Delegation of the European Union to Chad

Appel à propositions ouvert

11/04/2018 - 11:16
Grants

Appel à propositions ouvert relatif à la Facilitation de processus de dialogue multi-acteurs sur les questions liées au dialogue intercommunautaire et interreligieux autour d’enjeux liés à la gouvernance, la cohésion sociale et la consolidation de la paix

1.projet d’appui a la societe civIle au tchad

 

1.1Contexte

L’évolution du mouvement associatif tchadien est intimement liée à celle du contexte politique du pays. Par ailleurs, mis à part les groupements et coopératives rurales, la société civile tchadienne est essentiellement urbaine, toutes régions confondues. Cela s’expliquerait par le fait que la création de ces organisations est souvent l’initiative de l'élite urbaine. Les OSC à caractère ethnique, régional ou villageois sont des instruments de solidarité pour mener des interventions dans les communautés d’origine. Les associations sans but lucratif, dont font partie les ONG et les autres associations militantes, interviennent en milieu rural, mais n'y ont pas un fort enracinement. En revanche, leurs initiatives en matière de structuration ou de conscientisation restent capitales. Leur répartition à travers le pays est très inégale et la plupart d’entre elles sont implantées à N’Djamena et dans la partie sud du pays.

 

Ce projet est conçu pour appuyer à travers le11ème FED, la volonté de l’état du Tchad de contribuer à l’enracinement de la démocratie et de la culture de dialogue et paix au Tchad à travers une participation croissante et effective des OSC, et, par leur biais, du citoyen, dans le processus de la vie politique, économique et sociale du pays.

 

Le présent projet se justifie et répond aux multiples besoins et éléments de contexte suscités.  Le projet vise aussi à mettre en œuvre la "feuille de route société civile 2014-2017" de l'Union européenne et les autres Partenaires Techniques et Financiers (PTF) pour l'engagement avec la société civile au Tchad. L'appui de l'UE à la société civile Tchadienne au cours des  dernières années a été fait à travers des subventions directes, le présent projet sera la première expérience d'un véritable programme de renforcement de la société civile à mettre en œuvre par l'état Tchadien. Le renforcement de la capacité d'encadrement par l'Etat de la société civile est un élément important du projet.

 

 

1.2 Objectif  et priorité du PASOC et de cet appel à propositions

L'objectif général du PASOC auquel concourt cet appel à propositions est de contribuer à l’enracinement de la démocratie et de la culture de dialogue et de paix au Tchad à travers une participation croissante et effective des OSC, et par leur biais, du citoyen, dans le processus de la vie politique, économique et sociale du pays.

L'objectif spécifique du PASOC auquel concourt cet appel à propositions est de faire de la société civile tchadienne un partenaire responsable, crédible, informé et compétent de la vie économique, politique et sociale, du pays, afin d'accroitre, à terme, la participation citoyenne dans le processus de prise et suivi des décisions, au niveau local et national. L'objet de cet appel à propositions est d’identifier et financer les activités soutenant la cohésion sociale et permettant de promouvoir des messages de cohésion sociale. Pour favoriser et soutenir la cohésion sociale et le « vivre ensemble »  

 

1.3Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l'administration contractante

Le montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à propositions s'élève à 350 632 EUR soit 230 000 000 FCFA.

L’administration contractante se réserve la possibilité de ne pas attribuer tous les fonds disponibles. (Les demandes seront libellées en FCFA et seront attribuées dans une seule monnaie)

Montant des subventions

Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les montants suivants :

  • montant minimum : 17 000 000 FCFA (25 916 €) (ce montant constitue la partie financée par l’UE )

  • montant maximum: 23 000 000 FCFA (35 063€) (ce montant constitue la partie financée par l’UE)

Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les pourcentages minimum et maximum suivants du total des coûts éligibles de l'action :

  • pourcentage minimum : 50 % du total des coûts éligibles de l'action

  • pourcentage maximum : 95 % du total des coûts éligibles de l'action (voir également point 2.1.5).

  • La subvention participe au financement du projet, mais ne couvre donc pas la totalité de ses coûts. Elle ne peut être supérieure à 95 % du montant du projet. Le reste doit être cofinancé par le demandeur (à ce sujet, voir le point 2.1.5).

  • Le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant demandé à l'administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fonds européen de développement. Une contribution propre de minimum 5 % est demandée aux porteurs de projets. Cette contribution fait partie intégrante du budget global du projet. Le budget (100%) comprend donc la subvention (maximum 95%) et la contribution du demandeur (minimum 5%).

 

2.RÈgles applicables au prÉsent appel À propositions

 

Les présentes lignes directrices définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions financées dans le cadre du présent appel à propositions, en conformité avec le Guide pratique, qui s'applique au présent appel (disponible sur le site Internet d'EuropeAid à l’adresse suivante :

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=fr)[1].

2.1Critères d’éligibilité

Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement :

  1. les acteurs:

  2. le demandeur chef de file, c’est-à-dire l'entité soumettant le formulaire de demande (2.1.1),

  3. le cas échéant, le(s) codemandeur(s) (sauf disposition contraire, le demandeur chef de file et le(s) codemandeur(s) sont ci-après dénommés conjointement les «demandeurs») (2.1.1),

  4. et, le cas échéant, le(s) entité(s) affiliée(s) au demandeur chef de file ou aux codemandeurs (2.1.2);

  5. les actions:

  6. les actions pouvant bénéficier d’une subvention (2.1.4);

  7. les coûts:

  8. les types de coûts pouvant être inclus dans le calcul du montant de la subvention (2.1.5).

2.1.1       Éligibilité des demandeurs (demandeur chef de file et codemandeur(s))

Demandeur chef de file

  1. Pour pouvoir prétendre à une subvention, le demandeur chef de file doit satisfaire aux conditions suivantes:

  2. être une personne morale

  3. être sans but lucratif; et

  4. être une organisation n’ayant pas les mêmes objectifs que les formations politiques ;

  5. appartenir à l’une des catégories suivantes: organisation non gouvernementale et organisation de la société civile tchadienne, autorité locale.

