Delegation of the European Union to the
UN and other international organisations in Geneva

Appel à propositions Programme ACP-UE de renforcement des capacités de recherche et d’innovation dans les pays ACP

03/10/2019 - 11:01
News stories

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Administration contractante: Secrétariat du Groupe des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique (ACP)

Fonds ACP pour l'innovation

Lignes directrices
à l’intention des demandeurs de subventions

11e Fonds européen de développement

Référence: EuropeAid/166663/IH/ACT/Multi

Date limite de soumission de la note succincte de présentation et de la demande complète: 29.1.2020

 

 

 

 

 

 

Veuillez noter que la version anglaise du présent appel à propositions est la seule qui soit juridiquement contraignante. Toutes les autres versions linguistiques sont fournies à titre indicatif uniquement.

 

AVIS

 

Il s'agit d’un appel à propositions ouvert. Tous les documents doivent être soumis en même temps (note succincte de présentation et demande complète). Dans un premier temps, seules les notes succinctes de présentation seront évaluées. Par la suite, les demandes complètes des demandeurs chefs de file présélectionnés seront évaluées. Après l’évaluation des demandes complètes, l’éligibilité des demandeurs provisoirement sélectionnés sera vérifiée sur la base des pièces justificatives demandées par l’administration contractante et de la «déclaration du demandeur chef de file» signée, envoyées en même temps que la demande complète.

                               

 

 

  1. Fonds ACP pour l'innovation
    1. Contexte

La création, le développement et la diffusion des connaissances, des technologies et des innovations sont de puissants moteurs d'un développement socio-économique inclusif et durable. La diffusion des connaissances et des compétences est jugée essentielle pour réduire les inégalités entre les pays et en leur sein. Par conséquent, les investissements dans les capacités de recherche et d’innovation (R&I) contribuent à la mise en œuvre du Programme de développement durable des Nations unies à l’horizon 2030[1].

Un nombre croissant de pays d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique (ACP) intègrent progressivement la science, l’innovation et la technologie dans leurs programmes nationaux de développement. L’Union européenne (UE) et les pays partenaires reconnaissent l’importance stratégique d'investir dans la science, la technologie et le développement des compétences. En vertu du consensus européen pour le développement[2], l’UE et ses États membres s'engagent à continuer d’investir dans la recherche et le développement, ainsi qu'à renforcer les systèmes nationaux d’innovation et à améliorer les capacités de recherche et d’innovation. L’accent est plus particulièrement mis sur le développement des compétences, l’esprit d’entreprise et l’accès aux technologies numériques pour les jeunes et les femmes, dans le but de promouvoir les droits et l’émancipation des filles et des femmes, et d’offrir aux jeunes la possibilité de profiter des progrès technologiques.

Pourtant, en dépit de l’augmentation du savoir-faire et des connaissances techniques dans le monde, les pays qui sont parvenus à tirer parti de ces connaissances pour rattraper leur retard par rapport aux économies plus avancées sont relativement peu nombreux. Les bons résultats en matière d’innovation restent limités aux pays capables de coordonner les politiques en matière d’éducation, de développement des compétences, de recherche et d’innovation; en parallèle, des interactions concrètes entre tous les acteurs de la chaîne de valeur de l’innovation sont essentielles pour promouvoir l’apprentissage et l’accumulation de connaissances. En outre, le bon fonctionnement des systèmes d’information sur le marché du travail passe par un réseau efficace d’acteurs capables d’observer, d’analyser et de traduire en temps utile les besoins en compétences pour produire des actions de formation et d’éducation. En réalité, les investissements dans les capacités de R&I sont susceptibles de produire d'excellents résultats s’ils sont intégrés dans un écosystème d’innovation efficace, qui prévoit des possibilités de collaboration entre les institutions de R&I, l'industrie et les universités, conjuguées à des efforts visant à constituer une masse critique de personnes qualifiées.

Le programme ACP-UE de renforcement des capacités de recherche et d’innovation dans les pays ACP («le programme») s’appuie sur les résultats des précédentes initiatives ACP-UE en matière de recherche, de science, de technologie et d’innovation et renforce le soutien apporté par celles-ci. L'UE et les pays ACP considèrent depuis longtemps la recherche et l’innovation comme des aspects importants de leur coopération; la R&I se situait en effet au centre de trois programmes consécutifs visant à renforcer les écosystèmes de la recherche et de l’innovation (programme ACP Science et Technologie I et II) et à soutenir la recherche appliquée (programme de recherche ACP pour le développement durable). Ces initiatives soulignaient la valeur ajoutée de la dimension intra-ACP dans la diffusion et l’échange de connaissances, ainsi que dans la facilitation de l'acquisition de connaissances.

Le programme propose une approche stratégique en matière de développement des capacités de R&I dans les pays ACP en contribuant à la structuration de leurs écosystèmes d’innovation et en provoquant un changement à des niveaux interdépendants: développement des politiques, transfert de connaissances et capacité des acteurs de la recherche et de l’innovation. La mise en œuvre du Fonds pour l’innovation dans les pays ACP est l'un des moyens d'atteindre cet objectif.

 

 

Note concernant la terminologie

Dans le cadre du présent appel à propositions, la recherche désigne le processus d’enquête et de collecte de données sur les domaines de connaissance nouveaux ou en développement afin de renforcer l’expertise et les connaissances dans le cadre des processus de développement. La recherche fondamentale, ou «recherche pure», vise à renforcer les théories scientifiques afin de mieux comprendre ou prédire les phénomènes naturels ou autres. La recherche appliquée s'appuie quant à elle sur les théories scientifiques pour développer des technologies ou des techniques permettant d’intervenir et de modifier les phénomènes naturels ou autres. Bien qu’elle soit souvent animée par la curiosité, la recherche fondamentale stimule les innovations dans le monde scientifique. Les deux objectifs sont souvent coordonnés dans le domaine de la recherche et du développement.

L’innovation désigne un processus, une idée, une invention, une initiative ou un produit qui i) est véritablement nouveau et ii) crée de la valeur ou des solutions plus efficaces. L’innovation peut être stimulée par la science et la technologie, peut entraîner une amélioration des méthodes de travail avec des partenaires nouveaux et divers, ou peut impliquer de nouveaux modèles ou politiques en matière sociale et d’entreprise, des mécanismes de financement créatifs ou encore des améliorations novatrices dans la prestation de services et de produits essentiels. L'adoption de la recherche et de l’innovation désigne la manière dont les connaissances générées par les activités de recherche et d’innovation peuvent contribuer au développement de la société.

Par innovation inclusive, nous entendons les évolutions auxquelles les groupes marginalisés participent et dont ils profitent. Les technologies et leurs avantages doivent être accessibles et bien adaptés, en particulier pour permettre aux plus démunis ou aux plus vulnérables de les utiliser, et ils doivent s'inscrire, au final, dans des contextes locaux susceptibles de varier d’un point de vue économique, politique et culturel.

Les savoirs locaux et autochtones désignent les connaissances intégrées au niveau local qui sont propres au contexte, se sont accumulées au fil du temps et qui sont propres à une culture, à une société ou à une communauté locale donnée. L’innovation frugale consiste à développer des solutions abordables, adaptables et accessibles pour répondre aux besoins des populations ou des segments de marché mal desservis.

Le transfert de connaissances est le processus qui consiste à transférer des compétences, des connaissances et/ou des technologies entre les universités et d'autres institutions afin de faire en sorte que les évolutions scientifiques et technologiques soient accessibles à un plus grand nombre d’utilisateurs, qui pourront ensuite développer et exploiter la technologie pour produire des innovations. Le transfert de technologie désigne le processus de transmission des résultats issus de la recherche scientifique et technologique au marché et à l’ensemble de la société, ainsi que les compétences et les procédures associées; sont concernés les processus complexes de partage des connaissances et d’adaptation de la technologie aux conditions locales, ainsi que les exigences correspondantes en matière de gestion.

    1. Objectifs du programme et priorités

L'objectif général du présent appel à propositions est de libérer le potentiel d'innovation inclusif des pays ACP et de soutenir leur transition vers des économies fondées sur la connaissance afin de favoriser le développement durable et la réduction de la pauvreté.

L’objectif spécifique du présent appel à propositions est de contribuer à créer un environnement favorable et inclusif pour la recherche et l’innovation dans les pays ACP.

Les propositions doivent porter sur une ou plusieurs des quatre priorités énumérées ci-dessous. Les priorités du présent appel à propositions sont les suivantes:

  1. améliorer l’accès à la culture numérique, la connaissance et l’utilisation des technologies émergentes;
  2. créer ou renforcer des liens concrets entre le développement des compétences en R&I et les besoins du marché du travail;
  3. créer ou permettre des synergies dans l’écosystème de la recherche et de l’innovation, y compris avec le secteur privé; faciliter les conditions de transfert de technologie; promouvoir l’adoption de la R&I;
  4. promouvoir les savoirs locaux et autochtones et leur utilisation en combinaison avec les systèmes et les pratiques formels en matière de connaissance.
    Les actions peuvent contribuer à renforcer la capacité des acteurs de la recherche et de l’innovation dans les pays ACP dans tous les secteurs socio-économiques.

Dans le cadre du présent appel, les demandeurs proposent de soutenir des tiers financièrement. Ces tiers ne sont ni des codemandeurs (voir 2.1.1), ni des entités affiliées (voir 2.1.2), ni des associés ou des contractants (voir 2.1.3). Le soutien apporté aux tiers a pour but de faciliter la réalisation des objectifs de l'action. Cela suppose que les actions seront mises en œuvre à deux niveaux:

(1) au niveau des demandeurs, et

(2) au niveau des tiers, qui bénéficieront du soutien financier.

Pour de plus amples informations, voir le point 2.1.4 des présentes lignes directrices et l’annexe M.

    1. Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l’administration contractante

Le montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à propositions s’élève à 50 400 000 EUR. L’administration contractante se réserve le droit de ne pas allouer la totalité des fonds disponibles.

Le présent appel à propositions se compose de six lots:

  • Chaque lot correspond à une zone géographique. Les six zones géographiques sont énumérées ci-dessous. La liste des pays inclus dans chaque zone géographique figure à l’annexe L.
  • Les objectifs et les priorités sont identiques pour chaque lot.
  • Les actions doivent se tenir dans un ou plusieurs pays ACP appartenant au lot faisant l’objet de la demande.
  • Les tiers susceptibles de bénéficier d'un soutien financier doivent être établis (depuis 2017 au moins) dans un pays ACP du lot faisant l'objet de la demande. Voir le point 2.1 des présentes lignes directrices et l'annexe M.
    Outre ce qui est indiqué aux points précédents, les mêmes règles d’éligibilité s’appliquent à tous les lots.
    Enveloppe indicative par lot (répartition géographique):
    Lot 1 – Afrique occidentale: 8 400 000 EUR
    Lot 2 – Afrique orientale: 8 400 000 EUR
    Lot 3 – Afrique centrale: 8 400 000 EUR
    Lot 4 – Afrique australe: 8 400 000 EUR
    Lot 5 – Caraïbes: 8 400 000 EUR
    Lot 6 – Pacifique: 8 400 000 EUR
    Si l’enveloppe financière indiquée pour un lot spécifique ne peut être utilisée faute de propositions reçues en nombre suffisant ou du fait de leur qualité insuffisante, l’administration contractante se réserve le droit de réattribuer les fonds inutilisés à d’autres lots.
    Montant des subventions
    Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les montants minimum et maximum suivants:
  • montant minimum: 4 000 000 EUR
  • montant maximum: 4 200 000 EUR

Toute subvention demandée dans le cadre du présent appel à propositions ne peut dépasser 85 % du total des coûts éligibles de l’action (voir également la section 2.1.5).

Le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant demandé à l'administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fonds européen de développement[3].

 

  1. RÈgles applicables au prÉsent appel À propositions

Les présentes lignes directrices définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions financées dans le cadre du présent appel à propositions, conformément aux dispositions du Guide pratique des procédures contractuelles applicables à l’action extérieure de l’UE (PRAG), qui s'applique au présent appel (disponible sur internet à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=fr).[4]

    1. Critères d’éligibilité

Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement:

  1. les acteurs:
  • le demandeur chef de file, c’est-à-dire l'entité qui soumet le formulaire de demande (2.1.1),
  • le cas échéant, son ou ses codemandeurs (sauf disposition contraire, le demandeur chef de file et ses codemandeurs sont ci-après conjointement dénommés les «demandeurs») (2.1.1),
  • et, le cas échéant, la ou les entités affiliées au demandeur chef de file et/ou aux codemandeurs (2.1.2);
  1. les actions:
    les actions susceptibles de bénéficier d’une subvention (2.1.4);
  2. les coûts:
  • les types de coûts pouvant être pris en compte dans le calcul du montant de la subvention (2.1.5).

Demandeur chef de file

(1)   Pour prétendre à une subvention, le demandeur chef de file doit:

  • être une personne morale et
  • n’avoir aucun but lucratif; et
  • être établi dans[5] l'un des pays de l'annexe L
    Pour les demandeurs britanniques: veuillez noter que les critères d’éligibilité doivent être respectés pendant toute la durée de la subvention. Sauf disposition contraire des règles d’éligibilité sectorielles[6], en cas de retrait du Royaume-Uni de l’Union européenne pendant la période de subvention en l’absence d'un accord avec l’UE garantissant notamment que les demandeurs du Royaume-Uni continuent à être éligibles, vous ne recevrez plus de financement de l’UE (tout en continuant, si possible, à participer) ou vous serez tenu de quitter le projet sur la base de l'article 12.2 du contrat de subvention.
     
    Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales; et
     
  • être directement chargé de la préparation et de la gestion de l’action avec le ou les codemandeurs et l’entité ou les entités affiliées, et non agir en tant qu’intermédiaire; et
  • posséder de l'expérience dans la gestion de fonds de soutien à la recherche et à l'innovation avec les caractéristiques suivantes:
  • avoir octroyé et géré au moins deux subventions de recherche et d'innovation (ou d'autres formes de soutien financier) avec les caractéristiques cumulées suivantes:
  • les subventions ont été mises en œuvre simultanément au cours de la même période de référence;
  • chaque subvention a été mise en œuvre au cours des 5 dernières années (2014-2018);
  • chaque subvention a été mise en œuvre dans au moins deux pays ACP.
    Une copie des contrats devra être fournie, comme demandé à la section 2.4, point 7); et
  • fournir la preuve d'un chiffre d'affaires annuel ou d'un budget annuel d'au moins 1 500 000 EUR pour chaque exercice au cours des trois dernières années (2016-2018) attestée par les pièces justificatives demandées en vertu de la section 2.4, point 2).
    (2)   Ne peuvent participer à des appels à propositions, ni être bénéficiaires d’une subvention, les demandeurs potentiels se trouvant dans l’une des situations décrites à la section 2.6.10.1 du guide pratique.
     
    Les demandeurs chefs de file, les codemandeurs et les entités affiliées et, s’il s’agit de personnes morales, les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sont informés du fait que, s’ils se trouvent dans une des situations de détection rapide ou d’exclusion conformément à la section 2.6.10.1 du PRAG, leurs coordonnées (nom/dénomination, prénom si personne physique, adresse/siège social, forme juridique et nom et prénom des personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, si personne morale) peuvent être enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion et communiquées aux personnes et entités concernées dans le cadre de l’attribution ou de l’exécution d'un contrat de subvention. À cet égard, les demandeurs chefs de file, les codemandeurs et les entités affiliées sont tenus de déclarer, au moyen d'une déclaration sur l’honneur signée (annexe A14 du PRAG), qu’ils ne se trouvent pas dans l’une des situations d’exclusion. Pour les subventions d’un montant inférieur ou égal à 60 000 EUR, aucune déclaration sur l’honneur n’est requise.
    Dans la partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention («déclaration(s) du demandeur chef de file»), le demandeur chef de file doit déclarer que ni lui-même ni le ou les codemandeurs ou l'entité ou les entités affiliées ne se trouvent dans une de ces situations.
    Le demandeur chef de file doit agir avec un ou plusieurs codemandeur(s) conformément aux prescriptions ci-après.
    Si la subvention lui est attribuée, le demandeur chef de file devient le bénéficiaire identifié comme le coordinateur dans l’annexe G (conditions particulières). Le coordonnateur est l’interlocuteur principal de l’administration contractante. Il représente les éventuels autres bénéficiaires et agit en leur nom. Il coordonne l’élaboration et la mise en œuvre de l’action.
    Codemandeur(s)
    Les actions doivent être mises en œuvre dans le cadre d'un partenariat entre le demandeur chef de file et deux codemandeurs au moins. Ce partenariat doit respecter les critères minimaux suivants:
  • outre le demandeur chef de file, le partenariat doit comprendre au moins deux codemandeurs et
  • les demandeurs (demandeur chef de file et codemandeurs) doivent être établis dans au moins deux pays ACP différents, tels que définis à l’annexe L, et
  • le nombre de demandeurs (demandeur chef de file et codemandeurs) établis dans des pays ACP doit toujours être supérieur au nombre de demandeurs (demandeur chef de file et codemandeurs) établis dans des pays non ACP.
    Les codemandeurs participent à l’élaboration et à la mise en œuvre de l’action, et les frais qu’ils supportent sont éligibles au même titre que ceux supportés par le demandeur chef de file.
    Le(s) codemandeur(s) doit/doivent satisfaire aux critères d’éligibilité suivantes pour pouvoir prétendre à une subvention:
  • être une personne morale et
  • n’avoir aucun but lucratif; et
  • être établi dans[7] l'un des pays de l'annexe L
    Pour les demandeurs britanniques: veuillez noter que les critères d’éligibilité doivent être respectés pendant toute la durée de la subvention. Sauf disposition contraire des règles d’éligibilité sectorielles[8], en cas de retrait du Royaume-Uni de l’Union européenne pendant la période de subvention en l’absence d'un accord avec l’UE garantissant notamment que les demandeurs du Royaume-Uni continuent à être éligibles, vous ne recevrez plus de financement de l’UE (tout en continuant, si possible, à participer) ou vous serez tenu de quitter le projet sur la base de l'article 12.2 du contrat de subvention.
     
    Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales; et
     
  • être directement chargé de la préparation et de la gestion de l’action avec le demandeur chef de file[9], le ou les autre(s) codemandeur(s) et l’entité ou les entités affiliées, et non agir en tant qu’intermédiaire.
    Les codemandeurs doivent signer le mandat figurant dans la partie B, section 4, du formulaire de demande de subvention.
    S’ils remportent le contrat de subvention, le ou les codemandeur(s) deviendront les bénéficiaires de l’action (avec le coordinateur).
    (3)  Les demandeurs figurant sur les listes des personnes, groupes et entités faisant l’objet de mesures restrictives de l’UE (voir section 2.4. du PRAG) au moment de la décision d’attribution ne peuvent se voir octroyer une subvention[10].

 

Le demandeur chef de file et son ou ses codemandeurs peuvent agir avec une ou des entités affiliées.

Seules les entités suivantes peuvent être considérées comme affiliées au demandeur chef de file et/ou au(x) codemandeur(s):

Uniquement les entités qui ont un lien structurel avec les demandeurs (le demandeur chef de file ou un codemandeur), en particulier un lien juridique ou de capital.

