European Union External Action

Avis de vacance – Poste Secrétaire Administration - Recruté

05/12/2018 - 10:50
Local agents

La Délégation de l’Union européenne en République de Cabo Verde recherche: Secrétaire (Section Administration) Nous sommes L'Union européenne (UE) est le fruit d'un partenariat économique et politique entre 28 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade. La Délégation de l’UE en République de Cabo Verde est un partenaire engagé dans la coopération avec le pays.

 

La Délégation de l’Union européenne en République de Cabo Verde recherche:

Secrétaire (Section Administration)

 

Nous sommes

L'Union européenne (UE) est le fruit d'un partenariat économique et politique entre 28 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.

La Délégation de l’UE en République de Cabo Verde est un partenaire engagé dans la coopération avec le pays.

Nous proposons

Nous proposons un poste de Secrétaire. Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la Délégation. Lors du recrutement, le candidat retenu occupera un emploi spécifique en tant que secrétaire; cette fonction peut être modifiée selon les besoins de la Délégation. Dans le cadre de cette fonction, le candidat retenu servira de personnel technique et d’appui pour la Section Administration, et devra assister dans tous les aspects du travail de secrétariat et administratif dans la section administration y inclus dans la logistique, notamment en ce qui concerne la gestion des services liés à l’infrastructure, aux biens matériels et équipements, à la sécurité et à la gestion des chauffeurs sous la supervision et la responsabilité du Chef d'Administration. 

 

Environnement de travail multiculturel dans une Délégation d'environ 20 personnes. Pas de contraintes particulières, possibilité de missions. Semaine de travail de 37h30min, à Praia. L'agent sera classé dans le Groupe III avec une rémunération initiale de base de 109.150 CVE par mois.

Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.

Critères de sélection

Exigences minimales:

  1. Être médicalement apte à exercer les fonctions requises;
  2. Jouir des droits civiques et posséder les permis de travail conformément à la législation locale;
  3. Posséder une très bonne connaissance du portugais, bonnes connaissances du français et/ou d'anglais;
  4. Diplôme de l'enseignement secondaire complet.
  5. Minimum 3 années d'expérience professionnelle dans l’exécution des tâches similaires.
  6. Maitrise des outils informatiques comme Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, Internet)

Les points suivants seront considérés comme un atout:

  1. Posséder une bonne connaissance de la langue locale Krioulo;
  2. Posséder une bonne connaissance de la société Cabo‑verdienne et de l'Union Européenne;
  3. Formation en secrétariat/administration
  4. Diplôme enseignement supérieur dans les domaines de l'administration / secrétariat /comptabilité
  5. Expérience professionnelle dans une ambassade ou organisation internationale et/ou dans le domaine de l'administration / secrétariat /comptabilité
  6. Connaissance des outils informatiques de gestion documentaire, base de données, gestion RH et finances/comptabilité

 

Comment soumettre votre candidature

Veuillez adresser votre candidature et les pièces justificatives à:
 DELEGATION-CABO-VERDE-LOCAL-AGENTS-RECRUITMENT@eeas.europa.eu
La candidature doit contenir une lettre de motivation (en français ou anglais) et un CV détaillé (en portugais, français ou anglais). 

La Délégation ne fournira pas d’informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toute question concernant cette procédure doit être adressée par écrit à DELEGATION-CABO-VERDE-LOCAL-AGENTS-RECRUITMENT@eeas.europa.eu .

 

La procédure

Après l’expiration du délai de dépôt des candidatures, celles-ci seront examinées par un comité de sélection mis en place à cet effet. Le comité de sélection établira une liste restreinte de candidats jugés les plus aptes à occuper le poste, sur la base d’une appréciation préliminaire des renseignements fournis dans les lettres de candidatures et les pièces justificatives. Les candidats présélectionnés seront invités à la phase d'évaluation, qui sera composée d'une épreuve écrite et d'un entretien – à ce stade, le comité de sélection évaluera l'aptitude des candidats à occuper le poste.

Les candidats n’ayant pas été retenus sur la liste restreinte ne seront pas contactés individuellement; toutefois, la Délégation utilisera les mêmes moyens de publication que pour le présent avis de vacance pour informer les autres candidats que la procédure de recrutement été menée à son terme et qu'un candidat a été (ou non pas été) recruté. 

Cette annonce a été publiée également à l'adresse https://eeas.europa.eu/delegations/cabo-verde_pt  

 

Date limite pour la soumission des candidatures: 16/12/2018

 

 

ANNEXE

Local Agent III, "Secrétaire"

(Section Administration)

 

 

Tâches principales

 

Sous la supervision du Chef d’Administration, assister dans tous les aspects du travail de secrétariat et administratif dans la section administration. Apporter un appui dans la logistique, notamment en ce qui concerne la gestion des services liés à l’infrastructure, aux biens matériels et équipements, à la sécurité et à la gestion des chauffeurs.

L’agent est responsable des tâches suivantes :

  • Assurer la gestion du courrier entrants et sortants; la numérisation (scan), le tri et la distribution du courrier entrant;  l'enregistrement dans l'outil informatique de gestion.
  • Assurer la gestion administrative des biens matériels de la délégation (bureaux, résidences,
  • infrastructures d’hébergement, véhicules, mobilier, matériel de bureau et équipements domestiques, etc.)
  • Gérer les contrats de bail.
  • Assurer le suivi du gardiennage des infrastructures d’hébergement et bureau de la délégation.
  • Assurer le suivi des pannes et incidents des infrastructures d’hébergement et bureau de la
  • délégation ; élaborer des rapports à cet égard.
  • Suivi global de des prestations de la société de gardiennage
  • Suivi et commande des stocks de fourniture
  • Commande de voyages en Mission
  • Gestion des véhicules de la Délégation, suivi des entretiens et réparations et surveillance de la consommation de carburant.
  • Supervision des programmes quotidiens des chauffeurs.
  • Suivi de l'actualisation d'inventaires du mobilier et IT (logements et bureaux): Création de Bons de Commande et Bons de Réception dans l'outil informatique de gestion.
  • Création e gestion de Procédures et des engagements légaux et financiers dans l'outil informatique de gestion.
  • Création des "Fichiers des Entités Légales" (FEL) et "Fichier des comptes bancaires" (FCB) dans l'outil informatique de gestion.
  • Gestion d'immeubles dans l'outil informatique de gestion.
  • Préparation des procédures pour achat de biens et services.
  • Suppléance de l'assistante comptable: pour la création d'engagements individuels; pour l'initiation et validations de factures et payements (Agent de saisie de données / Initiation opérationnelle et financière et exécution des paiements) dans l'outil informatique de gestion.
  • Autres tâches en relation avec la fonction exercée.
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