  6. être établi[2] au Tchad

  7. être directement chargé de la préparation et de la gestion de l’action avec le(s) codemandeur(s) et l'entité/les entités affiliée(s) et non agir en tant qu’intermédiaire

  8. avoir au moins deux ans d’existence ;

  9. Les demandeurs potentiels ne peuvent participer à des appels à propositions ni être bénéficiaires d'une subvention s'ils se trouvent dans une des situations mentionnées au point 2.3.3 du Guide pratique. À la partie B, section 8 du formulaire de demande de subvention (« déclaration du demandeur chef de file»), le demandeur chef de file doit déclarer que ni lui‑même ni le(s) codemandeur(s) ni l'entité/les entités affiliée(s) ne se trouvent dans une de ces situations.

Le demandeur chef de file peut agir soit individuellement, soit avec un ou des codemandeurs conformément aux prescriptions ci-après.

Si la subvention lui est attribuée, le demandeur chef de file devient le bénéficiaire identifié comme le coordinateur dans l’annexe e3h1 (Conditions particulières). Le coordinateur est l’interlocuteur principal de l’administration contractante. Il représente les éventuels autres bénéficiaires et agit en leur nom. Il conçoit et coordonne la mise en œuvre de l’action.

Codemandeur(s)

Les codemandeurs participent à la définition et à la mise en œuvre de l’action, et les coûts qu’ils encourent sont éligibles au même titre que ceux encourus par le demandeur chef de file.

Les codemandeurs doivent satisfaire aux critères d’éligibilité qui s'appliquent au demandeur chef de file lui‑même.

Les codemandeurs doivent signer le mandat à la partie B, section 4, du formulaire de demande de subvention.

Si la subvention leur est attribuée, les éventuels codemandeurs deviendront les bénéficiaires de l'action, avec le coordinateur.

Entité(s) affiliée(s)

Le demandeur chef de file et ses codemandeurs peuvent agir avec une ou des entités affiliées.

Seules les entités suivantes peuvent être considérées comme affiliées au demandeur chef de file et /ou au(x) codemandeur(s):

Seules les entités liées structurellement aux demandeurs (le demandeur chef de file ou un codemandeur), notamment sur le plan capitalistique ou juridique.

Ce lien structurel recouvre principalement deux notions :

  1. le contrôle, au sens de la Directive 2013/34/UE relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d’entreprises:

    Les entités affiliées à un demandeur peuvent donc être:

  2. des entités contrôlées directement ou indirectement par le demandeur (filiale ou filiale de premier rang) ou contrôlées par une entité elle-même contrôlée par le demandeur (sous-filiales ou filiales de deuxième niveau). Ceci est valable pour les autres niveaux de contrôle;

  3. des entités contrôlant directement ou indirectement par le demandeur (maison mère). De la même façon, il peut s’agir d’entités contrôlant une compagnie contrôlant le demandeur;

  4. des entités au même niveau de contrôle direct ou indirect que le demandeur (sociétés sœurs).

    1. l’adhésion, c’est-à-dire que le demandeur est juridiquement défini comme par exemple un réseau, une fédération, une association à laquelle l’entité affiliée participe, ou le demandeur participe à la même organisation (par exemple un réseau, une fédération ou une association) que l’entité affiliée proposée.

      Le lien structurel ne doit pas être limité à l’action ni établi seulement pour la mettre en œuvre. Il doit exister indépendamment de l’attribution de la subvention. Cela signifie que ce lien pourrait exister avant l’appel à propositions et rester valide une fois l’action terminée.

      Exceptionnellement l’entité peut être considérée comme affiliée au demandeur même si le lien structurel est limité à l’action ou établi seulement pour sa mise en œuvre dans le cas de «demandeurs uniques» ou «bénéficiaires uniques». Un demandeur unique ou un bénéficiaire unique est une entité juridique formée de plusieurs entités ou groupe d’entités qui satisfont ensemble aux critères d’attribution de la subvention. Par exemple une association est formée de ses membres.

      Que ne peut pas être une entité affiliée ?

      Les organismes suivants ne peuvent pas être considérés comme des entités affiliées au demandeur :

  5. les attributaires de marchés lancés par le demandeur de la subvention ou ses sous-traitants, les entités à qui un service public est délégué ou concédé pour le compte d’un demandeur ;

  6. celles qui perçoivent un soutien financier de la part du demandeur ;

  7. celles qui collaborent régulièrement avec un demandeur sur la base d’un protocole d’accord ou qui partagent des actifs;

  8. celles qui ont signé un accord de consortium dans le cadre d’un contrat de subvention (sauf si cet accord de consortium conduit à la création d’un «demandeur unique» tel que décrit ci-dessus).

    Comment vérifier l’existence du lien avec un demandeur ?

    L’affiliation résultant d’une relation de contrôle peut être établie en particulier sur base des comptes consolidés de groupe auquel appartiennent le demandeur et l’entité affiliée proposée.

    Celle résultant d’une adhésion peut être établie en particulier sur base des statuts (ou tout acte constitutif équivalent) définissant le demandeur comme un réseau, une fédération ou une association auquel ou auquel/à laquelle le demandeur participe.

    Si un contrat de subvention est attribué aux demandeurs, leurs entité(s) affiliée(s) ne deviendront ni bénéficiaires de l’action ni signataires du contrat. Toutefois elles participent à la définition et à la mise en œuvre de l’action et les coûts qu’elles encourent (notamment ceux relatifs aux marchés de mise en œuvre et au soutien financier aux tiers) peuvent être éligibles à la condition de respecter les règles pertinentes applicables au(x) bénéficiaire(s) en vertu du contrat de subvention.

    Les entités affiliées doivent satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité que ceux applicables au demandeur chef de file ou aux codemandeurs. Elles doivent par ailleurs signer la déclaration disponible à la partie B, section 5, du formulaire de demande de subvention.]