Ce lien structurel englobe principalement deux notions:

(i)      le contrôle, au sens de la directive 2013/34/UE relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d’entreprises:

Les entités affiliées à un demandeur peuvent donc être:

  • des entités contrôlées directement ou indirectement par le demandeur (filiale ou filiale de premier rang) ou contrôlées par une entité elle-même contrôlée par le demandeur (sous-filiales ou filiales de deuxième rang). Ceci est valable pour les autres niveaux de contrôle;
  • des entités contrôlant directement ou indirectement le demandeur (sociétés mères). De la même façon, il peut s’agir d’entités contrôlant une entité contrôlant le demandeur;
  • des entités contrôlées, directement ou indirectement, au même niveau que le demandeur (sociétés sœurs).
     
    (ii)     l’adhésion, c’est-à-dire que le demandeur est juridiquement défini comme, par exemple, un réseau, une fédération ou une association dont l’entité affiliée proposée est membre, ou bien le demandeur est membre de la même entité (par exemple, un réseau, une fédération, une association…) que l’entité affiliée proposée.
     
    D’une manière générale, le lien structurel ne doit pas être limité à l’action, ni établi aux seules fins de la mise en œuvre de cette dernière. Cela signifie qu’il doit exister indépendamment de l’attribution de la subvention; il doit exister avant l’appel à propositions et rester valide une fois l’action terminée.
     
    À titre exceptionnel, une entité peut être considérée comme affiliée à un demandeur même si le lien structurel a été établi aux seules fins de la mise en œuvre de l’action, dans le cas de «demandeurs uniques» ou de «bénéficiaires uniques». Un demandeur unique ou un bénéficiaire unique est une entité juridique formée de plusieurs entités (un groupe d’entités) qui satisfont ensemble aux critères d’attribution de la subvention. Par exemple, une association est formée de ses membres.
    1. ne peut pas être une entité affiliée?

 

Les entités suivantes ne peuvent pas être considérées comme affiliées à un demandeur:

 

  • les attributaires de marchés lancés par le demandeur de la subvention ou ses sous-traitants, les entités à qui un service public est délégué ou concédé pour le compte du demandeur;
  • les entités qui perçoivent un soutien financier de la part du demandeur;
  • les entités qui collaborent régulièrement avec un demandeur sur la base d’un protocole d’accord ou qui partagent des actifs avec lui;
  • les entités qui ont signé un accord de consortium dans le cadre du contrat de subvention (sauf si cet accord de consortium conduit à la création d’un «demandeur unique» tel que décrit ci-dessus).
     
    Comment vérifier l’existence du lien avec un demandeur?
     
    L’affiliation résultant d’une relation de contrôle peut être démontrée en particulier sur la base des comptes consolidés du groupe auquel appartiennent le demandeur et ses entités affiliées proposées.
     
    Celle résultant d’une adhésion peut être démontrée en particulier sur la base des statuts (ou d’un acte constitutif équivalent) de l’entité (réseau, fédération, association) que forme le demandeur ou à laquelle il participe.
    Si un contrat de subvention est attribué à un demandeur, ses entités affiliées ne deviennent ni bénéficiaires de l’action ni signataires du contrat de subvention. Toutefois, elles participent à l’élaboration et à la mise en œuvre de l’action et les frais qu’elles supportent (notamment ceux relatifs aux marchés de mise en œuvre et au soutien financier de tiers) peuvent être éligibles, à condition de respecter les règles pertinentes applicables aux bénéficiaires en vertu du contrat de subvention.
    Les entités affiliées doivent satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité que ceux qui s’appliquent au demandeur chef de file et aux codemandeurs. Elles doivent signer la déclaration les concernant qui figure dans la partie B, section 5, du formulaire de demande de subvention.
      1. Associés et contractants

Les entités suivantes ne sont ni des demandeurs ni des entités affiliées et elles n’ont pas à signer le «mandat pour codemandeur(s)» ou la «déclaration d’entité affiliée»:

  • Associés

D'autres organisations ou personnes peuvent être associées à l’action. Ces associés participent effectivement à l’action, mais ne bénéficient pas d’un financement au titre de la subvention, à l’exception des indemnités journalières et des frais de déplacement. Ils ne sont pas tenus de répondre aux critères d’éligibilité mentionnés à la section 2.1.1. Les associés doivent être mentionnés au point 6 de la partie B du formulaire de demande de subvention, intitulé «Associés participant à l’action».

  • Contractants

Les bénéficiaires et leurs entités affiliées peuvent attribuer des marchés. Les associés ou les entités affiliées ne peuvent pas être en même temps des contractants du projet. Les contractants sont soumis aux règles de passation de marchés énoncées à l’annexe IV du contrat type de subvention.

 

 

      1. Actions éligibles: pour quelles actions une demande peut-elle être présentée?

Définition

Une action se compose d’une série d’activités.

Durée

La durée initiale prévue d’une action ne peut pas excéder 48 mois.

Secteurs ou thèmes

Pour être éligibles, les actions doivent être conformes aux objectifs et aux priorités du présent appel à propositions. Comme indiqué à la section 1.2, les priorités du présent appel à propositions sont les suivantes:

  1. Améliorer l’accès à la culture numérique, la connaissance et l’utilisation des technologies émergentes;
  2. Créer ou renforcer des liens concrets entre le développement des compétences en R&I et les besoins du marché du travail;
  3. Créer ou permettre des synergies dans l’écosystème de la recherche et de l’innovation, y compris avec le secteur privé; faciliter les conditions de transfert de technologie; promouvoir l’adoption de la R&I;
  4. Promouvoir les savoirs locaux et autochtones et leur utilisation en combinaison avec les systèmes et les pratiques formels en matière de connaissance.
    Les propositions doivent porter sur une ou plusieurs des quatre priorités énumérées ci-dessus. Les demandeurs doivent préciser dans le résumé de l’action (voir section 1.1 du formulaire de demande de subvention, dans le cadre des objectifs de l’action) la ou les priorité(s) que leur proposition entend aborder.
    Lieu
    Les actions doivent être mises en œuvre dans un ou plusieurs pays ACP[11] appartenant au lot faisant l’objet de la demande, tel qu'indiqué à l'annexe L.
    Les demandeurs doivent préciser sur la première page du formulaire de demande de subvention le lot auquel se rapporte leur demande.
    Certaines activités peuvent être menées dans des pays ACP appartenant à d'autres lots ou dans des pays non ACP. Le demandeur doit expliquer dans le formulaire de demande en quoi la localisation des activités est justifiée dans le cadre de l’action globale et comment ces activités profitent aux populations cibles des pays ACP appartenant au lot spécifique faisant l’objet de la demande.
    Types d’action
    Les demandeurs et codemandeurs, tels que définis à la section 2.1.1., sont les bénéficiaires directs du présent appel à propositions.
    Ces entités seront responsables de l’octroi à titre subsidiaire d’un soutien financier à des tiers, conformément aux conditions définies dans les présentes lignes directrices et à l’annexe M. Au moins 65 % du montant total de la subvention doit être redistribué à des tiers.
    Les types d’action suivants ne sont pas éligibles:
  • les actions consistant uniquement ou principalement à financer la participation de particuliers à des ateliers, des séminaires, des conférences et des congrès;
  • les actions consistant uniquement ou principalement à financer des bourses individuelles d’études ou de formation;
  • les actions qui consistent en des activités exclusivement axées sur la recherche et/ou la recherche et le développement ou qui en contiennent;
  • les actions portant uniquement sur des conférences ponctuelles. Les conférences ne peuvent bénéficier d’un financement que si elles s’intègrent dans un ensemble plus vaste d’activités à mettre en œuvre pendant la durée de l’action. À cette fin, les activités préparatoires en vue d’une conférence et la publication des actes de celle-ci ne constituent pas en soi des activités plus vastes;
  • actions qui se composent exclusivement ou principalement de frais d’infrastructure, par exemple terrains, bâtiments, matériel et véhicules;
  • les actions soutenant directement des partis politiques;
  • actions incluant des aspects de prosélytisme.

Types d’activité

Les activités visées par le présent appel à propositions (pour tous les lots) doivent comprendre un soutien financier à des tiers (tel que défini dans le paragraphe suivant) et des mécanismes solides de transfert à des tiers de compétences, de savoir-faire et d’expérience en rapport avec les objectifs et les priorités de l’appel. La liste indicative et non exhaustive des activités à mettre en œuvre par les demandeurs comprend:

  • La mise en place d'un mécanisme d'attribution et de gestion du soutien financier à des tiers:
  • mise en place d'un processus de sélection et d'attribution;
  • contrôle financier et suivi;
  • mise en place d'un système de suivi et d'évaluation.
  • La formation et le renforcement des capacités, l’assistance par les pairs et/ou le mentorat de tiers, notamment en ce qui concerne:
    • concevoir, mettre en œuvre et évaluer les initiatives de recherche et d'innovation de qualité;
    • répondre aux besoins de différents groupes cibles et bénéficiaires finaux;
    • utiliser des méthodes de recherche, recueillir des éléments d'information;
    • rédiger des propositions de projets de recherche et d’innovation et/ou des demandes de subventions;
    • développer les compétences nécessaires à la gestion des activités d’innovation.
  • La mise en réseau, l’échange et la diffusion de pratiques, d’expériences et de résultats, et le plaidoyer des politiques correspondantes:
  • faciliter l’échange et la diffusion des connaissances, des pratiques et des expériences entre les tiers et les autres acteurs concernés;
  • définir le message issu de la recherche/innovation pour le public pertinent responsable de l'élaboration des politiques; sélectionner les activités de plaidoyer et les outils de communication;
  • contribuer à l'utilisation des résultats de la recherche et de l'innovation par les décideurs politiques, les praticiens et les autres acteurs concernés.
    Dans le cadre des actions proposées, le demandeur doit clairement indiquer et expliquer les éléments suivants dans le formulaire de demande de subvention:
  • ce qui rend l'action innovante pour la zone géographique et la population cibles;
  • la valeur ajoutée qu'apportent tous les demandeurs au partenariat et à ses activités. Le partenariat doit associer des organisations ayant une expérience avérée et complémentaire dans les domaines visés par la proposition;
  • si et de quelle manière l’action établit une complémentarité, une synergie et/ou une coordination avec d’autres actions financées soit par l’UE, soit par des gouvernements nationaux, soit par d’autres donateurs du même secteur, afin d’obtenir une plus forte incidence;
  • quels indicateurs de performance seront utilisés pour évaluer les effets de l’action et ses résultats généraux, et comment ces paramètres feront l’objet d’un suivi pendant et après la mise en œuvre;
  • la manière dont les données désagrégés par sexe seront obtenues et utilisées pour assurer le suivi et l’évaluation de l’action;
  • quelles mesures concrètes seront prises pour partager les connaissances et les résultats produits par l’action.
    En outre, les actions proposées doivent tenir compte d’un certain nombre de principes de travail. Les principes de travail sont des principes ou des conditions qui doivent guider et régir la définition et la mise en œuvre des actions/activités visées par le présent appel. La mesure dans laquelle les principes de travail sont intégrés dans les propositions sera examinée au cours de la procédure d’évaluation (voir grille d’évaluation, étape 1, point 1.4). Les lignes directrices sont les suivantes:
    1. proposer des actions multipartenaires et multi-pays, ainsi que des approches participatives;
    2. privilégier les approches axées sur l’innovation sociale et/ou l’innovation frugale;
    3. encourager les initiatives ascendantes et faire preuve de leur appropriation ainsi que d’une trajectoire d’incidence réaliste (i.e. stratégies de sortie);
    4. privilégier des résultats mesurables bien précis qui ont une influence concrète sur la vie des populations cibles.
      La grille d’évaluation (voir étape 1, point 2.5) contient une liste non exhaustive d'éléments transversaux qui seront pris en considération lors de l’évaluation des propositions. Les éléments transversaux suivants seront plus particulièrement pris en considération:
  1. le rôle que les filles et les femmes peuvent jouer dans la recherche et l’innovation, ainsi que leur capacité à profiter d'une innovation inclusive. L'un des moyens d'en rendre compte peut consister à examiner de manière systématique les différences entre les conditions, les situations et les besoins des femmes et des hommes et l’incidence potentielle de l’action sur leurs droits d’accès aux possibilités et aux résultats dans l’écosystème de recherche et d’innovation.
  2. l'atténuation du changement climatique et les questions environnementales.

Les coûts nécessaires à la mise en œuvre de l'action doivent se retrouver dans le budget de l'action (voir annexe B des présentes lignes directrices).

Les éléments suivants devront obligatoirement figurer dans le budget:

- l’affectation d'au moins 65 % du montant total de la subvention au soutien financier à des tiers, à indiquer dans la rubrique du budget «6. Autre»;

- l’action doit inclure la participation à trois réunions annuelles des parties prenantes organisées par l'administration contractante soit à Bruxelles, en Belgique, soit dans un pays ACP. Les coûts correspondants doivent être inclus, le cas échéant, dans le budget;

- chaque rapport financier doit être accompagné d’un rapport de vérification des dépenses. Par exemple, une action de quatre ans comportera trois rapports de vérification des dépenses. Les modèles de rapports de vérification des dépenses figurent à l’annexe VII des présentes lignes directrices. Dans la détermination de la taille de l’échantillon et la sélection des différents éléments à vérifier, le vérificateur des dépenses doit couvrir l’ensemble de l’action. L'action dans son ensemble comprend le soutien financier à des tiers. Les coûts liés à la vérification des dépenses doivent être inclus sous la ligne budgétaire «5.3. Coûts d'audit/vérification des dépenses»;

- l’action doit prévoir au moins une évaluation. Les coûts liés aux évaluations doivent être inclus sous la ligne budgétaire «5.4. Coûts d'évaluation».

Soutien financier à des tiers[12]

Les demandeurs doivent impérativement proposer un soutien financier à des tiers afin de contribuer à la réalisation des objectifs de l’action.

Au moins 65 % du montant total de la subvention (y compris les frais administratifs et de fonctionnement nécessaires à la mise en œuvre des activités) doit être distribué à des tiers établis dans l’un des pays ACP[13] du lot concerné.

L'annexe M des lignes directrices définit les conditions du soutien à des tiers. Conformément à ces conditions, le demandeur chef de file devrait indiquer obligatoirement, dans la section 2.1.1 du formulaire de demande de subvention, les éléments suivants:

  1. les objectifs généraux, les objectifs spécifiques et les produits[14] (c’est-à-dire les résultats) à atteindre au moyen du soutien financier
  2. les différents types d’activités éligibles à  un soutien financier, sur la base d’une liste exhaustive
  3. les types de personnes ou les catégories de personnes susceptibles de recevoir un soutien financier 
    (iv)  Les critères permettant de sélectionner ces entités et de leur octroyer le soutien financier 
  1. les critères permettant de déterminer le montant exact du soutien financier octroyé à chaque tiers et
  2. le montant maximum pouvant être octroyé.
    En tout état de cause, les conditions obligatoires fixées ci-dessus pour l’octroi d’un soutien financier [points (i) à (vi)] doivent être strictement définies dans le contrat de subvention afin d’éviter que ce soutien financier soit attribué de façon discrétionnaire.
    Visibilité
    Les demandeurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour faire savoir que l’Union européenne a financé ou cofinancé l’action. Dans la mesure du possible, les actions totalement ou partiellement financées par l’Union européenne doivent comprendre des activités d’information et de communication destinées à sensibiliser des publics spécifiques ou généraux aux raisons de ces actions et du soutien de l’UE en faveur de ces actions dans le pays ou la région concerné(e), ainsi qu’aux résultats et à l’impact de ce soutien.
    Les demandeurs doivent respecter les objectifs et les priorités et garantir la visibilité du financement de l’UE (se reporter au manuel de communication et de visibilité des actions extérieures financées par l’UE, établi et publié par la Commission européenne, qui peut être consulté à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/europeaid/communication-et-visibilite-des-actions-exterieures-de-lue-lignes-directrices-lintention-des_fr).
     
    Nombre de demandes et de subventions par demandeur/entité affiliée
    Le demandeur chef de file peut soumettre plus d’une demande par lot dans le cadre du présent appel à propositions.
    Le demandeur chef de file ne peut pas se voir attribuer plus d’une subvention par lot au titre du présent appel à propositions.
    Le demandeur chef de file ne peut pas être en même temps un codemandeur ou une entité affiliée dans une autre demande relevant du même lot.
    Un codemandeur/une entité affiliée ne peut pas être un codemandeur ou une entité affiliée dans plus d'une demande par lot dans le cadre du présent appel à propositions.
    Un codemandeur/une entité affiliée ne peut pas se voir attribuer plus d’une subvention par lot au titre du présent appel à propositions.
      1. Éligibilité des coûts: quels coûts peuvent être pris en compte?

Seuls les «coûts éligibles» peuvent être couverts par une subvention. Les catégories de coûts éligibles et non éligibles sont indiquées ci-dessous. Le budget constitue à la fois une estimation des coûts et un plafond global pour les «coûts éligibles».

Le remboursement des coûts éligibles peut prendre les formes suivantes:

  • les frais effectivement supportés par le ou les bénéficiaires et l’entité ou les entités affiliées.
    Les recommandations concernant l’attribution d’une subvention sont toujours subordonnées à la condition que les vérifications précédant la signature du contrat de subvention ne révèlent pas de problèmes nécessitant des modifications du budget (par exemple, des erreurs arithmétiques, des inexactitudes, des coûts irréalistes et des coûts non éligibles). Cette procédure de vérification peut donner lieu à des demandes d’éclaircissement et conduire l’administration contractante à imposer des modifications ou des réductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces corrections ne peuvent entraîner une augmentation de la subvention ou du pourcentage du cofinancement de l’UE.
    En conséquence, il est dans l’intérêt des demandeurs de fournir un budget réaliste et d’un rapport coût-efficacité convenable.
    Coûts directs éligibles
    Pour être éligibles au titre du présent appel à propositions, les coûts doivent respecter les dispositions de l’article 14 des conditions générales du contrat type de subvention (voir l’annexe G des présentes lignes directrices).
    Réserve pour imprévus
    Le budget peut inclure une réserve pour imprévus ne dépassant pas 5 % des coûts directs éligibles estimés. Celle-ci ne peut être utilisée qu’avec l’autorisation écrite préalable de l’administration contractante.
    Coûts indirects éligibles
    Les frais indirects supportés pendant la mise en œuvre de l’action peuvent être éligibles à un financement à taux forfaitaire, à hauteur de 7 % maximum du total estimé des coûts directs éligibles. Des coûts indirects sont éligibles pour autant qu’ils n’incluent pas de frais portés en compte sur une autre rubrique du budget dans le contrat type de subvention. Le demandeur chef de file peut être invité à justifier le pourcentage demandé avant la signature du contrat de subvention. Néanmoins, une fois le taux forfaitaire fixé dans les conditions particulières du contrat de subvention, aucune pièce justificative ne doit être fournie.
    Si un des demandeurs ou une des entités affiliées bénéficie d’une subvention de fonctionnement financée par l’UE, il/elle ne peut inscrire des coûts indirects sur les coûts qu’il/elle supporte au budget proposé pour l’action.
    Contributions en nature
    Par «contributions en nature», il faut entendre les biens ou services mis gracieusement à la disposition des bénéficiaires ou des entités affiliées par un tiers. Les contributions en nature n’impliquant aucune dépense pour les bénéficiaires ou les entités affiliées, elles ne constituent normalement pas des coûts éligibles.
    À titre exceptionnel, elles peuvent inclure des coûts de personnel pour le travail fourni par des volontaires dans le cadre d’une action ou d’un programme de travail (qui sont des coûts éligibles).
    Les travaux effectués par les bénévoles peuvent représenter jusqu’à 50 % du cofinancement. Aux fins du calcul de ce pourcentage, les contributions en nature sous la forme de travail bénévole sont calculées sur la base du coût unitaire fourni par le pouvoir adjudicateur. Ce type de coûts doit être présenté séparément des autres coûts éligibles dans le budget prévisionnel. La valeur du travail bénévole doit toujours être exclue du calcul des coûts indirects.
    Lorsque les coûts estimés comprennent le travail bénévole, la subvention n’excède pas les coûts éligibles estimés autres que les coûts du travail bénévole.
    Les autres formes de cofinancement sont basées sur des estimations fournies par le demandeur.
    Les contributions en nature ne peuvent être considérées comme un cofinancement.
    Toutefois, si la description de l’action proposée contient des contributions en nature, celles-ci doivent être fournies.
    Coûts inéligibles
    Les coûts suivants ne sont pas éligibles:
  • les dettes et la charge de la dette (intérêts);
  • les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles;
  • les coûts déclarés par le ou les bénéficiaires et financés par une autre action ou un autre programme de travail bénéficiant d’une subvention de l’Union européenne (y compris au titre du FED);
  • les achats de terrains ou d’immeubles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre directe de l’action, auquel cas leur propriété doit être transférée conformément à l’article 7.5 des conditions générales du contrat type de subvention, au plus tard à la fin de l’action;
  • les pertes de change;
  • les crédits à des tiers;
  • les rémunérations du personnel d’administrations nationales;
  • les frais d’inscription ou frais similaires pour la participation à des ateliers, séminaires, conférences, congrès, événements de formation, cours d’hiver ou d’été, ou périodes de recherche organisés par l’un des demandeurs.
    Clauses déontologiques et code de conduite
    a) Absence de conflit d’intérêts
    Le demandeur ne peut se trouver dans aucune situation de conflit d’intérêts ni avoir aucun lien de type équivalent avec d’autres demandeurs ou d’autres parties au projet. Toute tentative d’un demandeur visant à se procurer des informations confidentielles, à conclure des ententes illicites avec ses concurrents ou à influencer le comité d’évaluation ou l’administration contractante au cours de la procédure d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des demandes entraînera le rejet de sa demande et l’expose à des sanctions administratives conformément au règlement financier en vigueur.
    b) Respect des droits de l’homme ainsi que de la législation environnementale et des normes fondamentales en matière de travail  
    Le demandeur et son personnel doivent respecter les droits de l'homme. En particulier, et conformément à la loi applicable, les demandeurs qui se sont vu attribuer une subvention doivent respecter la législation environnementale, y compris les accords environnementaux multilatéraux, ainsi que les normes fondamentales du travail applicables, telles que définies dans les conventions de l’Organisation internationale du travail en la matière (comme les conventions sur la liberté syndicale et la négociation collective, sur l’élimination du travail forcé ou obligatoire et sur l’abolition du travail des enfants).

