibilidad de las siguientes maneras:

a) Paquete Gold (valor 3.500 USD)

1. Colocación del logotipo en pantallas bajo el encabezado "auspiciado por".
2. Oportunidad de exhibir los productos / servicios del patrocinador durante el evento.
3. Exhibición de dos banderines/banners en el vestíbulo / área de entrada de la recepción con el logo del auspiciante.
4. Cinco pases para los invitados del patrocinador para el evento.
5. Mención en boletín de prensa que será difundido a los medios de comunicación y en las redes sociales de la Delegación.
6. Mención en el discurso que dará el embajador el día del evento.

b) Paquete Silver (valor 2.000 USD)

1. Colocación del logotipo en pantallas bajo el encabezado "auspiciado por".
2. Exhibición de un banderín/banner en el vestíbulo / área de entrada de la recepción con el logo del auspiciante.
3. Tres pases para los invitados del patrocinador para el evento.
4. Mención en boletín de prensa que será difundido en la sección de sociales de los medios de comunicación y en las redes sociales de la Delegación.
5. Mención en el discurso que dará el embajador el día del evento.

c) Paquete Bronce (valor 750 USD)

1. Colocación del logotipo en pantallas bajo el encabezado "auspiciado por".
2. Un pase para el invitado del patrocinador para el evento.
3. Mención en el discurso que dará el embajador el día del evento.

NOTA: Las contribuciones financieras a la Delegación de la UE no están permitidas según el Reglamento Financiero de la UE.

2.         Criterios de elegibilidad y selección:

• El patrocinador puede ser una organización o empresa pública o privada.

• La naturaleza y las actividades del patrocinador no podrán entrañar un posible conflicto con la misión y los objetivos de la Unión Europea, incluso a nivel político en ámbitos como la política exterior, social, sanitaria y medioambiental.

• El patrocinador no puede implicar un posible conflicto de interés con la misión y los objetivos de la Unión Europea.

• El patrocinador no deberá encontrarse en la situación prevista en los artículos 136.1 y 141.1 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión.

3.         Se informa a los patrocinadores que:

• El Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) de la UE registra todos los patrocinios superiores a 1.000 EUR, así como registra y publica todos los patrocinios superiores a 5.000 EUR en los sitios web de las Delegaciones de la UE pertinentes y en el sitio web oficial del SEAE.

• El SEAE procesa datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y organismos de la Unión. oficinas y agencias y sobre la libre circulación de dichos datos, y por el que se deroga el Reglamento (CE) nº 45/2001 y la Decisión nº 1247/2002/CE. En caso de que sea necesario transmitir datos personales a algún patrocinador, como destinatario, la organización debe garantizar el mismo nivel de protección de datos garantizado por el marco de protección de datos de la UE y, en particular, el Reglamento (UE) 2018/1725.

• Los patrocinadores no tendrán voz y voto sobre el contenido del evento.