Les entités suivantes ne sont ni des demandeurs ni des entités affiliées. Elles n’ont pas à signer le «mandat pour codemandeur(s)» ou la «déclaration d’entité affiliée»:

  • < >

    < >2.1.4                Actions éligibles : pour quelles actions une demande peut-elle être présentée ?

     

    Définition

    Une action comprend une série d’activités.

    Durée

    La durée initiale prévue d’une action ne peut pas être inférieure à 10 mois ni excéder 12 mois.

    Secteurs ou thèmes

    L’action peut porter sur l’un deux axes principaux, ou sur les deux :

    1. axe culturel, pour promouvoir la culture de la paix et de la non-violence entre les personnes et les groupes, pour retrouver les fondements de la paix dans les traditions religieuses des communautés, à travers la production artistique (musique, conte, chants, poèmes, etc.).

    2. axe sportif, qui offre l’opportunité de favoriser l’apprentissage de règles, le respect des autres, le travail en commun, la notion d’arbitre, etc.

    Les propositions doivent concerner les actions suscitant au sein des populations :

    • la richesse qu’engendrent les diversités culturelles, religieuses et sociales qui contribuent au développement du pays.

    • le respect de l’autre dans sa différence ;

    • les valeurs fondamentales d’une République (notamment le sens de l’intérêt général, le bien commun, le vivre ensemble dans les villages, ferricks, quartiers et villes,) ;

    Couverture géographique

    Les actions doivent être mises en œuvre dans le territoire national du Tchad.

    Types d’action

    La priorité est accordée aux actions qui concourent aux résultats suivants :

    1. amélioration de la gouvernance ;

    2. cohésion sociale et consolidation de la paix ;

    3. dialogue intercommunautaire et interactif ;

    4. dialogue intergénérationnel.

    Les types d’action suivants ne sont pas éligibles :

    • actions consistant uniquement ou principalement à parrainer la participation de particuliers à des ateliers, séminaires, conférences et congrès;

    • actions consistant uniquement ou principalement à financer des bourses individuelles d'études ou de formation;

    • actions consistant à s’engager dans l’agenda des formations politiques en conquête du pouvoir ;

    • actions contraires à l’objet de sa création tel qu’il figure dans les textes statutaires ;

    • actions tendant à mettre en cause l’unité nationale et les institutions de la République.

    • les actions consistant exclusivement ou prioritairement en dépenses en capital, par ex. des terrains, des bâtiments, des équipements et des véhicules, excepté dans des circonstances particulières

       

    Types d’activités envisagées (à titre indicatif non-exhaustif)

    • Formation des leaders communautaires et religieux sur la laïcité et les valeurs républicaines ;

    • Journées de partage intercommunautaire ;

    • Organisation des rencontres amicales et d’échanges entre les jeunes des différentes communautés et religions ;

    • Semaines de rencontres islamo-chrétiennes (rencontres conviviales, conférences, spectacles etc.) ;

    • Mise en lien et mise en réseau des communautés chrétiennes et musulmanes ;

    • Sensibilisation au dialogue interreligieux dans les établissements scolaires ;

    • Création des groupes/clubs interreligieux dans les établissements scolaires ;

    • Mise en place des collèges des jeunes pour la paix et le développement ;

    • Organisation des colonies de vacances entre élèves des établissements de différentes régions autour des travaux d’intérêt général ;

    • Manifestation artistiques et intercommunautaires dans les maisons des jeunes ;

    • Organisations des conférences-débats autour des thématiques liées à la laïcité, la gouvernance, la cohésion sociale et les valeurs républicaines ;

    • Production théâtrale autour de thématiques précitées ;

    • Contribution à la prévention et à la gestion pacifique des conflits ;

    • Création d’un cadre de dialogue et d’établissement de confiance entre les acteurs politiques, les jeunes et les OSC ;

    • Appui des activités de réinsertion socioéconomique et de création d’emploi pour les jeunes vulnérables afin qu’ils soient renforcés comme messagers de paix dans leurs communautés ;

    • Production et diffusion d’émission radio et télé en soutien à la cohésion sociale, la consolidation de la paix et le dialogue intercommunautaire ;

    • Appui aux radios communautaires existantes à la conception et à l’animation des programmes en matière de promotion des droits, de la cohabitation ;

    • Promotion de la participation civique, la coexistence pacifique, le respect de l’identité de l’autre dans la diversité, la cohésion sociale notamment par les activités socio culturelles ;

    • Développement des stratégies d’encadrement de la jeunesse autour des activités communautaires, sociales, qui mettent en valeur leur potentiel et encouragent leur engagement civique et social ;

    Cette liste n’est pas exhaustive.

     

    Soutien financier à des tiers[3]

    Les demandeurs ne peuvent pas proposer de soutenir des tiers financièrement.

    Visibilité

    Les demandeurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la visibilité du financement ou cofinancement par l’Union européenne. Les actions financées entièrement ou partiellement par l’Union européenne doivent autant que possible comprendre des activités d’information et de communication visant à sensibiliser tout ou partie du public aux motifs de l’action, au motif de l’aide fournie par l’Union européenne dans le pays ou la région concernée, ainsi qu’aux résultats et impact de cette aide.

    Les demandeurs doivent se conformer aux objectifs et priorités et garantir la visibilité du financement de l'UE (se référer au manuel de communication et de visibilité pour les actions extérieures de l'UE tel qu'établi et publié par la Commission européenne, qui peut être consulté à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/manuel-de-comm-unication-et-de-visibilite-pour-les-actions-exterieures-de-lunion-europeenne_fr ).

    Nombre de demandes et de subventions par demandeur/entité affiliée

    Le demandeur chef de file ne peut soumettre plus d’une demande dans le cadre du présent appel à propositions.

    Le demandeur chef de file ne peut pas se voir attribuer plus d’une subvention au titre du présent appel à propositions.

    Le demandeur chef de file ne peut pas être en même temps un codemandeur ou une entité affiliée dans une autre demande.