Tolérance zéro pour l’exploitation sexuelle et les abus sexuels:

La Commission européenne applique une politique de «tolérance zéro» en ce qui concerne l’ensemble des comportements fautifs ayant une incidence sur la crédibilité professionnelle du demandeur. 

Sont interdits les châtiments corporels ou violences physiques, les menaces de violences physiques, les abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement et les violences verbales, ainsi que toutes les autres formes d’intimidation.

 

c) Lutte contre la corruption

Le demandeur doit respecter les lois, règlements et codes de conduite applicables en matière de lutte contre la corruption. La Commission européenne se réserve le droit de suspendre ou d’annuler le financement d’un projet si des pratiques de corruption, de quelque nature qu’elles soient, sont découvertes à n’importe quel stade de la procédure d’attribution ou pendant l’exécution d’un contrat et si l’administration contractante ne prend pas toutes les mesures appropriées pour remédier à la situation. Aux fins de la présente disposition, on entend par « pratique de corruption » toute offre de paiement illicite, de présent, de gratification ou de commission à quelque personne que ce soit à titre d’incitation ou de récompense pour qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir des actes ayant trait à l’attribution d’une subvention ou à l’exécution d’un contrat déjà conclu avec l’administration contractante.

      d) Frais commerciaux extraordinaires

Toute demande est rejetée ou tout contrat est résilié dès lors qu’il est constaté que l’attribution de la subvention ou l’exécution du contrat a donné lieu à des frais commerciaux extraordinaires. Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au marché principal ou qui ne résulte pas d’un contrat en bonne et due forme faisant référence au marché principal, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée dans un paradis fiscal, toute commission versée à un destinataire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d’une société de façade.

Les bénéficiaires d’une subvention convaincus d’avoir payé des frais commerciaux inhabituels dans le cadre de projets financés par l’Union européenne s’exposent, en fonction de la gravité des faits constatés, à la résiliation de leur contrat, voire à une exclusion définitive du bénéfice de financements de l’Union européenne/du FED.

e) Manquement aux obligations, irrégularités ou fraude

L’administration contractante se réserve le droit de suspendre ou d’annuler la procédure lorsqu’il s’avère que la procédure d’attribution a été entachée d’un manquement aux obligations, d’irrégularités ou de fraude. Lorsqu’un manquement aux obligations, des irrégularités ou des fraudes sont découverts après l’attribution du contrat, l’administration contractante peut s’abstenir de conclure le contrat.

    1. Présentation de la demande et procédures à suivre

Les informations dans PADOR ne seront pas utilisées dans le cadre du présent appel à propositions.

Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions sur la note succincte de présentation et la demande complète contenues dans le formulaire de demande de subvention joint aux présentes lignes directrices (annexe A).

Les demandeurs doivent soumettre leur demande en français ou en anglais.

Toute erreur ou incohérence majeure relative aux points mentionnés dans les instructions pour l'élaboration de la note succincte de présentation ou toute incohérence majeure dans la demande (par exemple si les montants mentionnés dans les feuilles de calcul du budget ne correspondent pas) peut conduire au rejet de la demande.

Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et empêchent donc l'administration contractante de réaliser une évaluation objective.

Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.

Il est à noter que seuls le formulaire de demande de subvention et les annexes publiées qui doivent être complétées (budget, cadre logique) seront évalués. Il est par conséquent très important que ces documents contiennent TOUTES les informations pertinentes concernant l’action.

Le demandeur chef de file doit également joindre à sa demande les formulaires d’enregistrement PADOR (annexe F) complétés pour lui-même, pour chaque codemandeur éventuel et pour chaque entité affiliée éventuelle.

Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.

Les demandes doivent être soumises en un original et deux copies au format A4, reliées séparément. Le formulaire complet de demande de subvention (Partie A: note succincte de présentation et Partie B: formulaire de demande complète), le budget et le cadre logique doivent également être fournis au format électronique (CD-ROM ou clés USB) dans un fichier séparé et unique (la demande complète ne doit pas être morcelée en plusieurs fichiers). Le fichier électronique doit contenir exactement la même demande que la version papier jointe.

La liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention) et la déclaration du demandeur chef de file (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) doivent être agrafées séparément et placées dans l’enveloppe.

Lorsque des demandeurs chefs de file envoient plusieurs demandes différentes (si cela est autorisé dans les lignes directrices de l'appel), chacune doit être envoyée séparément.

L’enveloppe extérieure doit porter le numéro de référence et l'intitulé de l’appel à propositions ainsi que le numéro du lot et son intitulé, la dénomination complète et l'adresse du demandeur chef de file, ainsi que la mention «Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture».

Les demandes doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée par courrier recommandé ou par messagerie expresse privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous:

Adresse postale

Secrétariat du Groupe des Etats d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique

M. Léonard Emile OGNIMBA

Secrétaire général adjoint, département des questions politiques et du développement humain

Avenue Georges Henri 451

B-1200 Bruxelles

Belgique

Adresse pour la remise en main propre

Secrétariat du Groupe des Etats d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique

M. Léonard Emile OGNIMBA

Secrétaire général adjoint, département des questions politiques et du développement humain

Avenue Georges Henri 451

B-1200 Bruxelles

Belgique

Les demandes envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées.

Les demandeurs chefs de file doivent s’assurer que leur demande est complète en utilisant la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Les demandes incomplètes peuvent être rejetées.

 

L’attention des demandeurs est attirée sur le fait qu'il existe deux systèmes différents pour l’envoi des demandes/propositions complètes: l’un par courrier postal ou messagerie express privée, et l’autre par remise en main propre.

Dans le premier cas, la demande/proposition complète doit être envoyée avant la date de soumission, le cachet de la poste ou le récépissé de dépôt faisant foi, alors que dans le second cas, c’est l’accusé de réception délivré au moment de la réception de la demande/proposition complète qui fait foi.

La date limite de soumission des demandes est fixée au 29.1.2020, la date d’envoi, le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi. En cas de remise en main propre, la date limite pour la réception est fixée au 29.1.2020, avant 18 heures (heure locale), l’accusé de réception signé et daté faisant foi. Toute demande soumise après la date limite sera automatiquement rejetée.

L’administration contractante peut, pour des raisons d’efficience administrative, rejeter toute demande remise à temps au service postal mais reçue, pour des raisons échappant au contrôle de l’administration contractante, après la date effective d’approbation de la première évaluation (celle de la note succincte de présentation), si le fait d’accepter des demandes postées à temps mais arrivées tardivement risque de retarder exagérément la procédure d’attribution ou de remettre en cause des décisions déjà prises et communiquées (voir le calendrier indicatif figurant à la section 2.5.2).  

Une séance d’information relative au présent appel à propositions sera organisée entre octobre et novembre 2019. Dès qu'elles seront connues, les dates seront publiées sur le site internet de la DG Coopération internationale et développement, à l'adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome.

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des demandes, à l’adresse figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions:

Adresse électronique: kakule@acp.int

L’administration contractante n’est pas tenue de fournir des éclaircissements sur des questions reçues après cette date.

Les réponses seront communiquées au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des demandes.

Afin de garantir l'égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file, des codemandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d'activités spécifiques.

Les questions susceptibles d’intéresser d’autres demandeurs, ainsi que leurs réponses, seront publiées sur le site internet de la DG Coopération internationale et développement, à l’adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome, selon les besoins. Il est donc recommandé de consulter régulièrement le site internet dont l’adresse figure ci-dessus pour être informé des questions et des réponses publiées.

    1. Évaluation et sélection des demandes

Les demandes seront examinées et évaluées par l’administration contractante avec l’aide possible d’assesseurs externes. Toutes les demandes seront évaluées selon les étapes et critères décrits ci-après.

Si l’examen de la demande révèle que l’action proposée ne satisfait pas aux critères d’éligibilité énoncés à la section 2.1, la demande sera rejetée pour ce seul motif.

 

  1. ÉTAPE 1:           OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DES NOTES SUCCINCTES DE PRÉSENTATION
    Au stade de l’ouverture et de la vérification administrative, les éléments suivants seront évalués:
      • respect de la date limite. À défaut, la demande sera automatiquement rejetée;
  • respect, par la demande, de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Cette évaluation comprend également une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si l’une des informations demandées manque ou est incorrecte, la demande peut être rejetée pour ce seul motif et elle ne sera pas évaluée plus avant.

Les notes succinctes de présentation qui passent ce contrôle avec succès seront évaluées au regard de la pertinence et de la conception de l’action proposée.

Les notes succinctes de présentation se verront attribuer une note globale sur 50, ventilée suivant la grille d’évaluation ci-après. L’évaluation permettra aussi de vérifier la conformité avec les instructions relatives à la manière de remplir la note succincte de présentation, qui figurent dans la partie A du formulaire de demande de subvention.

Les critères d’évaluation sont classés par rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique se voit attribuer une note comprise entre 1 et 5 comme suit: 1 = très faible; 2 = faible; 3 = adéquat; 4 = bon; 5 = très bon.

 

Notes

1. Pertinence de l’action

Sous-note

20

1.1 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux objectifs et priorités de l’appel à propositions, aux thèmes/secteurs/domaines spécifiques ou à toute autre exigence particulière mentionnée dans les lignes directrices à l'intention des demandeurs? Les résultats attendus de l’action respectent-ils les priorités établies dans les lignes directrices à l'intention des demandeurs (section 1.2)?

5

 

1.2  Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux besoins et contraintes particuliers du/des pays ou de la/des région(s) cible(s) et/ou par rapport aux secteurs pertinents (y compris la synergie avec d’autres initiatives de développement et l’absence de double emploi)?

5

 

1.3  Dans quelle mesure les participants (bénéficiaires finaux, groupes cibles) sont-ils clairement définis et choisis de manière stratégique? Leurs besoins (en tant que détenteurs de droits et/ou responsables) et contraintes ont-ils été clairement définis et la proposition les aborde-t-elle de manière appropriée?

5

 

1.4  La proposition contient-elle des éléments particuliers apportant une valeur ajoutée (par exemple, innovation, bonnes pratiques, principes de travail comme mentionnés à la section 2.1.4 des présentes lignes directrices)?

5

 

2. Conception de l’action

Sous-note

30

2.1  Dans quelle mesure la conception générale de l’action est-elle cohérente?

La proposition indique-t-elle les résultats attendus de l’action? La logique d’intervention explique-t-elle la raison de parvenir aux résultats attendus?

5x2*

 

2.2  La conception de l’action reflète-t-elle une analyse rigoureuse des problèmes posés et les capacités des parties prenantes concernées?

5

2.3  La conception de l’action tient-elle compte de facteurs externes (risques et hypothèses)?

5

 

2.4  Les activités sont-elles réalisables et en adéquation avec les résultats attendus (y compris le calendrier)? Les résultats (extrants, réalisations et impacts) sont-ils réalistes?

5

 

2.5  Dans quelle mesure la proposition intègre-t-elle les éléments transversaux pertinents tels que les aspects liés à l’environnement/au changement climatique, la promotion de l’égalité hommes/femmes et de l’égalité des chances, les besoins des personnes handicapées, les droits des minorités et les droits des populations autochtones, la jeunesse, la lutte contre le VIH/sida (s’il existe une forte prévalence dans le pays ou la région cible)?

5

 

NOTE TOTALE

50

 

*Cette note est multipliée par 2 en raison de son importance

Une fois toutes les notes succinctes de présentation évaluées, une liste est établie, classant les actions proposées selon leur note totale.

Dans un premier temps, seules les notes succinctes de présentation ayant obtenu au moins 30 points sont retenues pour la présélection.

Dans un second temps, le nombre de notes succinctes de présentation est réduit, sur la base de leur classement dans la liste, au nombre de notes succinctes de présentation dont le montant cumulé total des contributions demandées est égal à 200 % du budget disponible pour le présent appel à propositions. Le montant des contributions demandées pour chaque note succincte de présentation sera basé sur les enveloppes financières indicatives prévues pour chaque lot, s’il y a lieu.

Après l'évaluation des notes succinctes de présentation, l'administration contractante enverra à tous les demandeurs chefs de file une lettre leur indiquant si leur demande a été soumise avant la date limite, les informant du numéro de référence qui leur a été attribué, de l’évaluation ou non de leur note succincte de présentation et des résultats de cette évaluation. Le comité d’évaluation procédera ensuite à l’évaluation des demandeurs chefs de file dont les demandes ont été présélectionnées.

 

  1. ÉTAPE 2: ÉVALUATION DE LA DEMANDE COMPLÈTE
    En premier lieu, les points suivants sont évalués:
  • Respect, par la demande complète, de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Cette évaluation comprend également une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si l’une des informations demandées manque ou est incorrecte, la demande peut être rejetée pour ce seul motif et elle ne sera pas évaluée plus avant.

Les demandes complètes qui passent ce contrôle avec succès sont ensuite évaluées au regard de leur qualité, y compris en ce qui concerne le budget proposé et la capacité des demandeurs et de l’entité ou des entités affiliées, sur la base des critères d’évaluation de la grille d’évaluation reproduite ci-après. Il existe deux types de critères d’évaluation: les critères de sélection et les critères d’attribution.

Les critères de sélection permettent d’évaluer la capacité opérationnelle du ou des demandeurs et de l’entité ou des entités affiliées et la capacité financière du demandeur chef de file; ils servent à vérifier que ceux-ci:

  • disposent de sources de financement stables et suffisantes pour garantir leur activité tout au long de l’action proposée et, si nécessaire, pour participer à son financement (ceci s’applique uniquement aux demandeurs chefs de file);
  • disposent de la capacité de gestion et des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l’action proposée. Ceci s’applique aux demandeurs et à toute entité affiliée.

Les critères d’attribution permettent d’évaluer la qualité des demandes au regard des objectifs et des priorités fixés dans les lignes directrices et d’octroyer des subventions aux projets qui maximisent l’efficacité globale de l’appel à propositions. Ils aident à sélectionner les demandes dont l’administration contractante peut être sûre qu’elles respecteront ses objectifs et priorités. Ils concernent la pertinence de l’action et sa cohérence avec les objectifs de l’appel à propositions, la qualité, l’impact escompté, la durabilité de l’action ainsi que son efficacité par rapport aux coûts.

Notation:

Les critères d’évaluation sont classés en sections et sous-sections. Chaque sous-section est notée entre 1 et 5, comme suit: 1 = très faible; 2 = faible; 3 = adéquat; 4 = bon; 5 = très bon.

 

Grille d’évaluation

Rubrique

Note maximum

1. Capacité financière et opérationnelle

20

1.1  Les demandeurs et, le cas échéant, l’entité/les entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une expérience en interne suffisante en gestion de projets?

5

1.2  Les demandeurs et, s’il y a lieu, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils en interne une expertise technique suffisante? (en particulier, une connaissance des points à traiter)

5

1.3  Les demandeurs et, s’il y a lieu, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils en interne une capacité de gestion suffisante? (notamment en ce qui concerne le personnel, les équipements et la capacité à gérer le budget de l’action)

5

1.4  Le demandeur principal dispose-t-il de sources de financement stables et suffisantes?

5

2. Pertinence

20

Report de la note obtenue lors de l’évaluation de la note succincte de présentation

 

3. Conception de l’action

15

3.1  Dans quelle mesure la conception de l’action est-elle cohérente? La proposition indique-t-elle les résultats attendus de l’action? La logique d’intervention explique-t-elle la raison de parvenir aux résultats attendus? Les activités proposées sont-elles appropriées, concrètes et cohérentes avec les extrants et réalisation(s) envisagés?

5

3.2  Est-ce que la proposition/le cadre logique inclut des niveaux de référence, objectifs et sources de vérification crédibles? Dans le cas contraire, une étude de référence est-elle prévue (et cette étude est-elle correctement budgétisée dans la proposition)?

5

3.3  La conception de l’action reflète-t-elle une analyse rigoureuse des problèmes posés et les capacités des parties prenantes concernées?

5

4. Approche de la mise en œuvre

15

4.1  Le plan d’action pour la mise en œuvre de l’action est-il clair et réalisable? Le calendrier est-il réaliste?

5

4.2  La proposition inclut-elle un système de suivi efficace et efficient? Une évaluation est-elle prévue (avant, pendant et/ou à la fin de la mise en œuvre)?

5

4.3  Le niveau d’implication et de participation à l’action du/des codemandeur(s) et de l’entité/des entités affiliée(s) est-il satisfaisant?

5

 

5. Durabilité de l’action

15

5.1  L’action est-elle susceptible d’avoir un impact tangible sur les groupes cibles?

5

5.2  L’action est-elle susceptible d’avoir des effets multiplicateurs, y compris la possibilité de reproduction, d’extension, de mise à profit de l’expérience et de partage des connaissances?