    Un codemandeur/une entité affiliée ne  peut pas être un codemandeur ou une entité affiliée dans plus d’une  demande dans le cadre du présent appel à propositions.

    Un codemandeur/une entité affiliée ne peut pas se voir attribuer plus d’une subvention au titre du présent appel à propositions.

    Seuls les «coûts éligibles» peuvent être couverts par une subvention. Les types de coûts éligibles et inéligibles sont indiqués ci-dessous. Le budget constitue à la fois une estimation des coûts et un plafond global des «coûts éligibles».

    Le remboursement des coûts éligibles peut être basé sur une des formes suivantes, ou toute combinaison de celles-ci:

    • les coûts effectivement supportés par le(s) bénéficiaire(s) et l'/les entité(s) affiliée(s)

    • une ou plusieurs options de coûts simplifiés.

      Les coûts simplifiés peuvent prendre les formes suivantes :

    • coûts unitaires: couvrent tout ou partie des catégories de coûts éligibles spécifiques qui sont clairement déterminées à l'avance par référence à un montant par unité;

    • montants forfaitaires: couvrent globalement tout ou partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l'avance;

    • financements à taux forfaitaire: couvrent des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l'avance par l'application d'un pourcentage fixé à l'avance.

      Les montants ou taux doivent être estimés en utilisant des informations objectives telles que des données statistiques ou tout autre moyen objectif ou en se référant aux données historiques certifiées ou vérifiables des demandeurs ou de l'/les entité(s) affiliée(s). Les méthodes utilisées pour déterminer les montants ou les taux des coûts unitaires, les montants forfaitaires ou les taux forfaitaires doivent satisfaire aux critères fixés à l'annexe K et faire en sorte, en particulier, que les coûts soient relativement proches de ceux effectivement encourus par le(s) bénéficiaire(s) et l'/les entité(s) affiliée(s), qu'ils soient conformes à leurs pratiques comptables, qu'aucun bénéfice ne soit réalisé et qu’ils ne soient pas déjà couverts par d'autres sources de financement (pas de double financement). Veuillez vous référer aux instructions et à la liste de vérification incluses à l'annexe K pour évaluer si les coûts proposés peuvent être raisonnablement acceptés.

      Les demandeurs proposant cette forme de remboursement doivent clairement indiquer, dans la feuille de calcul n° 1 de l'annexe B, chaque rubrique/poste de coûts éligibles concernés par ce type de financement, c.-à-d. ajouter, en lettres capitales, la mention «COÛT UNITAIRE» (par mois/vol., etc.), «MONTANT FORFAITAIRE», «TAUX FORFAITAIRE» dans la colonne «Unité» (voir l’exemple à l'annexe K).

      En outre, à l'annexe B, dans la deuxième colonne de la feuille de calcul n° 2 «Justification des coûts estimés», les demandeurs doivent, pour chaque poste budgétaire correspondant:

    • décrire les informations et méthodes utilisées pour déterminer les montants des coûts unitaires, les montants forfaitaires et/ou les taux forfaitaires, indiquer à quels coûts elles se réfèrent, etc.;

    • expliquer clairement les formules de calcul du montant éligible final[4];

    • identifier le bénéficiaire qui utilisera l'option de coûts simplifiés (dans le cas d'une entité affiliée, préciser d'abord le bénéficiaire, afin de vérifier le montant maximum par bénéficiaire (qui inclut, le cas échéant, les options de coûts simplifiés de son/ses entité(s) affiliée(s)).

      Lors de la phase d'attribution de la subvention, l'administration contractante accepte ou non les montants ou taux proposés sur la base du budget prévisionnel soumis par les demandeurs, en analysant les données factuelles des subventions utilisées par les demandeurs ou d'actions similaires et en procédant aux contrôles décrits à l'annexe K.

      Le montant total du financement sur la base d'options de coûts simplifiés qui peut être autorisé par l'administration contractante pour un des demandeurs pris individuellement (y compris les options de coûts simplifiés proposées par leurs propres entités affiliées) ne peut excéder 60 000 EUR (les coûts indirects ne sont pas pris en compte).

      Les recommandations d’attribuer une subvention sont toujours subordonnées à la condition que les vérifications précédant la signature du contrat de subvention ne révèlent pas de problèmes nécessitant des modifications du budget (par exemple, les erreurs arithmétiques, les inexactitudes, les coûts irréalistes et les coûts non éligibles). Cette procédure de vérification peut donner lieu à des demandes de clarification et conduire l'administration contractante à imposer des modifications ou des réductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces corrections ne peuvent entraîner une augmentation de la subvention ou du pourcentage du cofinancement de l'UE.

      En conséquence, il est dans l’intérêt des demandeurs de fournir un budget réaliste et d’un rapport coût‑efficacité convenable.

       

    Les coûts simplifiés peuvent également prendre la forme d’une répartition des coûts d’une antenne.

    Les antennes sont des infrastructures locales établies dans l'un des pays où l’action est mise en œuvre ou un pays proche. (Lorsque l'action est mise en œuvre dans plusieurs pays tiers, il peut y avoir plus d’une antenne). Les coûts peuvent couvrir les bureaux locaux ainsi que les ressources humaines.

    Une antenne peut être exclusivement consacrée à l'action financée (ou cofinancée) par l'UE ou peut être utilisée pour d’autres projets mis en œuvre dans le pays partenaire. Lorsque l'antenne est utilisée pour d'autres projets, seule la part des coûts capitalisés et des coûts de fonctionnement correspondant à la durée de l’action et le taux d’utilisation réel de cette antenne aux fins de l’action peut être déclarée comme coûts directs éligibles.

    La part des coûts imputables à l'action peut être déclarée comme coûts réels ou fixée par le(s) bénéficiaire(s) sur la base d’une méthode de répartition simplifiée (répartition).