5

5.3  Les résultats attendus de l’action proposée sont-ils durables?

- Sur le plan financier (par exemple, financement d’activités de suivi, sources de revenu permettant de couvrir tous les frais de fonctionnement et de maintenance futurs)

- Sur le plan institutionnel (les structures permettront-elles le maintien des résultats de l’action à la fin de celle-ci? Y aura-t-il «appropriation» locale des résultats de l’action?)

- Sur le plan politique (s’il y a lieu) (quelle sera l’incidence structurelle de l’action – par exemple, amélioration de la législation, des codes de conduite, des méthodes)

- Sur le plan environnemental (s’il y a lieu) (l'action aura-t-elle une incidence positive/négative sur l'environnement?)

5

 

6. Budget et rapport coût-efficacité de l’action

15

6.1  Les activités sont-elles correctement transcrites dans le budget?

5

6.2  Le ratio entre les coûts estimés et les résultats est-il satisfaisant?

10

Note totale maximale

100

 

Si la note totale pour la section 1 (Capacité financière et opérationnelle) est inférieure à 12, la demande est rejetée. De même, la demande est rejetée si au moins une des sous-sections de la section 1 reçoit la note de 1.

Si le demandeur chef de file fait une demande sans codemandeurs ou entités affiliées, la note pour le point 4.3 sera de 5, sauf si la participation de codemandeurs ou d’entités affiliées est obligatoire en vertu des présentes lignes directrices à l’intention des demandeurs. 

Sélection provisoire

Après l’évaluation, un tableau est établi, reprenant l’ensemble des demandes classées suivant la note qu’elles ont obtenue. Les demandes ayant obtenu la meilleure note sont provisoirement sélectionnées jusqu’à épuisement du budget disponible pour le présent appel à propositions. En outre, une liste de réserve est établie suivant les mêmes critères. Cette liste sera utilisée si d’autres fonds deviennent disponibles pendant sa période de validité.

 

  1. ÉTAPE 3:           VÉRIFICATION DE L’ÉLIGIBILITÉ DES DEMANDEURS ET DES ENTITÉS AFFILIÉES
    La vérification de l’éligibilité sera effectuée sur la base des pièces justificatives demandées par l’administration contractante (voir section 2.4). Elle sera réalisée par défaut uniquement pour les demandes qui ont été provisoirement sélectionnées sur la base de leur note et dans les limites du budget prévu pour le présent appel à propositions.
  • La déclaration du demandeur chef de file (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) fera l’objet d’une vérification croisée avec les pièces justificatives fournies par ce dernier. Toute pièce justificative manquante ou toute incohérence entre la déclaration du demandeur chef de file et les pièces justificatives peut entraîner le rejet de la demande pour ce seul motif.
  • L’éligibilité des demandeurs et des entités affiliées sera vérifiée sur la base des critères établis aux sections 2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3.

Toute demande rejetée sera remplacée par la demande suivante la mieux placée sur la liste de réserve qui entre dans les limites du budget disponible pour le présent appel à propositions.

 

    1. Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées

Un demandeur chef de file dont la demande a été provisoirement sélectionnée ou inscrite sur la liste de réserve sera informé par écrit par l’administration contractante. Il lui sera demandé de fournir les documents suivants de manière à permettre à l’administration contractante de vérifier son éligibilité et, s’il y a lieu, celle des codemandeurs éventuels et des entités affiliées éventuelles[15].

              1. Les statuts ou articles d’association du demandeur chef de file, des éventuels codemandeurs et des éventuelles entités affiliées[16]. Lorsque l’administration contractante a reconnu l’éligibilité du demandeur chef de file, des codemandeurs ou des entités affiliées pour un autre appel à propositions sur la même ligne budgétaire au cours des deux années précédant la date limite de réception des demandes, une copie du document prouvant leur éligibilité lors d’un appel précédent (par exemple, copie des conditions particulières d’un contrat de subvention attribué pendant la période de référence) devrait être soumise plutôt que les statuts, sauf si le statut juridique a changé dans l’intervalle[17]. Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales ayant signé un accord-cadre avec la Commission européenne. 
              2. Lorsque la demande concerne une subvention pour une action dont le montant dépasse 750 000 EUR ou une subvention de fonctionnement supérieure à 100 000 EUR, le demandeur chef de file doit fournir un rapport d’audit établi par un auditeur externe agréé s’il est disponible, et dans tous les cas lorsqu’un contrôle légal est exigé par le droit de l’Union ou le droit national, Ce rapport certifie les comptes des trois derniers exercices disponibles au maximum. Dans tous les autres cas, le demandeur fournit une déclaration sur l’honneur signée par son représentant autorisé, qui certifie la validité de ses comptes pour les trois derniers exercices disponibles au maximum.   
                Cette exigence ne s’applique qu’à la première demande introduite par un même bénéficiaire auprès d’un ordonnateur compétent lors d’un même exercice.                                                                                   
              3. Les éventuels codemandeurs ou entités affiliées ne sont pas tenus de fournir un rapport d’audit externe.
                Cette obligation ne s’applique ni aux organismes publics ni aux organisations internationales, pour autant que l’organisation internationale en question offre les garanties prévues dans le règlement financier applicable, comme décrit dans le chapitre 6 du PRAG.
              4. Une copie des états financiers les plus récents du demandeur chef de file (compte de résultat et bilan du dernier exercice clos)[18]. Les éventuels codemandeurs ou entités affiliées ne sont pas tenus de fournir une copie de leurs états financiers les plus récents.
              5. Le formulaire «entité légale» (annexe D des présentes lignes directrices) dûment rempli et signé par chacun des demandeurs (le demandeur chef de file et chacun des éventuels codemandeurs), accompagné des pièces justificatives qui y sont demandées. Si les demandeurs ont déjà signé un contrat avec l’administration contractante, ils peuvent fournir leur numéro d’entité légale au lieu du formulaire «entité légale» et des pièces justificatives, à moins que leur statut juridique ait changé entre-temps.
              6. Un formulaire «signalétique financier» du demandeur chef de file (pas des codemandeurs), conforme au modèle joint dans l’annexe E des présentes lignes directrices, certifié par la banque à laquelle le paiement doit être fait. Cette banque devrait être située dans le pays dans lequel le demandeur chef de file est établi. Si le demandeur chef de file a déjà fourni un formulaire «signalétique financier» pour un contrat dans le cadre duquel la Commission européenne était chargée des paiements et s’il entend utiliser le même compte bancaire, il peut se contenter de fournir une copie du formulaire qu’il a soumis à cette occasion.
              7. Une copie des contrats prouvant l’attribution et la gestion de subventions pour la recherche et l'innovation (ou d'autres formes de soutien financier) pour des projets mis en œuvre dans au moins deux pays ACP au cours des cinq dernières années (2014-2018).
              8. Le demandeur chef de file ainsi que l'ensemble des codemandeurs et des entités affiliées remplissent et signent la déclaration sur l'honneur certifiant qu'ils ne se trouvent pas dans l'une des situations d'exclusion (voir section 2.6.10.1 du PRAG).
                Les documents doivent être fournis sous la forme d’originaux, de photocopies ou de versions scannées (montrant, de façon lisible, les cachets, signatures et dates) de ces originaux.
                Lorsque ces documents ne sont pas rédigés dans une des langues officielles de l’Union européenne, une traduction dans l’une des langues de l’appel à propositions des parties pertinentes du document prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, s’il y a lieu, des codemandeurs et de leur(s) entité(s) affiliée(s) doit être jointe pour l’analyse de la demande.
                Lorsque ces documents sont rédigés dans une langue officielle de l’Union européenne autre que celles de l’appel à propositions, il est fortement recommandé, de manière à faciliter l’évaluation, de fournir une traduction dans une des langues de l’appel à propositions des parties pertinentes des documents prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, s’il y a lieu, des codemandeurs et de leur(s) entité(s) affiliée(s).
                Si les pièces justificatives mentionnées ci-dessus ne sont pas fournies avant la date limite fixée dans la demande de soumission des pièces justificatives envoyée par l’administration contractante au demandeur chef de file, la demande pourra être rejetée.
                Après vérification des pièces justificatives, le comité d’évaluation fait une recommandation finale à l’administration contractante, qui décide de l’attribution des subventions.
                NB:   Si l’administration contractante n’est pas convaincue par la force, la solidité et la garantie offertes par le lien structurel entre un demandeur et son entité affiliée, il peut exiger la présentation des documents manquants pour permettre de convertir cette dernière en codemandeur. Si tous les documents manquants sont soumis, et sous réserve que tous les critères d’éligibilité soient satisfaits, l’entité devient codemandeur à toutes fins utiles. Le demandeur chef de file doit soumettre le formulaire de demande modifié en conséquence.
    1. Notification de la décision de l'administration contractante

Les demandeurs chefs de file sont informés par écrit de la décision de l’administration contractante concernant leur demande et, en cas de rejet, des raisons de cette décision négative.

Si un demandeur s’estime lésé par une erreur ou irrégularité commise dans le cadre de la procédure d’attribution, il peut introduire une plainte. Pour plus de détails, voir la section 2.4.15 du guide pratique.

Les demandeurs et, s’ils sont des entités légales, les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sont informés du fait que, s’ils se trouvent dans une des situations de détection rapide ou d’exclusion, leurs coordonnées (nom/dénomination, prénom s’il s’agit d’une personne physique, adresse/siège social, forme juridique et nom et prénom des personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, s’il s’agit d’une entité légale) peuvent être enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion et communiquées aux personnes et entités concernées dans le cadre de l’attribution ou l’exécution d’un contrat de subvention.

Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter la déclaration de confidentialité disponible à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_fr.cfm.

 

 

DATE

HEURE

1.  Réunion d'information (s’il y a lieu)

Octobre/novembre 2019 (à confirmer)

À confirmer

2.  Date limite à laquelle les éventuelles demandes de clarifications doivent être adressées à l’administration contractante

8.1.2020

-

3.  Date limite à laquelle l’administration contractante doit répondre aux demandes de clarifications

17.1.2020

-

4.  Date limite de soumission des demandes

29.1.2020

18h00 (heure de Bruxelles)

5.  Information des demandeurs chefs de file sur l’ouverture, la vérification administrative et l’évaluation de la note succincte de présentation (étape 1)

20.4.2020

-

6.  Information des demandeurs chefs de file concernant l’évaluation des demandes complètes (étape 2)

15.6.2020

-

7.  Notification de l’attribution (après vérification de l’éligibilité) (étape 3)

24.7.2020

-

8.  Signature du contrat

Août 2020

-

Toutes les heures sont celles qui correspondent au fuseau horaire du pays de l’administration contractante.

Ce calendrier indicatif renvoie à des dates provisoires (sauf pour les dates 2, 3 et 4) et peut être mis à jour par l’administration contractante au cours de la procédure. Dans ce cas, le calendrier mis à jour sera publié sur le site internet de la DG Coopération internationale et développement, à l’adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome.

 

    1. Conditions de la mise en œuvre après la décision de l’administration contractante d’attribuer une subvention

Une fois que la décision a été prise d’attribuer une subvention, le ou les bénéficiaires se voient proposer un contrat basé sur le contrat type de subvention (annexe G des présentes lignes directrices). En signant le formulaire de demande (annexe A des présentes lignes directrices), les demandeurs acceptent, si la subvention leur est attribuée, les conditions contractuelles du contrat type de subvention. Si le coordonnateur est une organisation dont les piliers n’ont pas été positivement évalués, il signe une convention de contribution fondée sur le modèle de convention de contribution. Dans ce cas, les références aux dispositions du contrat type de subvention et de ses annexes ne s’appliquent pas. Les références, dans les présentes lignes directrices, au contrat de subvention s’entendent comme des références aux dispositions pertinentes de la convention de contribution.

Marchés d'exécution

Lorsque la mise en œuvre d’une action nécessite la passation de marchés par le ou les bénéficiaires et les éventuelles entités affiliées, ces marchés doivent être attribués conformément à l’annexe IV du contrat type de subvention.

Dans ce contexte, il convient d’opérer une distinction entre l’attribution de marchés d’exécution et la sous-traitance de parties de l’action décrite dans la proposition, à savoir dans la description de l’action jointe au contrat de subvention, cette sous-traitance étant soumise à des restrictions supplémentaires (voir les conditions générales figurant dans le contrat type de subvention). 

Attribution de marchés d’exécution: les marchés d’exécution concernent l’acquisition, par les bénéficiaires, de services courants et/ou de biens et d’équipements nécessaires dans le cadre de leur gestion de projet; ils ne couvrent pas l’externalisation de tâches qui font partie de l’action et qui sont décrites dans la proposition, à savoir dans la description de l’action jointe au contrat de subvention.

Sous-traitance: la sous-traitance est l’exécution, par un tiers auquel un ou plusieurs bénéficiaires ont attribué un marché, de tâches spécifiques faisant partie de l’action telle que décrite dans l’annexe du contrat de subvention (voir également les modalités et conditions générales figurant dans le contrat type de subvention).

 

 

  1. LISTE DES ANNEXES

Documents à remplir

Annexe A:  formulaire de demande de subvention (format Word)

Annexe B:  budget (format Excel)

Annexe C:  cadre logique (format Excel)

Annexe D:  formulaire «entité légale»[19]

Annexe E:   formulaire «signalétique financier»

Annexe F:   formulaire d'enregistrement PADOR

DOCUMENTS POUR INFORMATION[20]

Annexe G:  contrat de subvention

- Annexe II:  conditions générales

- Annexe IV: règles d’attribution des marchés

- Annexe V:  modèle de demande de paiement

- Annexe VI: modèle de rapport narratif et financier

- Annexe VII:       modèle de rapport sur les constatations factuelles et termes de référence techniques pour la vérification des dépenses d'un contrat conclu dans le cadre des actions extérieures de l’UE

- Annexe VIII: modèle de garantie financière

- Annexe IX:         modèle de convention de transfert de propriété d’actifs

 

Annexe H:  déclaration sur l’honneur

Annexe I:    taux des indemnités journalières (per diem), disponibles à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-procurement-contracts/procedures-and-practical-guide-prag/diems_en

Annexe J:   informations relatives au régime fiscal applicable aux contrats de subvention signés dans le cadre de l'appel à propositions

Annexe K:  lignes directrices pour l’évaluation des options simplifiées en matière de coûts

 

Annexe L:   liste des pays éligibles

 

Annexe M: soutien financier à des tiers – conditions

 

Annexe N: dérogations Organisations internationales

 

Liens utiles:

Lignes directrices – Gestion du cycle de projet

http://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en

Mise en œuvre des contrats de subvention

Guide de l’utilisateur

http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19&locale=fr

Manuel pour la gestion financière    

http://ec.europa.eu/europeaid/funding/procedures-beneficiary-countries-and-partners/financial-management-toolkit_en

Nota bene: ce manuel ne fait pas partie du contrat de subvention et n’a pas de valeur juridique. Il fournit simplement des orientations générales et peut, sur certains points, différer du contrat de subvention signé. Afin de garantir le respect de leurs obligations contractuelles, les bénéficiaires ne devraient pas se fier uniquement au manuel, mais toujours consulter les documents contractuels qui les concernent.

 

* * *

 

[1] Transformer notre monde: le Programme de développement durable à l’horizon 2030, Nations unies, 2015

[2] Nouveau Consensus européen pour le développement «Notre monde, notre dignité, notre avenir», 2017

[3] Lorsqu’une subvention est financée par le Fonds européen de développement, toute mention du financement par l’Union européenne doit être comprise comme se référant à un financement par le Fonds européen de développement.

[4] Veuillez noter qu’un demandeur chef de file (coordonnateur) dont les piliers ont été positivement évalués par la Commission européenne et qui se voit accorder une subvention ne signe pas le contrat type de subvention publié avec les présentes lignes directrices, mais une convention de contribution fondée sur le modèle de convention de contribution. Dans les présentes lignes directrices et dans les autres documents concernant le présent appel à propositions, toutes les références au contrat type de subvention s’entendent comme des références aux dispositions pertinentes du modèle de convention de contribution.

[5] Le lieu d’établissement est déterminé sur la base des statuts de l’organisation, qui doivent montrer que l’organisation a été créée par un acte relevant du droit interne du pays concerné et que son siège social est situé dans un pays éligible. À cet égard, aucune entité juridique dont les statuts ont été établis dans un autre pays ne peut être considérée comme une organisation locale éligible, même si les statuts sont enregistrés localement ou si un «protocole d’accord» a été conclu.

[6] À titre d’exemple, l'article 9, paragraphe 1, point f), du règlement (UE) nº 236/2014 prévoit que sont admissibles à un financement les pays membres de l'OCDE, dans le cas de contrats mis en œuvre dans un pays moins avancé ou dans un pays pauvre lourdement endetté, figurant dans la liste des bénéficiaires de l'APD.

[7] Idem, note de bas de page 5. 

[8] Idem, note de bas de page 6.

[9] Le demandeur chef de file est appelé «coordinateur» dès la signature du contrat de subvention.

[10] Les listes actualisées des sanctions sont disponibles à l’adresse suivante: www.sanctionsmap.eu. Veuillez noter que la carte des sanctions est un outil informatique permettant de répertorier les régimes de sanctions. Les sanctions résultent d’actes juridiques publiés au Journal officiel (JO). En cas de divergence entre les actes juridiques publiés et les mises à jour du site internet, c'est la version du JO qui prime.

 

[11] Veuillez consulter l’annexe L, en particulier la note de bas de page 1, concernant le statut de l’Afrique du Sud.

[12] Ces tiers n’étant ni des entités affiliées ni des associés ni des contractants.

[13] Veuillez consulter l’annexe L, en particulier la note de bas de page 1, concernant le statut de l’Afrique du Sud.

[14] Selon la définition du CAD de l’OCDE, le terme «résultats» recouvre: l’«impact» (objectif général), la ou les «réalisation(s)» (objectif(s) spécifique(s)] et les «extrant(s)»).

[15] Aucune pièce justificative ne sera requise pour des demandes de subvention ne dépassant pas 60 000 EUR.

[16] Lorsque le demandeur chef de file, un ou des codemandeurs et/ou une ou des entités affiliées sont des entités publiques créées par une loi, une copie de ladite loi doit être fournie.

[17] À insérer uniquement lorsque les conditions d’éligibilité n’ont pas changé d’un appel à propositions à l’autre.

[18] Cette obligation ne s’applique pas aux personnes physiques ayant reçu une bourse ou qui ont un besoin pressant d’aide directe, ni aux entités publiques et aux organisations internationales. Elle ne s’applique pas non plus lorsque les états financiers sont, en pratique, les mêmes documents que le rapport d’audit externe déjà fourni conformément à la section 2.4.2.

[19] Applicable uniquement lorsque c’est la Commission européenne qui effectuera les paiements dans le cadre des contrats qui seront signés.

[20] Ces documents devraient également être publiés par l’administration contractante.

Administration contractante: Secrétariat du Groupe des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique (ACP)

Fonds ACP pour l'innovation

Lignes directrices
à l’intention des demandeurs de subventions

11e Fonds européen de développement

Référence: EuropeAid/166663/IH/ACT/Multi

Date limite de soumission de la note succincte de présentation et de la demande complète: 29.1.2020

 

 

 

 

 

 

Veuillez noter que la version anglaise du présent appel à propositions est la seule qui soit juridiquement contraignante. Toutes les autres versions linguistiques sont fournies à titre indicatif uniquement.

 

AVIS

 

Il s'agit d’un appel à propositions ouvert. Tous les documents doivent être soumis en même temps (note succincte de présentation et demande complète). Dans un premier temps, seules les notes succinctes de présentation seront évaluées. Par la suite, les demandes complètes des demandeurs chefs de file présélectionnés seront évaluées. Après l’évaluation des demandes complètes, l’éligibilité des demandeurs provisoirement sélectionnés sera vérifiée sur la base des pièces justificatives demandées par l’administration contractante et de la «déclaration du demandeur chef de file» signée, envoyées en même temps que la demande complète.

 

Table des matières

1.         Fonds ACP pour l'innovation                                                                                    4

1.1. Contexte                                                                                                                                     4

1.2. Objectifs du programme et priorités                                                                                           5

1.3. Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l’administration contractante            6

2.         RÈgles applicables au prÉsent appel À propositions                                 8

2.1. Critères d’éligibilité                                                                                                                    8

                2.1.1.        Éligibilité des demandeurs (demandeur chef de file et codemandeurs)                        8

            2.1.2.        Entités affiliées                                                                                                          11

            2.1.3.        Associés et contractants                                                                                             12

            2.1.4.        Actions éligibles: pour quelles actions une demande peut-elle être présentée?           12

            2.1.5.        Éligibilité des coûts: quels coûts peuvent être pris en compte?                                   17

2.2. Présentation de la demande et procédures à suivre                                                                   20

2.2.1.                   Formulaires de demande                                                                                20

2.2.2.                   Où et comment envoyer les demandes                                                           20

2.2.3.                   Date limite de soumission des demandes                                                        21

2.2.4.                   Autres renseignements sur les demandes                                                        22

2.3. Évaluation et sélection des demandes                                                                                       22

2.4. Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées             29

2.5. Notification de la décision de l'administration contractante                                                      30

2.5.1.                   Contenu de la décision                                                                                   30

2.5.2.                   Calendrier indicatif                                                                                         31

2.6. Conditions de la mise en œuvre après la décision de l’administration contractante d’attribuer une subvention                                                                                                                                                 32

3.         LISTE DES ANNEXES                                                                                                           33

 

 

  1. Fonds ACP pour l'innovation
    1. Contexte

La création, le développement et la diffusion des connaissances, des technologies et des innovations sont de puissants moteurs d'un développement socio-économique inclusif et durable. La diffusion des connaissances et des compétences est jugée essentielle pour réduire les inégalités entre les pays et en leur sein. Par conséquent, les investissements dans les capacités de recherche et d’innovation (R&I) contribuent à la mise en œuvre du Programme de développement durable des Nations unies à l’horizon 2030[1].

Un nombre croissant de pays d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique (ACP) intègrent progressivement la science, l’innovation et la technologie dans leurs programmes nationaux de développement. L’Union européenne (UE) et les pays partenaires reconnaissent l’importance stratégique d'investir dans la science, la technologie et le développement des compétences. En vertu du consensus européen pour le développement[2], l’UE et ses États membres s'engagent à continuer d’investir dans la recherche et le développement, ainsi qu'à renforcer les systèmes nationaux d’innovation et à améliorer les capacités de recherche et d’innovation. L’accent est plus particulièrement mis sur le développement des compétences, l’esprit d’entreprise et l’accès aux technologies numériques pour les jeunes et les femmes, dans le but de promouvoir les droits et l’émancipation des filles et des femmes, et d’offrir aux jeunes la possibilité de profiter des progrès technologiques.

Pourtant, en dépit de l’augmentation du savoir-faire et des connaissances techniques dans le monde, les pays qui sont parvenus à tirer parti de ces connaissances pour rattraper leur retard par rapport aux économies plus avancées sont relativement peu nombreux. Les bons résultats en matière d’innovation restent limités aux pays capables de coordonner les politiques en matière d’éducation, de développement des compétences, de recherche et d’innovation; en parallèle, des interactions concrètes entre tous les acteurs de la chaîne de valeur de l’innovation sont essentielles pour promouvoir l’apprentissage et l’accumulation de connaissances. En outre, le bon fonctionnement des systèmes d’information sur le marché du travail passe par un réseau efficace d’acteurs capables d’observer, d’analyser et de traduire en temps utile les besoins en compétences pour produire des actions de formation et d’éducation. En réalité, les investissements dans les capacités de R&I sont susceptibles de produire d'excellents résultats s’ils sont intégrés dans un écosystème d’innovation efficace, qui prévoit des possibilités de collaboration entre les institutions de R&I, l'industrie et les universités, conjuguées à des efforts visant à constituer une masse critique de personnes qualifiées.

Le programme ACP-UE de renforcement des capacités de recherche et d’innovation dans les pays ACP («le programme») s’appuie sur les résultats des précédentes initiatives ACP-UE en matière de recherche, de science, de technologie et d’innovation et renforce le soutien apporté par celles-ci. L'UE et les pays ACP considèrent depuis longtemps la recherche et l’innovation comme des aspects importants de leur coopération; la R&I se situait en effet au centre de trois programmes consécutifs visant à renforcer les écosystèmes de la recherche et de l’innovation (programme ACP Science et Technologie I et II) et à soutenir la recherche appliquée (programme de recherche ACP pour le développement durable). Ces initiatives soulignaient la valeur ajoutée de la dimension intra-ACP dans la diffusion et l’échange de connaissances, ainsi que dans la facilitation de l'acquisition de connaissances.

Le programme propose une approche stratégique en matière de développement des capacités de R&I dans les pays ACP en contribuant à la structuration de leurs écosystèmes d’innovation et en provoquant un changement à des niveaux interdépendants: développement des politiques, transfert de connaissances et capacité des acteurs de la recherche et de l’innovation. La mise en œuvre du Fonds pour l’innovation dans les pays ACP est l'un des moyens d'atteindre cet objectif.

 

 

Note concernant la terminologie

Dans le cadre du présent appel à propositions, la recherche désigne le processus d’enquête et de collecte de données sur les domaines de connaissance nouveaux ou en développement afin de renforcer l’expertise et les connaissances dans le cadre des processus de développement. La recherche fondamentale, ou «recherche pure», vise à renforcer les théories scientifiques afin de mieux comprendre ou prédire les phénomènes naturels ou autres. La recherche appliquée s'appuie quant à elle sur les théories scientifiques pour développer des technologies ou des techniques permettant d’intervenir et de modifier les phénomènes naturels ou autres. Bien qu’elle soit souvent animée par la curiosité, la recherche fondamentale stimule les innovations dans le monde scientifique. Les deux objectifs sont souvent coordonnés dans le domaine de la recherche et du développement.

L’innovation désigne un processus, une idée, une invention, une initiative ou un produit qui i) est véritablement nouveau et ii) crée de la valeur ou des solutions plus efficaces. L’innovation peut être stimulée par la science et la technologie, peut entraîner une amélioration des méthodes de travail avec des partenaires nouveaux et divers, ou peut impliquer de nouveaux modèles ou politiques en matière sociale et d’entreprise, des mécanismes de financement créatifs ou encore des améliorations novatrices dans la prestation de services et de produits essentiels. L'adoption de la recherche et de l’innovation désigne la manière dont les connaissances générées par les activités de recherche et d’innovation peuvent contribuer au développement de la société.

Par innovation inclusive, nous entendons les évolutions auxquelles les groupes marginalisés participent et dont ils profitent. Les technologies et leurs avantages doivent être accessibles et bien adaptés, en particulier pour permettre aux plus démunis ou aux plus vulnérables de les utiliser, et ils doivent s'inscrire, au final, dans des contextes locaux susceptibles de varier d’un point de vue économique, politique et culturel.

Les savoirs locaux et autochtones désignent les connaissances intégrées au niveau local qui sont propres au contexte, se sont accumulées au fil du temps et qui sont propres à une culture, à une société ou à une communauté locale donnée. L’innovation frugale consiste à développer des solutions abordables, adaptables et accessibles pour répondre aux besoins des populations ou des segments de marché mal desservis.

Le transfert de connaissances est le processus qui consiste à transférer des compétences, des connaissances et/ou des technologies entre les universités et d'autres institutions afin de faire en sorte que les évolutions scientifiques et technologiques soient accessibles à un plus grand nombre d’utilisateurs, qui pourront ensuite développer et exploiter la technologie pour produire des innovations. Le transfert de technologie désigne le processus de transmission des résultats issus de la recherche scientifique et technologique au marché et à l’ensemble de la société, ainsi que les compétences et les procédures associées; sont concernés les processus complexes de partage des connaissances et d’adaptation de la technologie aux conditions locales, ainsi que les exigences correspondantes en matière de gestion.

    1. Objectifs du programme et priorités

L'objectif général du présent appel à propositions est de libérer le potentiel d'innovation inclusif des pays ACP et de soutenir leur transition vers des économies fondées sur la connaissance afin de favoriser le développement durable et la réduction de la pauvreté.

L’objectif spécifique du présent appel à propositions est de contribuer à créer un environnement favorable et inclusif pour la recherche et l’innovation dans les pays ACP.

Les propositions doivent porter sur une ou plusieurs des quatre priorités énumérées ci-dessous. Les priorités du présent appel à propositions sont les suivantes:

  1. améliorer l’accès à la culture numérique, la connaissance et l’utilisation des technologies émergentes;
  2. créer ou renforcer des liens concrets entre le développement des compétences en R&I et les besoins du marché du travail;
  3. créer ou permettre des synergies dans l’écosystème de la recherche et de l’innovation, y compris avec le secteur privé; faciliter les conditions de transfert de technologie; promouvoir l’adoption de la R&I;
  4. promouvoir les savoirs locaux et autochtones et leur utilisation en combinaison avec les systèmes et les pratiques formels en matière de connaissance.
    Les actions peuvent contribuer à renforcer la capacité des acteurs de la recherche et de l’innovation dans les pays ACP dans tous les secteurs socio-économiques.

Dans le cadre du présent appel, les demandeurs proposent de soutenir des tiers financièrement. Ces tiers ne sont ni des codemandeurs (voir 2.1.1), ni des entités affiliées (voir 2.1.2), ni des associés ou des contractants (voir 2.1.3). Le soutien apporté aux tiers a pour but de faciliter la réalisation des objectifs de l'action. Cela suppose que les actions seront mises en œuvre à deux niveaux:

(1) au niveau des demandeurs, et

(2) au niveau des tiers, qui bénéficieront du soutien financier.

Pour de plus amples informations, voir le point 2.1.4 des présentes lignes directrices et l’annexe M.

    1. Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l’administration contractante

Le montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à propositions s’élève à 50 400 000 EUR. L’administration contractante se réserve le droit de ne pas allouer la totalité des fonds disponibles.

Le présent appel à propositions se compose de six lots:

  • Chaque lot correspond à une zone géographique. Les six zones géographiques sont énumérées ci-dessous. La liste des pays inclus dans chaque zone géographique figure à l’annexe L.
  • Les objectifs et les priorités sont identiques pour chaque lot.
  • Les actions doivent se tenir dans un ou plusieurs pays ACP appartenant au lot faisant l’objet de la demande.
  • Les tiers susceptibles de bénéficier d'un soutien financier doivent être établis (depuis 2017 au moins) dans un pays ACP du lot faisant l'objet de la demande. Voir le point 2.1 des présentes lignes directrices et l'annexe M.
    Outre ce qui est indiqué aux points précédents, les mêmes règles d’éligibilité s’appliquent à tous les lots.
    Enveloppe indicative par lot (répartition géographique):
    Lot 1 – Afrique occidentale: 8 400 000 EUR
    Lot 2 – Afrique orientale: 8 400 000 EUR
    Lot 3 – Afrique centrale: 8 400 000 EUR
    Lot 4 – Afrique australe: 8 400 000 EUR
    Lot 5 – Caraïbes: 8 400 000 EUR
    Lot 6 – Pacifique: 8 400 000 EUR
    Si l’enveloppe financière indiquée pour un lot spécifique ne peut être utilisée faute de propositions reçues en nombre suffisant ou du fait de leur qualité insuffisante, l’administration contractante se réserve le droit de réattribuer les fonds inutilisés à d’autres lots.
    Montant des subventions
    Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les montants minimum et maximum suivants:
  • montant minimum: 4 000 000 EUR
  • montant maximum: 4 200 000 EUR

Toute subvention demandée dans le cadre du présent appel à propositions ne peut dépasser 85 % du total des coûts éligibles de l’action (voir également la section 2.1.5).

Le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant demandé à l'administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fonds européen de développement[3].

 

  1. RÈgles applicables au prÉsent appel À propositions

Les présentes lignes directrices définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions financées dans le cadre du présent appel à propositions, conformément aux dispositions du Guide pratique des procédures contractuelles applicables à l’action extérieure de l’UE (PRAG), qui s'applique au présent appel (disponible sur internet à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=fr).[4]

    1. Critères d’éligibilité

Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement:

  1. les acteurs:
  • le demandeur chef de file, c’est-à-dire l'entité qui soumet le formulaire de demande (2.1.1),
  • le cas échéant, son ou ses codemandeurs (sauf disposition contraire, le demandeur chef de file et ses codemandeurs sont ci-après conjointement dénommés les «demandeurs») (2.1.1),
  • et, le cas échéant, la ou les entités affiliées au demandeur chef de file et/ou aux codemandeurs (2.1.2);
  1. les actions:
    les actions susceptibles de bénéficier d’une subvention (2.1.4);
  2. les coûts:
  • les types de coûts pouvant être pris en compte dans le calcul du montant de la subvention (2.1.5).

Demandeur chef de file

(1)   Pour prétendre à une subvention, le demandeur chef de file doit:

  • être une personne morale et
  • n’avoir aucun but lucratif; et
  • être établi dans[5] l'un des pays de l'annexe L
    Pour les demandeurs britanniques: veuillez noter que les critères d’éligibilité doivent être respectés pendant toute la durée de la subvention. Sauf disposition contraire des règles d’éligibilité sectorielles[6], en cas de retrait du Royaume-Uni de l’Union européenne pendant la période de subvention en l’absence d'un accord avec l’UE garantissant notamment que les demandeurs du Royaume-Uni continuent à être éligibles, vous ne recevrez plus de financement de l’UE (tout en continuant, si possible, à participer) ou vous serez tenu de quitter le projet sur la base de l'article 12.2 du contrat de subvention.
     
    Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales; et
     
  • être directement chargé de la préparation et de la gestion de l’action avec le ou les codemandeurs et l’entité ou les entités affiliées, et non agir en tant qu’intermédiaire; et
  • posséder de l'expérience dans la gestion de fonds de soutien à la recherche et à l'innovation avec les caractéristiques suivantes:
  • avoir octroyé et géré au moins deux subventions de recherche et d'innovation (ou d'autres formes de soutien financier) avec les caractéristiques cumulées suivantes:
  • les subventions ont été mises en œuvre simultanément au cours de la même période de référence;
  • chaque subvention a été mise en œuvre au cours des 5 dernières années (2014-2018);
  • chaque subvention a été mise en œuvre dans au moins deux pays ACP.
    Une copie des contrats devra être fournie, comme demandé à la section 2.4, point 7); et
  • fournir la preuve d'un chiffre d'affaires annuel ou d'un budget annuel d'au moins 1 500 000 EUR pour chaque exercice au cours des trois dernières années (2016-2018) attestée par les pièces justificatives demandées en vertu de la section 2.4, point 2).
    (2)   Ne peuvent participer à des appels à propositions, ni être bénéficiaires d’une subvention, les demandeurs potentiels se trouvant dans l’une des situations décrites à la section 2.6.10.1 du guide pratique.
     
    Les demandeurs chefs de file, les codemandeurs et les entités affiliées et, s’il s’agit de personnes morales, les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sont informés du fait que, s’ils se trouvent dans une des situations de détection rapide ou d’exclusion conformément à la section 2.6.10.1 du PRAG, leurs coordonnées (nom/dénomination, prénom si personne physique, adresse/siège social, forme juridique et nom et prénom des personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, si personne morale) peuvent être enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion et communiquées aux personnes et entités concernées dans le cadre de l’attribution ou de l’exécution d'un contrat de subvention. À cet égard, les demandeurs chefs de file, les codemandeurs et les entités affiliées sont tenus de déclarer, au moyen d'une déclaration sur l’honneur signée (annexe A14 du PRAG), qu’ils ne se trouvent pas dans l’une des situations d’exclusion. Pour les subventions d’un montant inférieur ou égal à 60 000 EUR, aucune déclaration sur l’honneur n’est requise.
    Dans la partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention («déclaration(s) du demandeur chef de file»), le demandeur chef de file doit déclarer que ni lui-même ni le ou les codemandeurs ou l'entité ou les entités affiliées ne se trouvent dans une de ces situations.
    Le demandeur chef de file doit agir avec un ou plusieurs codemandeur(s) conformément aux prescriptions ci-après.
    Si la subvention lui est attribuée, le demandeur chef de file devient le bénéficiaire identifié comme le coordinateur dans l’annexe G (conditions particulières). Le coordonnateur est l’interlocuteur principal de l’administration contractante. Il représente les éventuels autres bénéficiaires et agit en leur nom. Il coordonne l’élaboration et la mise en œuvre de l’action.
    Codemandeur(s)
    Les actions doivent être mises en œuvre dans le cadre d'un partenariat entre le demandeur chef de file et deux codemandeurs au moins. Ce partenariat doit respecter les critères minimaux suivants:
  • outre le demandeur chef de file, le partenariat doit comprendre au moins deux codemandeurs et
  • les demandeurs (demandeur chef de file et codemandeurs) doivent être établis dans au moins deux pays ACP différents, tels que définis à l’annexe L, et
  • le nombre de demandeurs (demandeur chef de file et codemandeurs) établis dans des pays ACP doit toujours être supérieur au nombre de demandeurs (demandeur chef de file et codemandeurs) établis dans des pays non ACP.
    Les codemandeurs participent à l’élaboration et à la mise en œuvre de l’action, et les frais qu’ils supportent sont éligibles au même titre que ceux supportés par le demandeur chef de file.
    Le(s) codemandeur(s) doit/doivent satisfaire aux critères d’éligibilité suivantes pour pouvoir prétendre à une subvention:
  • être une personne morale et
  • n’avoir aucun but lucratif; et
  • être établi dans[7] l'un des pays de l'annexe L
    Pour les demandeurs britanniques: veuillez noter que les critères d’éligibilité doivent être respectés pendant toute la durée de la subvention. Sauf disposition contraire des règles d’éligibilité sectorielles[8], en cas de retrait du Royaume-Uni de l’Union européenne pendant la période de subvention en l’absence d'un accord avec l’UE garantissant notamment que les demandeurs du Royaume-Uni continuent à être éligibles, vous ne recevrez plus de financement de l’UE (tout en continuant, si possible, à participer) ou vous serez tenu de quitter le projet sur la base de l'article 12.2 du contrat de subvention.
     
    Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales; et
     
  • être directement chargé de la préparation et de la gestion de l’action avec le demandeur chef de file[9], le ou les autre(s) codemandeur(s) et l’entité ou les entités affiliées, et non agir en tant qu’intermédiaire.
    Les codemandeurs doivent signer le mandat figurant dans la partie B, section 4, du formulaire de demande de subvention.
    S’ils remportent le contrat de subvention, le ou les codemandeur(s) deviendront les bénéficiaires de l’action (avec le coordinateur).
    (3)  Les demandeurs figurant sur les listes des personnes, groupes et entités faisant l’objet de mesures restrictives de l’UE (voir section 2.4. du PRAG) au moment de la décision d’attribution ne peuvent se voir octroyer une subvention[10].

 

Le demandeur chef de file et son ou ses codemandeurs peuvent agir avec une ou des entités affiliées.