    La méthode suivie pour la répartition doit être :

    1. conforme aux pratiques usuelles de comptabilité et de gestion du bénéficiaire et appliquée de manière cohérente, indépendamment de la source de financement, et

    2. fondée sur une clé de répartition objective, juste et fiable. (Consultez l’annexe K pour des exemples de clés de répartition acceptables).

    Une description, rédigée par l'entité, de la méthode de répartition utilisée pour définir les coûts de l'antenne conformément aux pratiques et principes comptables et de gestion usuels de l’entité et expliquant comment la méthode répond aux conditions 1 et 2 ci-dessus, doit être présentée sur une feuille séparée et annexée au budget.

    La méthode sera examinée et acceptée par le comité d'évaluation et l’administration contractante lors de la phase d’attribution du marché. Le demandeur est invité à soumettre (le cas échéant) la liste des contrats auxquels la méthodologie proposée a déjà été appliquée et dont la bonne application a été confirmée par une vérification des dépenses.

    Lors des vérifications des comptes, les contrôleurs vérifieront si les coûts déclarés sont conformes à la méthode décrite par le(s) bénéficiaire(s) et acceptée par l’administration contractante.

    Les registres et documents pertinents seront conservés par le(s) bénéficiaire(s) pour démontrer que la méthode de répartition simplifiée est conforme aux conditions définies ci-dessus. À la demande du(des) bénéficiaire(s), cette conformité peut être évaluée et approuvée au préalable par un auditeur indépendant externe. Dans ce cas, la méthode de répartition simplifiée sera acceptée automatiquement par le comité d’évaluation et ne sera pas mise en cause par des contrôles ex post.

    Lorsque les coûts sont déclarés sur la base d'une telle méthode de répartition, le montant imputé à l'action doit être indiqué dans la colonne « COÛTS TOTAUX» et la mention «RÉPARTITION» doit être indiquée dans la colonne «unités» [sous les rubriques budgétaires 1 (ressources humaines) et 4 (bureaux locaux)].

    Coûts directs éligibles

    Pour être éligibles aux fins du présent appel à propositions, les coûts doivent respecter les conditions prévues à l'article 14 des conditions générales du modèle de contrat de subvention (voir annexe G des présentes lignes directrices).

    Réserve pour imprévus

    Le budget peut inclure une réserve pour imprévus correspondant au maximum à 5 % des coûts directs éligibles estimés. Elle ne peut être utilisée qu’avec l'autorisation écrite préalable de l'administration contractante.

    Coûts indirects éligibles

    Les coûts indirects supportés pendant la mise en œuvre de l'action peuvent être éligibles pour un financement forfaitaire, mais le montant total ne peut excéder 7 % du total estimé des coûts directs éligibles. Les coûts indirects sont éligibles pour autant qu'ils n'incluent pas de coûts portés en compte sur une autre rubrique du budget dans le modèle de contrat de subvention. Le demandeur chef de file peut être invité à justifier le pourcentage demandé avant la signature du contrat de subvention. Cependant, une fois le taux forfaitaire fixé dans les conditions particulières du contrat de subvention, aucune pièce justificative ne devra être fournie par le bénéficiaire.

    Si un des demandeurs ou une des entités affiliées bénéficie d'une subvention de fonctionnement financée par l'UE, il/elle ne peut inscrire des coûts indirects sur les coûts qu'il/elle supporte au budget proposé pour l'action.

    Contribution du demandeur

    Le taux exigé de participation des demandeurs porteurs  d’action est de minimum 5% du budget total du projet. A titre d’exemple, pour une subvention de  20 000 000 FCFA (soit 30 489 euros), la contribution propre de 5% s’élève à 1 000 000 FCFA (soit 1 524 euros) pour un coût total de l’action s’élevant à 21 000 000 CFA (soit 32 013  euros).

     La contribution du demandeur peut être en nature, en nature et en espèce ou en espèce seulement.

    Apports en nature

    Par «apports en nature», il faut entendre les biens ou services fournis gracieusement par une tierce partie à des bénéficiaires ou à des entités affiliées. Les apports en nature n'impliquant aucune dépense pour des bénéficiaires ou des entités affiliées, ils ne constituent pas des coûts éligibles.

     L'administration contractante peut accepter le cofinancement en nature s'il le considère nécessaire ou approprié. Dans de tels cas, la valeur de ces apports ne peut excéder :

    1. ni les coûts supportés réellement et dûment justifiés par des pièces comptables;

    2. ni les coûts généralement acceptés sur le marché de référence en question.

      Les apports de type immobilier doivent être exclus du calcul du montant du cofinancement. Les apports en nature doivent respecter les règles nationales en matière fiscale et de sécurité sociale.

      Si le cofinancement en nature est proposé, il doit figurer à l’annexe B (feuille de calcul 3) des lignes directrices à l’intention des demandeurs sur les sources de financement attendues pour l’action. Le même montant doit être inscrit au budget (feuille de calcul 1).]

      NB : Les cofinancements en nature sont acceptés sous réserve d’une évaluation possible de cet apport.

      Coûts inéligibles

      Les coûts suivants ne sont pas éligibles :

    3. les dettes et la charge de la dette (intérêts);

    4. les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles;

    5. les coûts déclarés par le(s) bénéficiaire(s) et financés par une autre action ou un autre programme de travail bénéficiant d'une subvention de l'Union européenne (y compris par le FED);

    6. les achats de terrains ou d’immeubles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre directe de l’action, auquel cas leur propriété doit être transférée conformément à l’article 7.5 des conditions générales du modèle de contrat de subvention, au plus tard à l’issue de l’action;

    7. les pertes de change;

    8. les crédits à des tiers.

    9. le coût des salaires du personnel de l’administration nationale.

    2.2Présentation de la demande et procédures à suivre

    Les informations dans PADOR ne seront pas utilisées dans le cadre du présent appel à propositions.

    L'enregistrement préalable des demandeurs dans la base de données de la Commission Européenne PADOR  pour cet appel à propositions n'est pas exigé «  mais il est recommandé ».

    Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions sur la note succincte de présentation et la demande complète contenues dans le formulaire de demande de subvention annexé aux présentes lignes directrices (annexe A).

    Les demandeurs doivent soumettre leur demande en  français

    Toute erreur ou incohérence majeure relative aux points mentionnés dans les instructions pour l'élaboration de la note succincte de présentation ou toute incohérence majeure dans la demande (par exemple si les montants mentionnés dans les feuilles de calcul du budget ne correspondent pas) peut conduire au rejet de la demande.

    Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et empêchent donc l'administration contractante de réaliser une évaluation objective.

    Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.

    Il est à noter que seuls le formulaire de demande de subvention et les annexes publiées qui doivent être complétées (budget, cadre logique, déclaration de valorisation de la contribution en nature,) seront évalués. Il est par conséquent très important que ces documents contiennent TOUTES les informations pertinentes concernant l’action. Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.

    Les demandes doivent être soumises en un original et deux (2) copies en format A4, reliées séparément. Le formulaire complet de demande (partie A: note succincte de présentation et partie B: formulaire complet de demande), le budget et le cadre logique doivent également être fournis sous format électronique (CD-ROM ou clés USB[5])  dans un fichier séparé et unique (en d'autres termes, la demande ne doit pas être morcelée en différents fichiers). Le fichier électronique doit être exactement identique à la version papier jointe.

    La liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention) et la déclaration du demandeur chef de file (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) doivent être agrafées séparément et jointes dans l’enveloppe.

    Lorsqu’un demandeur chef de file envoie plusieurs demandes (si cela est autorisé dans les lignes directrices de l’appel à propositions en question), chacune d’elles doit être envoyée séparément.

    L’enveloppe extérieure doit porter le numéro de référence et l'intitulé de l’appel à propositions, ainsi que le numéro de lot et son intitulé, la dénomination complète et l'adresse du demandeur chef de file, ainsi que la mention «Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture».

    Les demandes doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée en recommandé ou par messagerie express privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous :

     

    Adresse postale

    PROJET D’APPUI A LA SOCIETE CIVILE- PASOC

    Quartier Djambal Bahr

    Rue Behagle

    BP : 5667 N’Djamena, tél +235 98 97 17 49 ; +235 22 52 62 00

     

    Les demandes envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées.

    Les demandeurs chefs de file doivent s’assurer que leur demande est complète en utilisant la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Les demandes incomplètes peuvent être rejetées.

    La date limite de soumission des demandes est fixée au 09 mai 2018   tel que prouvé par la date d'envoi, le cachet de la poste ou la date de l'accusé de réception. En cas de remise en main propre, l'heure limite de réception est fixée à 15 heures 30 minutes (heure locale) telle que prouvée par le reçu signé et daté. Toute demande soumise après la date limite sera automatiquement rejetée.

    Cependant, pour des raisons d'efficacité administrative, l'administration contractante peut rejeter toute demande envoyée dans les délais mais reçue après la date effective d'approbation de la première étape de l'évaluation (la note succincte de présentation) (voir calendrier indicatif au point 2.5.2).

    Une session d’information relative au présent appel à propositions sera organisée le 17 avril 2018   à 10 h 00 mn au PROJET D’APPUI A LA SOCIETE CIVILE- PASOC Quartier Djambal Bahr Rue Behagle BP : 5667 N’Djamena, tél +235 98 97 17 49 ; +235 22 52 62 00

    Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique ou remise en main propre, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des demandes, à l'/aux adresse(s) figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions:

     

    Remise en main propre à l’adresse suivante

    PROJET D’APPUI A LA SOCIETE CIVILE- PASOC

    Quartier Djambal Bahr

    Rue Behagle

    BP : 5667 N’Djamena, tél +235 98 97 17 49 ; +235 22 52 62 00

     

    L'administration contractante n'a pas l'obligation de fournir des éclaircissements au sujet des questions reçues après cette date.

    Il y sera répondu au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des demandes.

    Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file, des codemandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d'activités spécifiques.

    Les questions pouvant présenter un intérêt pour les autres demandeurs, ainsi que les réponses à ces questions seront publiées sur le site web d'EuropeAid à l’adresse suivante : https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome et sur les sites web du PASOC ; www.pasoc-tchad.org  du PAON paonfed-td.org ; et de la DUE. Il est par conséquent recommandé de consulter régulièrement les sites internet dont l'adresse figure ci-dessus afin d'être informé des questions et réponses publiées.

    2.3Évaluation et sélection des demandes

    Les demandes seront examinées et évaluées par un comité d’évaluation composé à cet effet.  . Le Comité fera appel à des experts extérieurs (assesseurs) pour l’appuyer dans l’analyse et l’évaluation des propositions.

    Toutes les demandes seront évaluées selon les étapes et critères décrits ci-après.

    Si l'examen de la demande révèle que l'action proposée ne remplit pas les critères d'éligibilité décrits au point 2.1.4, la demande sera rejetée sur cette seule base.

     

    (1)        1reÉTAPE : OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DES NOTES SUCCINCTES DE PRÉSENTATION

    Au stade de l’ouverture et de la vérification administrative, les éléments suivants seront examinés :

    • Respect de la date limite. À défaut, la demande sera automatiquement rejetée.

    • Respect, par le formulaire de demande, de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle figurant dans la partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention. Cet examen inclut aussi une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si une des informations demandées fait défaut ou est incorrecte, la demande peut être rejetée sur cette seule base et elle ne sera pas évaluée.

      Les notes succinctes de présentation satisfaisant à ce contrôle seront évaluées au regard de la pertinence et de la conception de l'action proposée.

    Les notes succinctes de présentation se verront attribuer une note globale sur 50 suivant la ventilation figurant dans la grille d'évaluation ci-après. L'évaluation permettra aussi de vérifier la conformité avec les instructions relatives à la manière de remplir la note succincte de présentation, qui figurent à la partie A du formulaire de demande de subvention.