Seules les entités suivantes peuvent être considérées comme affiliées au demandeur chef de file et/ou au(x) codemandeur(s):

Uniquement les entités qui ont un lien structurel avec les demandeurs (le demandeur chef de file ou un codemandeur), en particulier un lien juridique ou de capital.

Ce lien structurel englobe principalement deux notions:

(i)      le contrôle, au sens de la directive 2013/34/UE relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d’entreprises:

Les entités affiliées à un demandeur peuvent donc être:

  • des entités contrôlées directement ou indirectement par le demandeur (filiale ou filiale de premier rang) ou contrôlées par une entité elle-même contrôlée par le demandeur (sous-filiales ou filiales de deuxième rang). Ceci est valable pour les autres niveaux de contrôle;
  • des entités contrôlant directement ou indirectement le demandeur (sociétés mères). De la même façon, il peut s’agir d’entités contrôlant une entité contrôlant le demandeur;
  • des entités contrôlées, directement ou indirectement, au même niveau que le demandeur (sociétés sœurs).
     
    (ii)     l’adhésion, c’est-à-dire que le demandeur est juridiquement défini comme, par exemple, un réseau, une fédération ou une association dont l’entité affiliée proposée est membre, ou bien le demandeur est membre de la même entité (par exemple, un réseau, une fédération, une association…) que l’entité affiliée proposée.
     
    D’une manière générale, le lien structurel ne doit pas être limité à l’action, ni établi aux seules fins de la mise en œuvre de cette dernière. Cela signifie qu’il doit exister indépendamment de l’attribution de la subvention; il doit exister avant l’appel à propositions et rester valide une fois l’action terminée.
     
    À titre exceptionnel, une entité peut être considérée comme affiliée à un demandeur même si le lien structurel a été établi aux seules fins de la mise en œuvre de l’action, dans le cas de «demandeurs uniques» ou de «bénéficiaires uniques». Un demandeur unique ou un bénéficiaire unique est une entité juridique formée de plusieurs entités (un groupe d’entités) qui satisfont ensemble aux critères d’attribution de la subvention. Par exemple, une association est formée de ses membres.
    1. ne peut pas être une entité affiliée?

 

Les entités suivantes ne peuvent pas être considérées comme affiliées à un demandeur:

 

  • les attributaires de marchés lancés par le demandeur de la subvention ou ses sous-traitants, les entités à qui un service public est délégué ou concédé pour le compte du demandeur;
  • les entités qui perçoivent un soutien financier de la part du demandeur;
  • les entités qui collaborent régulièrement avec un demandeur sur la base d’un protocole d’accord ou qui partagent des actifs avec lui;
  • les entités qui ont signé un accord de consortium dans le cadre du contrat de subvention (sauf si cet accord de consortium conduit à la création d’un «demandeur unique» tel que décrit ci-dessus).
     
    Comment vérifier l’existence du lien avec un demandeur?
     
    L’affiliation résultant d’une relation de contrôle peut être démontrée en particulier sur la base des comptes consolidés du groupe auquel appartiennent le demandeur et ses entités affiliées proposées.
     
    Celle résultant d’une adhésion peut être démontrée en particulier sur la base des statuts (ou d’un acte constitutif équivalent) de l’entité (réseau, fédération, association) que forme le demandeur ou à laquelle il participe.
    Si un contrat de subvention est attribué à un demandeur, ses entités affiliées ne deviennent ni bénéficiaires de l’action ni signataires du contrat de subvention. Toutefois, elles participent à l’élaboration et à la mise en œuvre de l’action et les frais qu’elles supportent (notamment ceux relatifs aux marchés de mise en œuvre et au soutien financier de tiers) peuvent être éligibles, à condition de respecter les règles pertinentes applicables aux bénéficiaires en vertu du contrat de subvention.
    Les entités affiliées doivent satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité que ceux qui s’appliquent au demandeur chef de file et aux codemandeurs. Elles doivent signer la déclaration les concernant qui figure dans la partie B, section 5, du formulaire de demande de subvention.
      1. Associés et contractants

Les entités suivantes ne sont ni des demandeurs ni des entités affiliées et elles n’ont pas à signer le «mandat pour codemandeur(s)» ou la «déclaration d’entité affiliée»:

  • Associés

D'autres organisations ou personnes peuvent être associées à l’action. Ces associés participent effectivement à l’action, mais ne bénéficient pas d’un financement au titre de la subvention, à l’exception des indemnités journalières et des frais de déplacement. Ils ne sont pas tenus de répondre aux critères d’éligibilité mentionnés à la section 2.1.1. Les associés doivent être mentionnés au point 6 de la partie B du formulaire de demande de subvention, intitulé «Associés participant à l’action».

  • Contractants

Les bénéficiaires et leurs entités affiliées peuvent attribuer des marchés. Les associés ou les entités affiliées ne peuvent pas être en même temps des contractants du projet. Les contractants sont soumis aux règles de passation de marchés énoncées à l’annexe IV du contrat type de subvention.

 

 

      1. Actions éligibles: pour quelles actions une demande peut-elle être présentée?

Définition

Une action se compose d’une série d’activités.

Durée

La durée initiale prévue d’une action ne peut pas excéder 48 mois.

Secteurs ou thèmes

Pour être éligibles, les actions doivent être conformes aux objectifs et aux priorités du présent appel à propositions. Comme indiqué à la section 1.2, les priorités du présent appel à propositions sont les suivantes:

  1. Améliorer l’accès à la culture numérique, la connaissance et l’utilisation des technologies émergentes;
  2. Créer ou renforcer des liens concrets entre le développement des compétences en R&I et les besoins du marché du travail;
  3. Créer ou permettre des synergies dans l’écosystème de la recherche et de l’innovation, y compris avec le secteur privé; faciliter les conditions de transfert de technologie; promouvoir l’adoption de la R&I;
  4. Promouvoir les savoirs locaux et autochtones et leur utilisation en combinaison avec les systèmes et les pratiques formels en matière de connaissance.
    Les propositions doivent porter sur une ou plusieurs des quatre priorités énumérées ci-dessus. Les demandeurs doivent préciser dans le résumé de l’action (voir section 1.1 du formulaire de demande de subvention, dans le cadre des objectifs de l’action) la ou les priorité(s) que leur proposition entend aborder.
    Lieu
    Les actions doivent être mises en œuvre dans un ou plusieurs pays ACP[11] appartenant au lot faisant l’objet de la demande, tel qu'indiqué à l'annexe L.
    Les demandeurs doivent préciser sur la première page du formulaire de demande de subvention le lot auquel se rapporte leur demande.
    Certaines activités peuvent être menées dans des pays ACP appartenant à d'autres lots ou dans des pays non ACP. Le demandeur doit expliquer dans le formulaire de demande en quoi la localisation des activités est justifiée dans le cadre de l’action globale et comment ces activités profitent aux populations cibles des pays ACP appartenant au lot spécifique faisant l’objet de la demande.
    Types d’action
    Les demandeurs et codemandeurs, tels que définis à la section 2.1.1., sont les bénéficiaires directs du présent appel à propositions.
    Ces entités seront responsables de l’octroi à titre subsidiaire d’un soutien financier à des tiers, conformément aux conditions définies dans les présentes lignes directrices et à l’annexe M. Au moins 65 % du montant total de la subvention doit être redistribué à des tiers.
    Les types d’action suivants ne sont pas éligibles:
  • les actions consistant uniquement ou principalement à financer la participation de particuliers à des ateliers, des séminaires, des conférences et des congrès;
  • les actions consistant uniquement ou principalement à financer des bourses individuelles d’études ou de formation;
  • les actions qui consistent en des activités exclusivement axées sur la recherche et/ou la recherche et le développement ou qui en contiennent;
  • les actions portant uniquement sur des conférences ponctuelles. Les conférences ne peuvent bénéficier d’un financement que si elles s’intègrent dans un ensemble plus vaste d’activités à mettre en œuvre pendant la durée de l’action. À cette fin, les activités préparatoires en vue d’une conférence et la publication des actes de celle-ci ne constituent pas en soi des activités plus vastes;
  • actions qui se composent exclusivement ou principalement de frais d’infrastructure, par exemple terrains, bâtiments, matériel et véhicules;
  • les actions soutenant directement des partis politiques;
  • actions incluant des aspects de prosélytisme.

Types d’activité

Les activités visées par le présent appel à propositions (pour tous les lots) doivent comprendre un soutien financier à des tiers (tel que défini dans le paragraphe suivant) et des mécanismes solides de transfert à des tiers de compétences, de savoir-faire et d’expérience en rapport avec les objectifs et les priorités de l’appel. La liste indicative et non exhaustive des activités à mettre en œuvre par les demandeurs comprend:

  • La mise en place d'un mécanisme d'attribution et de gestion du soutien financier à des tiers:
  • mise en place d'un processus de sélection et d'attribution;
  • contrôle financier et suivi;
  • mise en place d'un système de suivi et d'évaluation.
  • La formation et le renforcement des capacités, l’assistance par les pairs et/ou le mentorat de tiers, notamment en ce qui concerne:
    • concevoir, mettre en œuvre et évaluer les initiatives de recherche et d'innovation de qualité;
    • répondre aux besoins de différents groupes cibles et bénéficiaires finaux;
    • utiliser des méthodes de recherche, recueillir des éléments d'information;
    • rédiger des propositions de projets de recherche et d’innovation et/ou des demandes de subventions;
    • développer les compétences nécessaires à la gestion des activités d’innovation.
  • La mise en réseau, l’échange et la diffusion de pratiques, d’expériences et de résultats, et le plaidoyer des politiques correspondantes:
  • faciliter l’échange et la diffusion des connaissances, des pratiques et des expériences entre les tiers et les autres acteurs concernés;
  • définir le message issu de la recherche/innovation pour le public pertinent responsable de l'élaboration des politiques; sélectionner les activités de plaidoyer et les outils de communication;
  • contribuer à l'utilisation des résultats de la recherche et de l'innovation par les décideurs politiques, les praticiens et les autres acteurs concernés.
    Dans le cadre des actions proposées, le demandeur doit clairement indiquer et expliquer les éléments suivants dans le formulaire de demande de subvention:
  • ce qui rend l'action innovante pour la zone géographique et la population cibles;
  • la valeur ajoutée qu'apportent tous les demandeurs au partenariat et à ses activités. Le partenariat doit associer des organisations ayant une expérience avérée et complémentaire dans les domaines visés par la proposition;
  • si et de quelle manière l’action établit une complémentarité, une synergie et/ou une coordination avec d’autres actions financées soit par l’UE, soit par des gouvernements nationaux, soit par d’autres donateurs du même secteur, afin d’obtenir une plus forte incidence;
  • quels indicateurs de performance seront utilisés pour évaluer les effets de l’action et ses résultats généraux, et comment ces paramètres feront l’objet d’un suivi pendant et après la mise en œuvre;
  • la manière dont les données désagrégés par sexe seront obtenues et utilisées pour assurer le suivi et l’évaluation de l’action;
  • quelles mesures concrètes seront prises pour partager les connaissances et les résultats produits par l’action.
    En outre, les actions proposées doivent tenir compte d’un certain nombre de principes de travail. Les principes de travail sont des principes ou des conditions qui doivent guider et régir la définition et la mise en œuvre des actions/activités visées par le présent appel. La mesure dans laquelle les principes de travail sont intégrés dans les propositions sera examinée au cours de la procédure d’évaluation (voir grille d’évaluation, étape 1, point 1.4). Les lignes directrices sont les suivantes:
    1. proposer des actions multipartenaires et multi-pays, ainsi que des approches participatives;
    2. privilégier les approches axées sur l’innovation sociale et/ou l’innovation frugale;
    3. encourager les initiatives ascendantes et faire preuve de leur appropriation ainsi que d’une trajectoire d’incidence réaliste (i.e. stratégies de sortie);
    4. privilégier des résultats mesurables bien précis qui ont une influence concrète sur la vie des populations cibles.
      La grille d’évaluation (voir étape 1, point 2.5) contient une liste non exhaustive d'éléments transversaux qui seront pris en considération lors de l’évaluation des propositions. Les éléments transversaux suivants seront plus particulièrement pris en considération:
  1. le rôle que les filles et les femmes peuvent jouer dans la recherche et l’innovation, ainsi que leur capacité à profiter d'une innovation inclusive. L'un des moyens d'en rendre compte peut consister à examiner de manière systématique les différences entre les conditions, les situations et les besoins des femmes et des hommes et l’incidence potentielle de l’action sur leurs droits d’accès aux possibilités et aux résultats dans l’écosystème de recherche et d’innovation.
  2. l'atténuation du changement climatique et les questions environnementales.

Les coûts nécessaires à la mise en œuvre de l'action doivent se retrouver dans le budget de l'action (voir annexe B des présentes lignes directrices).

Les éléments suivants devront obligatoirement figurer dans le budget:

- l’affectation d'au moins 65 % du montant total de la subvention au soutien financier à des tiers, à indiquer dans la rubrique du budget «6. Autre»;

- l’action doit inclure la participation à trois réunions annuelles des parties prenantes organisées par l'administration contractante soit à Bruxelles, en Belgique, soit dans un pays ACP. Les coûts correspondants doivent être inclus, le cas échéant, dans le budget;

- chaque rapport financier doit être accompagné d’un rapport de vérification des dépenses. Par exemple, une action de quatre ans comportera trois rapports de vérification des dépenses. Les modèles de rapports de vérification des dépenses figurent à l’annexe VII des présentes lignes directrices. Dans la détermination de la taille de l’échantillon et la sélection des différents éléments à vérifier, le vérificateur des dépenses doit couvrir l’ensemble de l’action. L'action dans son ensemble comprend le soutien financier à des tiers. Les coûts liés à la vérification des dépenses doivent être inclus sous la ligne budgétaire «5.3. Coûts d'audit/vérification des dépenses»;

- l’action doit prévoir au moins une évaluation. Les coûts liés aux évaluations doivent être inclus sous la ligne budgétaire «5.4. Coûts d'évaluation».

Soutien financier à des tiers[12]

Les demandeurs doivent impérativement proposer un soutien financier à des tiers afin de contribuer à la réalisation des objectifs de l’action.

Au moins 65 % du montant total de la subvention (y compris les frais administratifs et de fonctionnement nécessaires à la mise en œuvre des activités) doit être distribué à des tiers établis dans l’un des pays ACP[13] du lot concerné.

L'annexe M des lignes directrices définit les conditions du soutien à des tiers. Conformément à ces conditions, le demandeur chef de file devrait indiquer obligatoirement, dans la section 2.1.1 du formulaire de demande de subvention, les éléments suivants:

  1. les objectifs généraux, les objectifs spécifiques et les produits[14] (c’est-à-dire les résultats) à atteindre au moyen du soutien financier
  2. les différents types d’activités éligibles à  un soutien financier, sur la base d’une liste exhaustive
  3. les types de personnes ou les catégories de personnes susceptibles de recevoir un soutien financier 
    (iv)  Les critères permettant de sélectionner ces entités et de leur octroyer le soutien financier 
  4. les critères permettant de déterminer le montant exact du soutien financier octroyé à chaque tiers et
  5. le montant maximum pouvant être octroyé.
    En tout état de cause, les conditions obligatoires fixées ci-dessus pour l’octroi d’un soutien financier [points (i) à (vi)] doivent être strictement définies dans le contrat de subvention afin d’éviter que ce soutien financier soit attribué de façon discrétionnaire.
    Visibilité
    Les demandeurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour faire savoir que l’Union européenne a financé ou cofinancé l’action. Dans la mesure du possible, les actions totalement ou partiellement financées par l’Union européenne doivent comprendre des activités d’information et de communication destinées à sensibiliser des publics spécifiques ou généraux aux raisons de ces actions et du soutien de l’UE en faveur de ces actions dans le pays ou la région concerné(e), ainsi qu’aux résultats et à l’impact de ce soutien.
    Les demandeurs doivent respecter les objectifs et les priorités et garantir la visibilité du financement de l’UE (se reporter au manuel de communication et de visibilité des actions extérieures financées par l’UE, établi et publié par la Commission européenne, qui peut être consulté à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/europeaid/communication-et-visibilite-des-actions-exterieures-de-lue-lignes-directrices-lintention-des_fr).
     
    Nombre de demandes et de subventions par demandeur/entité affiliée
    Le demandeur chef de file peut soumettre plus d’une demande par lot dans le cadre du présent appel à propositions.
    Le demandeur chef de file ne peut pas se voir attribuer plus d’une subvention par lot au titre du présent appel à propositions.
    Le demandeur chef de file ne peut pas être en même temps un codemandeur ou une entité affiliée dans une autre demande relevant du même lot.
    Un codemandeur/une entité affiliée ne peut pas être un codemandeur ou une entité affiliée dans plus d'une demande par lot dans le cadre du présent appel à propositions.
    Un codemandeur/une entité affiliée ne peut pas se voir attribuer plus d’une subvention par lot au titre du présent appel à propositions.
      1. Éligibilité des coûts: quels coûts peuvent être pris en compte?

Seuls les «coûts éligibles» peuvent être couverts par une subvention. Les catégories de coûts éligibles et non éligibles sont indiquées ci-dessous. Le budget constitue à la fois une estimation des coûts et un plafond global pour les «coûts éligibles».