    Les critères d'évaluation sont divisés par rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique se verra attribuer un score compris entre 1 et 5 comme suit : 1 = très insuffisant, 2 = insuffisant, 3 = moyen, 4 = bon, 5 = très bon.

     

     

     

    Notes

    1. Pertinence de l'action

    Sous-note

    30

    1.1 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux objectifs et priorités de l'appel à propositions ? *

    5(x2)**

     

    1.2 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux besoins particuliers et contraintes du/des pays ou de la/des région(s) cible(s) (y compris la synergie avec d'autres initiatives de l'UE et l'absence de double emploi) ?

    5(x2)**

     

     

    1.3 Dans quelle mesure les parties concernées (bénéficiaires finaux, groupes cibles) sont-elles clairement définies et choisies de manière stratégique ? Leurs besoins ont-ils été clairement définis et sont-ils convenablement abordés dans la proposition ?

    5

     

    1.4 La proposition contient-elle des éléments spécifiques apportant une valeur ajoutée, tels que des aspects environnementaux, la promotion de l'égalité hommes/femmes et de l'égalité des chances, les besoins des personnes handicapées, les droits des minorités et les droits des populations indigènes ou l'innovation et les meilleures pratiques

    5

     

    2. Conception de l'action

    Sous-note

    20

    2.1 Dans quelle mesure la conception générale de l'action est-elle cohérente ?

    En particulier, reflète-t-elle l'analyse des problèmes, tient-elle compte des facteurs externes ainsi que des parties prenantes concernées ?

    5(x2)**

     

    2.2 L'action est-elle faisable et logique par rapport aux objectifs et résultats escomptés ?

    5(x2)**

     

     

    NOTE TOTALE

     

     

     

     

    50

     

     

    ** Ces scores sont multipliés par 2 en raison de leur importance.

     

    Une fois toutes les notes succinctes de présentation évaluées, une liste sera établie, classant les actions proposées selon leur score total.

    En premier lieu, seules les notes succinctes de présentation ayant atteint un score d'au moins 30 points seront prises en compte pour la présélection.

    En second lieu, le nombre de notes succinctes de présentation sera réduit en tenant compte de leur rang dans la liste, du nombre de notes succinctes de présentation dont le montant cumulé total des contributions demandées est égal à 200 % du budget disponible pour le présent appel à propositions. Le montant des contributions demandées de chaque note succincte de présentation sera basé sur les enveloppes financières indicatives prévues pour chaque lot, s’il y a lieu.

    Après l'évaluation des notes succinctes de présentation, l'administration contractante enverra une lettre à tous les demandeurs, spécifiant si leur demande a été soumise avant la date limite, les informant du numéro de référence qui leur a été attribué et si leur note succincte de présentation a été évaluée ainsi que les résultats de cette évaluation. Le comité d'évaluation procédera alors à l'évaluation des demandes des demandeurs chefs de file présélectionnés.

     

     

    (2)        2e ÉTAPE : ÉVALUATION DES DEMANDES COMPLÈTES

    En premier lieu, il convient d'évaluer les points suivants :

    • Respect, par la demande complète, de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Cet examen inclut aussi une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si une des informations demandées est manquante ou incomplète, la demande peut être rejetée sur cette seule base et elle ne sera pas évaluée.

      Les demandes complètes satisfaisant à ce contrôle seront ensuite évaluées au regard de leur qualité, y compris du budget proposé et de la capacité des demandeurs et de l'/les entité(s) affiliée(s), sur la base des critères d’évaluation de la grille d’évaluation reproduite ci-après. Les critères d’évaluation se décomposent en critères de sélection et critères d’attribution.

      Les critères de sélection aident à évaluer la capacité opérationnelle des demandeur(s) et des entité(s) affiliée(s) et la capacité financière du demandeur chef de file et servent à vérifier que ceux-ci:

    • disposent de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir leur activité tout au long de l’action proposée et, si nécessaire, pour participer à son financement (ceci s’applique uniquement aux demandeurs chefs de file) ;

    • disposent de la capacité de gestion et des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l’action proposée. Ceci s’applique aux demandeurs et à l'/aux entité(s) affiliée(s) éventuelle(s).

      Les critères d’attribution aident à évaluer la qualité des demandes au regard des objectifs et priorités fixés dans les lignes directrices, et à octroyer les subventions aux projets qui maximisent l’efficacité globale de l’appel à propositions. Ils aident à sélectionner les demandes qui assurent à l'administration contractante le respect de ses objectifs et priorités. Ils concernent la pertinence de l’action et sa cohérence avec les objectifs de l’appel à propositions, la qualité, l'effet escompté, la durabilité de l’action ainsi que son efficacité par rapport aux coûts.

      Notation :

      Les critères d’évaluation se subdivisent en rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique est notée entre 1 et 5, comme suit : 1 = très insuffisant, 2 = insuffisant, 3 = moyen, 4 = bon, 5 = très bon.

     

    Grille d’évaluation

    Rubrique

    Note maximum

    1. Capacité financière et opérationnelle

    20

    1.1 Les demandeurs et, le cas échéant, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une expérience suffisante en gestion de projets ?

    5

    1.2 Les demandeurs et, le cas échéant, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une expertise technique suffisante ? (plus particulièrement, une connaissance des questions/points à traiter)

    5

    1.3 Les demandeurs et, le cas échéant, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une capacité de gestion suffisante ?
    (notamment au regard du personnel, des équipements et de la capacité à gérer le budget de l’action).

    5

    1.4 Le demandeur chef de file dispose-t-il de sources de financement stables et suffisantes ?

    5

     

     

    2. Pertinence de l'action

    30

    Report du score obtenu lors de l'évaluation de la note succincte de présentation

     

    3. Efficacité et faisabilité de l'action

    20

    3.1 Les activités proposées sont-elles appropriées, concrètes et cohérentes avec les objectifs et résultats escomptés ?

    5

    3.2 Le plan d'action est-il clair et faisable ?

    5

    3.3 La proposition contient-elle des indicateurs objectivement vérifiables pour évaluer les résultats de l'action ? Une évaluation est-elle prévue ?