Le remboursement des coûts éligibles peut prendre les formes suivantes:

  • les frais effectivement supportés par le ou les bénéficiaires et l’entité ou les entités affiliées.
    Les recommandations concernant l’attribution d’une subvention sont toujours subordonnées à la condition que les vérifications précédant la signature du contrat de subvention ne révèlent pas de problèmes nécessitant des modifications du budget (par exemple, des erreurs arithmétiques, des inexactitudes, des coûts irréalistes et des coûts non éligibles). Cette procédure de vérification peut donner lieu à des demandes d’éclaircissement et conduire l’administration contractante à imposer des modifications ou des réductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces corrections ne peuvent entraîner une augmentation de la subvention ou du pourcentage du cofinancement de l’UE.
    En conséquence, il est dans l’intérêt des demandeurs de fournir un budget réaliste et d’un rapport coût-efficacité convenable.
    Coûts directs éligibles
    Pour être éligibles au titre du présent appel à propositions, les coûts doivent respecter les dispositions de l’article 14 des conditions générales du contrat type de subvention (voir l’annexe G des présentes lignes directrices).
    Réserve pour imprévus
    Le budget peut inclure une réserve pour imprévus ne dépassant pas 5 % des coûts directs éligibles estimés. Celle-ci ne peut être utilisée qu’avec l’autorisation écrite préalable de l’administration contractante.
    Coûts indirects éligibles
    Les frais indirects supportés pendant la mise en œuvre de l’action peuvent être éligibles à un financement à taux forfaitaire, à hauteur de 7 % maximum du total estimé des coûts directs éligibles. Des coûts indirects sont éligibles pour autant qu’ils n’incluent pas de frais portés en compte sur une autre rubrique du budget dans le contrat type de subvention. Le demandeur chef de file peut être invité à justifier le pourcentage demandé avant la signature du contrat de subvention. Néanmoins, une fois le taux forfaitaire fixé dans les conditions particulières du contrat de subvention, aucune pièce justificative ne doit être fournie.
    Si un des demandeurs ou une des entités affiliées bénéficie d’une subvention de fonctionnement financée par l’UE, il/elle ne peut inscrire des coûts indirects sur les coûts qu’il/elle supporte au budget proposé pour l’action.
    Contributions en nature
    Par «contributions en nature», il faut entendre les biens ou services mis gracieusement à la disposition des bénéficiaires ou des entités affiliées par un tiers. Les contributions en nature n’impliquant aucune dépense pour les bénéficiaires ou les entités affiliées, elles ne constituent normalement pas des coûts éligibles.
    À titre exceptionnel, elles peuvent inclure des coûts de personnel pour le travail fourni par des volontaires dans le cadre d’une action ou d’un programme de travail (qui sont des coûts éligibles).
    Les travaux effectués par les bénévoles peuvent représenter jusqu’à 50 % du cofinancement. Aux fins du calcul de ce pourcentage, les contributions en nature sous la forme de travail bénévole sont calculées sur la base du coût unitaire fourni par le pouvoir adjudicateur. Ce type de coûts doit être présenté séparément des autres coûts éligibles dans le budget prévisionnel. La valeur du travail bénévole doit toujours être exclue du calcul des coûts indirects.
    Lorsque les coûts estimés comprennent le travail bénévole, la subvention n’excède pas les coûts éligibles estimés autres que les coûts du travail bénévole.
    Les autres formes de cofinancement sont basées sur des estimations fournies par le demandeur.
    Les contributions en nature ne peuvent être considérées comme un cofinancement.
    Toutefois, si la description de l’action proposée contient des contributions en nature, celles-ci doivent être fournies.
    Coûts inéligibles
    Les coûts suivants ne sont pas éligibles:
  • les dettes et la charge de la dette (intérêts);
  • les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles;
  • les coûts déclarés par le ou les bénéficiaires et financés par une autre action ou un autre programme de travail bénéficiant d’une subvention de l’Union européenne (y compris au titre du FED);
  • les achats de terrains ou d’immeubles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre directe de l’action, auquel cas leur propriété doit être transférée conformément à l’article 7.5 des conditions générales du contrat type de subvention, au plus tard à la fin de l’action;
  • les pertes de change;
  • les crédits à des tiers;
  • les rémunérations du personnel d’administrations nationales;
  • les frais d’inscription ou frais similaires pour la participation à des ateliers, séminaires, conférences, congrès, événements de formation, cours d’hiver ou d’été, ou périodes de recherche organisés par l’un des demandeurs.
    Clauses déontologiques et code de conduite
    a) Absence de conflit d’intérêts
    Le demandeur ne peut se trouver dans aucune situation de conflit d’intérêts ni avoir aucun lien de type équivalent avec d’autres demandeurs ou d’autres parties au projet. Toute tentative d’un demandeur visant à se procurer des informations confidentielles, à conclure des ententes illicites avec ses concurrents ou à influencer le comité d’évaluation ou l’administration contractante au cours de la procédure d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des demandes entraînera le rejet de sa demande et l’expose à des sanctions administratives conformément au règlement financier en vigueur.
    b) Respect des droits de l’homme ainsi que de la législation environnementale et des normes fondamentales en matière de travail  
    Le demandeur et son personnel doivent respecter les droits de l'homme. En particulier, et conformément à la loi applicable, les demandeurs qui se sont vu attribuer une subvention doivent respecter la législation environnementale, y compris les accords environnementaux multilatéraux, ainsi que les normes fondamentales du travail applicables, telles que définies dans les conventions de l’Organisation internationale du travail en la matière (comme les conventions sur la liberté syndicale et la négociation collective, sur l’élimination du travail forcé ou obligatoire et sur l’abolition du travail des enfants).

Tolérance zéro pour l’exploitation sexuelle et les abus sexuels:

La Commission européenne applique une politique de «tolérance zéro» en ce qui concerne l’ensemble des comportements fautifs ayant une incidence sur la crédibilité professionnelle du demandeur. 

Sont interdits les châtiments corporels ou violences physiques, les menaces de violences physiques, les abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement et les violences verbales, ainsi que toutes les autres formes d’intimidation.

 

c) Lutte contre la corruption

Le demandeur doit respecter les lois, règlements et codes de conduite applicables en matière de lutte contre la corruption. La Commission européenne se réserve le droit de suspendre ou d’annuler le financement d’un projet si des pratiques de corruption, de quelque nature qu’elles soient, sont découvertes à n’importe quel stade de la procédure d’attribution ou pendant l’exécution d’un contrat et si l’administration contractante ne prend pas toutes les mesures appropriées pour remédier à la situation. Aux fins de la présente disposition, on entend par « pratique de corruption » toute offre de paiement illicite, de présent, de gratification ou de commission à quelque personne que ce soit à titre d’incitation ou de récompense pour qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir des actes ayant trait à l’attribution d’une subvention ou à l’exécution d’un contrat déjà conclu avec l’administration contractante.

      d) Frais commerciaux extraordinaires

Toute demande est rejetée ou tout contrat est résilié dès lors qu’il est constaté que l’attribution de la subvention ou l’exécution du contrat a donné lieu à des frais commerciaux extraordinaires. Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au marché principal ou qui ne résulte pas d’un contrat en bonne et due forme faisant référence au marché principal, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée dans un paradis fiscal, toute commission versée à un destinataire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d’une société de façade.

Les bénéficiaires d’une subvention convaincus d’avoir payé des frais commerciaux inhabituels dans le cadre de projets financés par l’Union européenne s’exposent, en fonction de la gravité des faits constatés, à la résiliation de leur contrat, voire à une exclusion définitive du bénéfice de financements de l’Union européenne/du FED.

e) Manquement aux obligations, irrégularités ou fraude

L’administration contractante se réserve le droit de suspendre ou d’annuler la procédure lorsqu’il s’avère que la procédure d’attribution a été entachée d’un manquement aux obligations, d’irrégularités ou de fraude. Lorsqu’un manquement aux obligations, des irrégularités ou des fraudes sont découverts après l’attribution du contrat, l’administration contractante peut s’abstenir de conclure le contrat.

    1. Présentation de la demande et procédures à suivre

Les informations dans PADOR ne seront pas utilisées dans le cadre du présent appel à propositions.

Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions sur la note succincte de présentation et la demande complète contenues dans le formulaire de demande de subvention joint aux présentes lignes directrices (annexe A).

Les demandeurs doivent soumettre leur demande en français ou en anglais.

Toute erreur ou incohérence majeure relative aux points mentionnés dans les instructions pour l'élaboration de la note succincte de présentation ou toute incohérence majeure dans la demande (par exemple si les montants mentionnés dans les feuilles de calcul du budget ne correspondent pas) peut conduire au rejet de la demande.

Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et empêchent donc l'administration contractante de réaliser une évaluation objective.

Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.

Il est à noter que seuls le formulaire de demande de subvention et les annexes publiées qui doivent être complétées (budget, cadre logique) seront évalués. Il est par conséquent très important que ces documents contiennent TOUTES les informations pertinentes concernant l’action.

Le demandeur chef de file doit également joindre à sa demande les formulaires d’enregistrement PADOR (annexe F) complétés pour lui-même, pour chaque codemandeur éventuel et pour chaque entité affiliée éventuelle.

Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.

Les demandes doivent être soumises en un original et deux copies au format A4, reliées séparément. Le formulaire complet de demande de subvention (Partie A: note succincte de présentation et Partie B: formulaire de demande complète), le budget et le cadre logique doivent également être fournis au format électronique (CD-ROM ou clés USB) dans un fichier séparé et unique (la demande complète ne doit pas être morcelée en plusieurs fichiers). Le fichier électronique doit contenir exactement la même demande que la version papier jointe.

La liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention) et la déclaration du demandeur chef de file (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) doivent être agrafées séparément et placées dans l’enveloppe.

Lorsque des demandeurs chefs de file envoient plusieurs demandes différentes (si cela est autorisé dans les lignes directrices de l'appel), chacune doit être envoyée séparément.

L’enveloppe extérieure doit porter le numéro de référence et l'intitulé de l’appel à propositions ainsi que le numéro du lot et son intitulé, la dénomination complète et l'adresse du demandeur chef de file, ainsi que la mention «Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture».

Les demandes doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée par courrier recommandé ou par messagerie expresse privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous:

Adresse postale

Secrétariat du Groupe des Etats d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique

M. Léonard Emile OGNIMBA

Secrétaire général adjoint, département des questions politiques et du développement humain

Avenue Georges Henri 451

B-1200 Bruxelles

Belgique

Adresse pour la remise en main propre

Secrétariat du Groupe des Etats d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique

M. Léonard Emile OGNIMBA

Secrétaire général adjoint, département des questions politiques et du développement humain

Avenue Georges Henri 451

B-1200 Bruxelles

Belgique

Les demandes envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées.

Les demandeurs chefs de file doivent s’assurer que leur demande est complète en utilisant la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Les demandes incomplètes peuvent être rejetées.

 

L’attention des demandeurs est attirée sur le fait qu'il existe deux systèmes différents pour l’envoi des demandes/propositions complètes: l’un par courrier postal ou messagerie express privée, et l’autre par remise en main propre.

Dans le premier cas, la demande/proposition complète doit être envoyée avant la date de soumission, le cachet de la poste ou le récépissé de dépôt faisant foi, alors que dans le second cas, c’est l’accusé de réception délivré au moment de la réception de la demande/proposition complète qui fait foi.

La date limite de soumission des demandes est fixée au 29.1.2020, la date d’envoi, le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi. En cas de remise en main propre, la date limite pour la réception est fixée au 29.1.2020, avant 18 heures (heure locale), l’accusé de réception signé et daté faisant foi. Toute demande soumise après la date limite sera automatiquement rejetée.

L’administration contractante peut, pour des raisons d’efficience administrative, rejeter toute demande remise à temps au service postal mais reçue, pour des raisons échappant au contrôle de l’administration contractante, après la date effective d’approbation de la première évaluation (celle de la note succincte de présentation), si le fait d’accepter des demandes postées à temps mais arrivées tardivement risque de retarder exagérément la procédure d’attribution ou de remettre en cause des décisions déjà prises et communiquées (voir le calendrier indicatif figurant à la section 2.5.2).  

Une séance d’information relative au présent appel à propositions sera organisée entre octobre et novembre 2019. Dès qu'elles seront connues, les dates seront publiées sur le site internet de la DG Coopération internationale et développement, à l'adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome.

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des demandes, à l’adresse figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions:

Adresse électronique: kakule@acp.int

L’administration contractante n’est pas tenue de fournir des éclaircissements sur des questions reçues après cette date.

Les réponses seront communiquées au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des demandes.

Afin de garantir l'égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file, des codemandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d'activités spécifiques.

Les questions susceptibles d’intéresser d’autres demandeurs, ainsi que leurs réponses, seront publiées sur le site internet de la DG Coopération internationale et développement, à l’adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome, selon les besoins. Il est donc recommandé de consulter régulièrement le site internet dont l’adresse figure ci-dessus pour être informé des questions et des réponses publiées.

    1. Évaluation et sélection des demandes

Les demandes seront examinées et évaluées par l’administration contractante avec l’aide possible d’assesseurs externes. Toutes les demandes seront évaluées selon les étapes et critères décrits ci-après.

Si l’examen de la demande révèle que l’action proposée ne satisfait pas aux critères d’éligibilité énoncés à la section 2.1, la demande sera rejetée pour ce seul motif.

 

  1. ÉTAPE 1:           OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DES NOTES SUCCINCTES DE PRÉSENTATION
    Au stade de l’ouverture et de la vérification administrative, les éléments suivants seront évalués:
      • respect de la date limite. À défaut, la demande sera automatiquement rejetée;
  • respect, par la demande, de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Cette évaluation comprend également une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si l’une des informations demandées manque ou est incorrecte, la demande peut être rejetée pour ce seul motif et elle ne sera pas évaluée plus avant.

Les notes succinctes de présentation qui passent ce contrôle avec succès seront évaluées au regard de la pertinence et de la conception de l’action proposée.

Les notes succinctes de présentation se verront attribuer une note globale sur 50, ventilée suivant la grille d’évaluation ci-après. L’évaluation permettra aussi de vérifier la conformité avec les instructions relatives à la manière de remplir la note succincte de présentation, qui figurent dans la partie A du formulaire de demande de subvention.

Les critères d’évaluation sont classés par rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique se voit attribuer une note comprise entre 1 et 5 comme suit: 1 = très faible; 2 = faible; 3 = adéquat; 4 = bon; 5 = très bon.

 

Notes

1. Pertinence de l’action

Sous-note

20

1.1 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux objectifs et priorités de l’appel à propositions, aux thèmes/secteurs/domaines spécifiques ou à toute autre exigence particulière mentionnée dans les lignes directrices à l'intention des demandeurs? Les résultats attendus de l’action respectent-ils les priorités établies dans les lignes directrices à l'intention des demandeurs (section 1.2)?

5

 

1.2  Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux besoins et contraintes particuliers du/des pays ou de la/des région(s) cible(s) et/ou par rapport aux secteurs pertinents (y compris la synergie avec d’autres initiatives de développement et l’absence de double emploi)?

5

 

1.3  Dans quelle mesure les participants (bénéficiaires finaux, groupes cibles) sont-ils clairement définis et choisis de manière stratégique? Leurs besoins (en tant que détenteurs de droits et/ou responsables) et contraintes ont-ils été clairement définis et la proposition les aborde-t-elle de manière appropriée?

5

 

1.4  La proposition contient-elle des éléments particuliers apportant une valeur ajoutée (par exemple, innovation, bonnes pratiques, principes de travail comme mentionnés à la section 2.1.4 des présentes lignes directrices)?

5

 

2. Conception de l’action

Sous-note

30

2.1  Dans quelle mesure la conception générale de l’action est-elle cohérente?

La proposition indique-t-elle les résultats attendus de l’action? La logique d’intervention explique-t-elle la raison de parvenir aux résultats attendus?

5x2*

 

2.2  La conception de l’action reflète-t-elle une analyse rigoureuse des problèmes posés et les capacités des parties prenantes concernées?

5

2.3  La conception de l’action tient-elle compte de facteurs externes (risques et hypothèses)?

5

 

2.4  Les activités sont-elles réalisables et en adéquation avec les résultats attendus (y compris le calendrier)? Les résultats (extrants, réalisations et impacts) sont-ils réalistes?

5

 

2.5  Dans quelle mesure la proposition intègre-t-elle les éléments transversaux pertinents tels que les aspects liés à l’environnement/au changement climatique, la promotion de l’égalité hommes/femmes et de l’égalité des chances, les besoins des personnes handicapées, les droits des minorités et les droits des populations autochtones, la jeunesse, la lutte contre le VIH/sida (s’il existe une forte prévalence dans le pays ou la région cible)?

5

 

NOTE TOTALE

50

 

*Cette note est multipliée par 2 en raison de son importance

Une fois toutes les notes succinctes de présentation évaluées, une liste est établie, classant les actions proposées selon leur note totale.

Dans un premier temps, seules les notes succinctes de présentation ayant obtenu au moins 30 points sont retenues pour la présélection.

Dans un second temps, le nombre de notes succinctes de présentation est réduit, sur la base de leur classement dans la liste, au nombre de notes succinctes de présentation dont le montant cumulé total des contributions demandées est égal à 200 % du budget disponible pour le présent appel à propositions. Le montant des contributions demandées pour chaque note succincte de présentation sera basé sur les enveloppes financières indicatives prévues pour chaque lot, s’il y a lieu.

Après l'évaluation des notes succinctes de présentation, l'administration contractante enverra à tous les demandeurs chefs de file une lettre leur indiquant si leur demande a été soumise avant la date limite, les informant du numéro de référence qui leur a été attribué, de l’évaluation ou non de leur note succincte de présentation et des résultats de cette évaluation. Le comité d’évaluation procédera ensuite à l’évaluation des demandeurs chefs de file dont les demandes ont été présélectionnées.

 

  1. ÉTAPE 2: ÉVALUATION DE LA DEMANDE COMPLÈTE
    En premier lieu, les points suivants sont évalués:
  • Respect, par la demande complète, de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Cette évaluation comprend également une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si l’une des informations demandées manque ou est incorrecte, la demande peut être rejetée pour ce seul motif et elle ne sera pas évaluée plus avant.

Les demandes complètes qui passent ce contrôle avec succès sont ensuite évaluées au regard de leur qualité, y compris en ce qui concerne le budget proposé et la capacité des demandeurs et de l’entité ou des entités affiliées, sur la base des critères d’évaluation de la grille d’évaluation reproduite ci-après. Il existe deux types de critères d’évaluation: les critères de sélection et les critères d’attribution.

Les critères de sélection permettent d’évaluer la capacité opérationnelle du ou des demandeurs et de l’entité ou des entités affiliées et la capacité financière du demandeur chef de file; ils servent à vérifier que ceux-ci:

  • disposent de sources de financement stables et suffisantes pour garantir leur activité tout au long de l’action proposée et, si nécessaire, pour participer à son financement (ceci s’applique uniquement aux demandeurs chefs de file);
  • disposent de la capacité de gestion et des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l’action proposée. Ceci s’applique aux demandeurs et à toute entité affiliée.

Les critères d’attribution permettent d’évaluer la qualité des demandes au regard des objectifs et des priorités fixés dans les lignes directrices et d’octroyer des subventions aux projets qui maximisent l’efficacité globale de l’appel à propositions. Ils aident à sélectionner les demandes dont l’administration contractante peut être sûre qu’elles respecteront ses objectifs et priorités. Ils concernent la pertinence de l’action et sa cohérence avec les objectifs de l’appel à propositions, la qualité, l’impact escompté, la durabilité de l’action ainsi que son efficacité par rapport aux coûts.

Notation:

Les critères d’évaluation sont classés en sections et sous-sections. Chaque sous-section est notée entre 1 et 5, comme suit: 1 = très faible; 2 = faible; 3 = adéquat; 4 = bon; 5 = très bon.

 

Grille d’évaluation

Rubrique

Note maximum

1. Capacité financière et opérationnelle

20

1.1  Les demandeurs et, le cas échéant, l’entité/les entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une expérience en interne suffisante en gestion de projets?

5

1.2  Les demandeurs et, s’il y a lieu, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils en interne une expertise technique suffisante? (en particulier, une connaissance des points à traiter)

5

1.3  Les demandeurs et, s’il y a lieu, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils en interne une capacité de gestion suffisante? (notamment en ce qui concerne le personnel, les équipements et la capacité à gérer le budget de l’action)

5

1.4  Le demandeur principal dispose-t-il de sources de financement stables et suffisantes?

5

2. Pertinence

20

Report de la note obtenue lors de l’évaluation de la note succincte de présentation

 

3. Conception de l’action

15

3.1  Dans quelle mesure la conception de l’action est-elle cohérente? La proposition indique-t-elle les résultats attendus de l’action? La logique d’intervention explique-t-elle la raison de parvenir aux résultats attendus? Les activités proposées sont-elles appropriées, concrètes et cohérentes avec les extrants et réalisation(s) envisagés?

5

3.2  Est-ce que la proposition/le cadre logique inclut des niveaux de référence, objectifs et sources de vérification crédibles? Dans le cas contraire, une étude de référence est-elle prévue (et cette étude est-elle correctement budgétisée dans la proposition)?

5

3.3  La conception de l’action reflète-t-elle une analyse rigoureuse des problèmes posés et les capacités des parties prenantes concernées?

5

4. Approche de la mise en œuvre

15

4.1  Le plan d’action pour la mise en œuvre de l’action est-il clair et réalisable? Le calendrier est-il réaliste?

5

4.2  La proposition inclut-elle un système de suivi efficace et efficient? Une évaluation est-elle prévue (avant, pendant et/ou à la fin de la mise en œuvre)?

5

4.3  Le niveau d’implication et de participation à l’action du/des codemandeur(s) et de l’entité/des entités affiliée(s) est-il satisfaisant?

5

 

5. Durabilité de l’action

15

5.1  L’action est-elle susceptible d’avoir un impact tangible sur les groupes cibles?

5

5.2  L’action est-elle susceptible d’avoir des effets multiplicateurs, y compris la possibilité de reproduction, d’extension, de mise à profit de l’expérience et de partage des connaissances?

5

5.3  Les résultats attendus de l’action proposée sont-ils durables?

- Sur le plan financier (par exemple, financement d’activités de suivi, sources de revenu permettant de couvrir tous les frais de fonctionnement et de maintenance futurs)

- Sur le plan institutionnel (les structures permettront-elles le maintien des résultats de l’action à la fin de celle-ci? Y aura-t-il «appropriation» locale des résultats de l’action?)

- Sur le plan politique (s’il y a lieu) (quelle sera l’incidence structurelle de l’action – par exemple, amélioration de la législation, des codes de conduite, des méthodes)

- Sur le plan environnemental (s’il y a lieu) (l'action aura-t-elle une incidence positive/négative sur l'environnement?)

5

 

6. Budget et rapport coût-efficacité de l’action

15

6.1  Les activités sont-elles correctement transcrites dans le budget?

5

6.2  Le ratio entre les coûts estimés et les résultats est-il satisfaisant?

10

Note totale maximale

100

 

Si la note totale pour la section 1 (Capacité financière et opérationnelle) est inférieure à 12, la demande est rejetée. De même, la demande est rejetée si au moins une des sous-sections de la section 1 reçoit la note de 1.

Si le demandeur chef de file fait une demande sans codemandeurs ou entités affiliées, la note pour le point 4.3 sera de 5, sauf si la participation de codemandeurs ou d’entités affiliées est obligatoire en vertu des présentes lignes directrices à l’intention des demandeurs. 

Sélection provisoire

Après l’évaluation, un tableau est établi, reprenant l’ensemble des demandes classées suivant la note qu’elles ont obtenue. Les demandes ayant obtenu la meilleure note sont provisoirement sélectionnées jusqu’à épuisement du budget disponible pour le présent appel à propositions. En outre, une liste de réserve est établie suivant les mêmes critères. Cette liste sera utilisée si d’autres fonds deviennent disponibles pendant sa période de validité.

 

  1. ÉTAPE 3:           VÉRIFICATION DE L’ÉLIGIBILITÉ DES DEMANDEURS ET DES ENTITÉS AFFILIÉES
    La vérification de l’éligibilité sera effectuée sur la base des pièces justificatives demandées par l’administration contractante (voir section 2.4). Elle sera réalisée par défaut uniquement pour les demandes qui ont été provisoirement sélectionnées sur la base de leur note et dans les limites du budget prévu pour le présent appel à propositions.
  • La déclaration du demandeur chef de file (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) fera l’objet d’une vérification croisée avec les pièces justificatives fournies par ce dernier. Toute pièce justificative manquante ou toute incohérence entre la déclaration du demandeur chef de file et les pièces justificatives peut entraîner le rejet de la demande pour ce seul motif.
  • L’éligibilité des demandeurs et des entités affiliées sera vérifiée sur la base des critères établis aux sections 2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3.

Toute demande rejetée sera remplacée par la demande suivante la mieux placée sur la liste de réserve qui entre dans les limites du budget disponible pour le présent appel à propositions.

 

    1. Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées

Un demandeur chef de file dont la demande a été provisoirement sélectionnée ou inscrite sur la liste de réserve sera informé par écrit par l’administration contractante. Il lui sera demandé de fournir les documents suivants de manière à permettre à l’administration contractante de vérifier son éligibilité et, s’il y a lieu, celle des codemandeurs éventuels et des entités affiliées éventuelles[15].

              1. Les statuts ou articles d’association du demandeur chef de file, des éventuels codemandeurs et des éventuelles entités affiliées[16]. Lorsque l’administration contractante a reconnu l’éligibilité du demandeur chef de file, des codemandeurs ou des entités affiliées pour un autre appel à propositions sur la même ligne budgétaire au cours des deux années précédant la date limite de réception des demandes, une copie du document prouvant leur éligibilité lors d’un appel précédent (par exemple, copie des conditions particulières d’un contrat de subvention attribué pendant la période de référence) devrait être soumise plutôt que les statuts, sauf si le statut juridique a changé dans l’intervalle[17]. Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales ayant signé un accord-cadre avec la Commission européenne. 
              2. Lorsque la demande concerne une subvention pour une action dont le montant dépasse 750 000 EUR ou une subvention de fonctionnement supérieure à 100 000 EUR, le demandeur chef de file doit fournir un rapport d’audit établi par un auditeur externe agréé s’il est disponible, et dans tous les cas lorsqu’un contrôle légal est exigé par le droit de l’Union ou le droit national, Ce rapport certifie les comptes des trois derniers exercices disponibles au maximum. Dans tous les autres cas, le demandeur fournit une déclaration sur l’honneur signée par son représentant autorisé, qui certifie la validité de ses comptes pour les trois derniers exercices disponibles au maximum.   
                Cette exigence ne s’applique qu’à la première demande introduite par un même bénéficiaire auprès d’un ordonnateur compétent lors d’un même exercice.                                                                                   
              3. Les éventuels codemandeurs ou entités affiliées ne sont pas tenus de fournir un rapport d’audit externe.
                Cette obligation ne s’applique ni aux organismes publics ni aux organisations internationales, pour autant que l’organisation internationale en question offre les garanties prévues dans le règlement financier applicable, comme décrit dans le chapitre 6 du PRAG.
              4. Une copie des états financiers les plus récents du demandeur chef de file (compte de résultat et bilan du dernier exercice clos)[18]. Les éventuels codemandeurs ou entités affiliées ne sont pas tenus de fournir une copie de leurs états financiers les plus récents.
              5. Le formulaire «entité légale» (annexe D des présentes lignes directrices) dûment rempli et signé par chacun des demandeurs (le demandeur chef de file et chacun des éventuels codemandeurs), accompagné des pièces justificatives qui y sont demandées. Si les demandeurs ont déjà signé un contrat avec l’administration contractante, ils peuvent fournir leur numéro d’entité légale au lieu du formulaire «entité légale» et des pièces justificatives, à moins que leur statut juridique ait changé entre-temps.
              6. Un formulaire «signalétique financier» du demandeur chef de file (pas des codemandeurs), conforme au modèle joint dans l’annexe E des présentes lignes directrices, certifié par la banque à laquelle le paiement doit être fait. Cette banque devrait être située dans le pays dans lequel le demandeur chef de file est établi. Si le demandeur chef de file a déjà fourni un formulaire «signalétique financier» pour un contrat dans le cadre duquel la Commission européenne était chargée des paiements et s’il entend utiliser le même compte bancaire, il peut se contenter de fournir une copie du formulaire qu’il a soumis à cette occasion.
              7. Une copie des contrats prouvant l’attribution et la gestion de subventions pour la recherche et l'innovation (ou d'autres formes de soutien financier) pour des projets mis en œuvre dans au moins deux pays ACP au cours des cinq dernières années (2014-2018).
              8. Le demandeur chef de file ainsi que l'ensemble des codemandeurs et des entités affiliées remplissent et signent la déclaration sur l'honneur certifiant qu'ils ne se trouvent pas dans l'une des situations d'exclusion (voir section 2.6.10.1 du PRAG).
                Les documents doivent être fournis sous la forme d’originaux, de photocopies ou de versions scannées (montrant, de façon lisible, les cachets, signatures et dates) de ces originaux.
                Lorsque ces documents ne sont pas rédigés dans une des langues officielles de l’Union européenne, une traduction dans l’une des langues de l’appel à propositions des parties pertinentes du document prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, s’il y a lieu, des codemandeurs et de leur(s) entité(s) affiliée(s) doit être jointe pour l’analyse de la demande.
                Lorsque ces documents sont rédigés dans une langue officielle de l’Union européenne autre que celles de l’appel à propositions, il est fortement recommandé, de manière à faciliter l’évaluation, de fournir une traduction dans une des langues de l’appel à propositions des parties pertinentes des documents prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, s’il y a lieu, des codemandeurs et de leur(s) entité(s) affiliée(s).
                Si les pièces justificatives mentionnées ci-dessus ne sont pas fournies avant la date limite fixée dans la demande de soumission des pièces justificatives envoyée par l’administration contractante au demandeur chef de file, la demande pourra être rejetée.
                Après vérification des pièces justificatives, le comité d’évaluation fait une recommandation finale à l’administration contractante, qui décide de l’attribution des subventions.
                NB:   Si l’administration contractante n’est pas convaincue par la force, la solidité et la garantie offertes par le lien structurel entre un demandeur et son entité affiliée, il peut exiger la présentation des documents manquants pour permettre de convertir cette dernière en codemandeur. Si tous les documents manquants sont soumis, et sous réserve que tous les critères d’éligibilité soient satisfaits, l’entité devient codemandeur à toutes fins utiles. Le demandeur chef de file doit soumettre le formulaire de demande modifié en conséquence.
    1. Notification de la décision de l'administration contractante

Les demandeurs chefs de file sont informés par écrit de la décision de l’administration contractante concernant leur demande et, en cas de rejet, des raisons de cette décision négative.

Si un demandeur s’estime lésé par une erreur ou irrégularité commise dans le cadre de la procédure d’attribution, il peut introduire une plainte. Pour plus de détails, voir la section 2.4.15 du guide pratique.

Les demandeurs et, s’ils sont des entités légales, les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sont informés du fait que, s’ils se trouvent dans une des situations de détection rapide ou d’exclusion, leurs coordonnées (nom/dénomination, prénom s’il s’agit d’une personne physique, adresse/siège social, forme juridique et nom et prénom des personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, s’il s’agit d’une entité légale) peuvent être enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion et communiquées aux personnes et entités concernées dans le cadre de l’attribution ou l’exécution d’un contrat de subvention.

Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter la déclaration de confidentialité disponible à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_fr.cfm.

 

 

DATE

HEURE

1.  Réunion d'information (s’il y a lieu)

Octobre/novembre 2019 (à confirmer)

À confirmer

2.  Date limite à laquelle les éventuelles demandes de clarifications doivent être adressées à l’administration contractante

8.1.2020

-

3.  Date limite à laquelle l’administration contractante doit répondre aux demandes de clarifications

17.1.2020

-

4.  Date limite de soumission des demandes

29.1.2020

18h00 (heure de Bruxelles)

5.  Information des demandeurs chefs de file sur l’ouverture, la vérification administrative et l’évaluation de la note succincte de présentation (étape 1)

20.4.2020

-

6.  Information des demandeurs chefs de file concernant l’évaluation des demandes complètes (étape 2)

15.6.2020

-

7.  Notification de l’attribution (après vérification de l’éligibilité) (étape 3)

24.7.2020

-

8.  Signature du contrat

Août 2020

-

Toutes les heures sont celles qui correspondent au fuseau horaire du pays de l’administration contractante.

Ce calendrier indicatif renvoie à des dates provisoires (sauf pour les dates 2, 3 et 4) et peut être mis à jour par l’administration contractante au cours de la procédure. Dans ce cas, le calendrier mis à jour sera publié sur le site internet de la DG Coopération internationale et développement, à l’adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome.

 

    1. Conditions de la mise en œuvre après la décision de l’administration contractante d’attribuer une subvention

Une fois que la décision a été prise d’attribuer une subvention, le ou les bénéficiaires se voient proposer un contrat basé sur le contrat type de subvention (annexe G des présentes lignes directrices). En signant le formulaire de demande (annexe A des présentes lignes directrices), les demandeurs acceptent, si la subvention leur est attribuée, les conditions contractuelles du contrat type de subvention. Si le coordonnateur est une organisation dont les piliers n’ont pas été positivement évalués, il signe une convention de contribution fondée sur le modèle de convention de contribution. Dans ce cas, les références aux dispositions du contrat type de subvention et de ses annexes ne s’appliquent pas. Les références, dans les présentes lignes directrices, au contrat de subvention s’entendent comme des références aux dispositions pertinentes de la convention de contribution.

Marchés d'exécution

Lorsque la mise en œuvre d’une action nécessite la passation de marchés par le ou les bénéficiaires et les éventuelles entités affiliées, ces marchés doivent être attribués conformément à l’annexe IV du contrat type de subvention.

Dans ce contexte, il convient d’opérer une distinction entre l’attribution de marchés d’exécution et la sous-traitance de parties de l’action décrite dans la proposition, à savoir dans la description de l’action jointe au contrat de subvention, cette sous-traitance étant soumise à des restrictions supplémentaires (voir les conditions générales figurant dans le contrat type de subvention). 

Attribution de marchés d’exécution: les marchés d’exécution concernent l’acquisition, par les bénéficiaires, de services courants et/ou de biens et d’équipements nécessaires dans le cadre de leur gestion de projet; ils ne couvrent pas l’externalisation de tâches qui font partie de l’action et qui sont décrites dans la proposition, à savoir dans la description de l’action jointe au contrat de subvention.

Sous-traitance: la sous-traitance est l’exécution, par un tiers auquel un ou plusieurs bénéficiaires ont attribué un marché, de tâches spécifiques faisant partie de l’action telle que décrite dans l’annexe du contrat de subvention (voir également les modalités et conditions générales figurant dans le contrat type de subvention).

 

 

  1. LISTE DES ANNEXES

Documents à remplir

Annexe A:  formulaire de demande de subvention (format Word)

Annexe B:  budget (format Excel)

Annexe C:  cadre logique (format Excel)

Annexe D:  formulaire «entité légale»[19]

Annexe E:   formulaire «signalétique financier»

Annexe F:   formulaire d'enregistrement PADOR

DOCUMENTS POUR INFORMATION[20]

Annexe G:  contrat de subvention

- Annexe II:  conditions générales

- Annexe IV: règles d’attribution des marchés

- Annexe V:  modèle de demande de paiement

- Annexe VI: modèle de rapport narratif et financier

- Annexe VII:       modèle de rapport sur les constatations factuelles et termes de référence techniques pour la vérification des dépenses d'un contrat conclu dans le cadre des actions extérieures de l’UE

- Annexe VIII: modèle de garantie financière

- Annexe IX:         modèle de convention de transfert de propriété d’actifs

 

Annexe H:  déclaration sur l’honneur

Annexe I:    taux des indemnités journalières (per diem), disponibles à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-procurement-contracts/procedures-and-practical-guide-prag/diems_en

Annexe J:   informations relatives au régime fiscal applicable aux contrats de subvention signés dans le cadre de l'appel à propositions

Annexe K:  lignes directrices pour l’évaluation des options simplifiées en matière de coûts

 

Annexe L:   liste des pays éligibles

 

Annexe M: soutien financier à des tiers – conditions

 

Annexe N: dérogations Organisations internationales

 

Liens utiles:

Lignes directrices – Gestion du cycle de projet

http://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en

Mise en œuvre des contrats de subvention

Guide de l’utilisateur

http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19&locale=fr

Manuel pour la gestion financière    

http://ec.europa.eu/europeaid/funding/procedures-beneficiary-countries-and-partners/financial-management-toolkit_en

Nota bene: ce manuel ne fait pas partie du contrat de subvention et n’a pas de valeur juridique. Il fournit simplement des orientations générales et peut, sur certains points, différer du contrat de subvention signé. Afin de garantir le respect de leurs obligations contractuelles, les bénéficiaires ne devraient pas se fier uniquement au manuel, mais toujours consulter les documents contractuels qui les concernent.

 

* * *

 

[1] Transformer notre monde: le Programme de développement durable à l’horizon 2030, Nations unies, 2015

[2] Nouveau Consensus européen pour le développement «Notre monde, notre dignité, notre avenir», 2017

[3] Lorsqu’une subvention est financée par le Fonds européen de développement, toute mention du financement par l’Union européenne doit être comprise comme se référant à un financement par le Fonds européen de développement.

[4] Veuillez noter qu’un demandeur chef de file (coordonnateur) dont les piliers ont été positivement évalués par la Commission européenne et qui se voit accorder une subvention ne signe pas le contrat type de subvention publié avec les présentes lignes directrices, mais une convention de contribution fondée sur le modèle de convention de contribution. Dans les présentes lignes directrices et dans les autres documents concernant le présent appel à propositions, toutes les références au contrat type de subvention s’entendent comme des références aux dispositions pertinentes du modèle de convention de contribution.

[5] Le lieu d’établissement est déterminé sur la base des statuts de l’organisation, qui doivent montrer que l’organisation a été créée par un acte relevant du droit interne du pays concerné et que son siège social est situé dans un pays éligible. À cet égard, aucune entité juridique dont les statuts ont été établis dans un autre pays ne peut être considérée comme une organisation locale éligible, même si les statuts sont enregistrés localement ou si un «protocole d’accord» a été conclu.

[6] À titre d’exemple, l'article 9, paragraphe 1, point f), du règlement (UE) nº 236/2014 prévoit que sont admissibles à un financement les pays membres de l'OCDE, dans le cas de contrats mis en œuvre dans un pays moins avancé ou dans un pays pauvre lourdement endetté, figurant dans la liste des bénéficiaires de l'APD.

[7] Idem, note de bas de page 5. 

[8] Idem, note de bas de page 6.

[9] Le demandeur chef de file est appelé «coordinateur» dès la signature du contrat de subvention.

[10] Les listes actualisées des sanctions sont disponibles à l’adresse suivante: www.sanctionsmap.eu. Veuillez noter que la carte des sanctions est un outil informatique permettant de répertorier les régimes de sanctions. Les sanctions résultent d’actes juridiques publiés au Journal officiel (JO). En cas de divergence entre les actes juridiques publiés et les mises à jour du site internet, c'est la version du JO qui prime.

 

[11] Veuillez consulter l’annexe L, en particulier la note de bas de page 1, concernant le statut de l’Afrique du Sud.

[12] Ces tiers n’étant ni des entités affiliées ni des associés ni des contractants.

[13] Veuillez consulter l’annexe L, en particulier la note de bas de page 1, concernant le statut de l’Afrique du Sud.

[14] Selon la définition du CAD de l’OCDE, le terme «résultats» recouvre: l’«impact» (objectif général), la ou les «réalisation(s)» (objectif(s) spécifique(s)] et les «extrant(s)»).

[15] Aucune pièce justificative ne sera requise pour des demandes de subvention ne dépassant pas 60 000 EUR.

[16] Lorsque le demandeur chef de file, un ou des codemandeurs et/ou une ou des entités affiliées sont des entités publiques créées par une loi, une copie de ladite loi doit être fournie.

[17] À insérer uniquement lorsque les conditions d’éligibilité n’ont pas changé d’un appel à propositions à l’autre.

[18] Cette obligation ne s’applique pas aux personnes physiques ayant reçu une bourse ou qui ont un besoin pressant d’aide directe, ni aux entités publiques et aux organisations internationales. Elle ne s’applique pas non plus lorsque les états financiers sont, en pratique, les mêmes documents que le rapport d’audit externe déjà fourni conformément à la section 2.4.2.

[19] Applicable uniquement lorsque c’est la Commission européenne qui effectuera les paiements dans le cadre des contrats qui seront signés.

[20] Ces documents devraient également être publiés par l’administration contractante.vv

 

 

 Consultez les lignes directrices à l'intention des demandeurs de subvention et les annexes au lien suivant : publication website

 

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