    5

    3.4 Le niveau d’implication et de participation à l'action du/des codemandeur(s) et de l'/des entité(s) affiliée(s) est-il satisfaisant ?

    5

     

    4. Durabilité de l'action

    15

    4.1 L’action est-elle susceptible d’avoir un impact tangible sur les groupes cibles ?

    5

    4.2 La proposition est-elle susceptible d’avoir des effets multiplicateurs ?
    (notamment probabilité de reproduction, d’extension et de partage d’informations).

    5

    4.3 Les résultats attendus de l’action proposée sont-ils durables ?

    - d’un point de vue financier (comment seront financées les activités au terme du financement? )

    - d’un point de vue institutionnel (existera-t-il des structures permettant la poursuite des activités à la fin de l’action ? Y aura-t-il une «appropriation» locale des résultats de l’action?)

    - au niveau politique (le cas échéant) (quel sera l’impact structurel de l’action – par exemple, va-t-elle déboucher sur de meilleurs lois, codes de conduite, méthodes, etc.?)

    - d'un point de vue environnemental (le cas échéant) (l'action aura-t-elle un impact positif/négatif sur l'environnement?)

    5

     

    5. Budget et rapport coût-efficacité de l'action

    15

    5.1 Les activités sont-elles convenablement reflétées dans le budget ?

    / 5

    5.2 Le ratio entre les coûts estimés et les résultats escomptés est-il satisfaisant ?

    / 10

    Score total maximum

    100

     

    Si la note totale pour la rubrique 1 (Capacité financière et opérationnelle) est inférieure à 12 points, la demande sera rejetée. De même, la demande sera rejetée si au moins une des sous-rubriques de la section 1 reçoit une note de 1 point.

     

    Si le demandeur chef de file fait une demande sans codemandeurs ou entités affiliées, la note pour le point 3.4 sera de 5 sauf si la participation de codemandeurs ou d’entités affiliées est obligatoire conformément aux présentes lignes directrices à l’intention des demandeurs. 

    Sélection provisoire

     

    Après l’évaluation, un tableau sera établi, reprenant l’ensemble des demandes classées d’après leur score. Les demandes ayant obtenu le meilleur score seront provisoirement sélectionnées jusqu’à l’épuisement du budget prévu pour le présent appel à propositions. Une liste de réserve sera en outre établie suivant les mêmes critères. Cette liste sera utilisée si davantage de fonds deviennent disponibles pendant sa période de validité.

     

    (3)     3eÉTAPE : VÉRIFICATION DE L'ÉLIGIBILITÉ DES DEMANDEURS ET DE L'/DES ENTITÉ(S) AFFILIÉE(S)

     

    La vérification de l’éligibilité sera effectuée sur la base des pièces justificatives demandées par l'administration contractante (voir point 2.4). Elle sera réalisée uniquement pour les demandes qui ont été provisoirement sélectionnées en fonction de leur score et dans les limites du budget prévu pour le présent appel à propositions.

    • La conformité entre la déclaration du demandeur chef de file (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) et les pièces justificatives fournies par ce dernier sera vérifiée. Toute pièce justificative manquante ou toute incohérence entre la déclaration du demandeur chef de file et les pièces justificatives pourra conduire sur cette seule base au rejet de la demande.
    • L’éligibilité des demandeurs et des entité(s) affiliée(s) sera vérifiée sur la base des critères établis aux points 2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3.

    Toute demande rejetée sera remplacée par la première demande la mieux placée sur la liste de réserve qui se trouve dans les limites du budget prévu pour le présent appel à propositions.

     

    2.4Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées

    Un demandeur chef de file dont la demande a été provisoirement sélectionnée ou inscrite sur la liste de réserve sera informé par écrit par l'administration contractante. Il lui sera demandé de fournir les documents suivants de manière à permettre à l'administration contractante de vérifier son éligibilité et, s’il y a lieu, celle du ou des codemandeur(s) et de leur(s) entité(s) affiliée(s)[6]:

    1. Les statuts ou articles d'association du demandeur chef de file, des éventuels codemandeurs et des éventuelles entités affiliées[7]. Lorsque l'administration contractante a reconnu l’éligibilité du demandeur chef de file, des codemandeurs ou des entités affiliées pour un autre appel à propositions sur la même ligne budgétaire au cours des 2 années précédant la date limite de réception des demandes, une copie du document prouvant leur éligibilité lors d’un appel précédent (par exemple, copie des conditions particulières d’un contrat de subvention attribué pendant la période de référence) devrait être soumise plutôt que les statuts, sauf si le statut juridique a changé dans l’intervalle[8]. Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales ayant signé un accord-cadre avec la Commission européenne.

       

    2. Une copie des états financiers les plus récents du demandeur chef de file (compte de résultat et bilan du dernier exercice clos)[9]. Les éventuels codemandeurs ou entités affiliées ne sont pas tenus de remettre la copie de leurs états financiers.

      La fiche d’entité juridique (voir annexe D des présentes lignes directrices) dûment complétée et signée par chacun des demandeurs (c’est-à-dire du demandeur chef de file et de ses éventuels codemandeurs), accompagnée des documents justificatifs demandés. Si les demandeurs ont déjà signé un contrat avec l'administration contractante, au lieu de la fiche d’entité juridique et des documents justificatifs, il peut fournir le numéro d’entité juridique, à moins qu’un changement dans le statut juridique ne se soit produit dans l’intervalle.

      Une fiche d’identification financière du demandeur chef de file (pas des codemandeurs) conforme au modèle joint en annexe E des présentes lignes directrices, certifiée par la banque à laquelle le paiement doit être fait. Cette banque doit être située dans le pays où le demandeur chef de file est établi. Si le demandeur chef de file a déjà soumis, dans le passé, une fiche d'identification financière pour un contrat lorsque la Commission européenne était en charge des paiements et a l'intention d'utiliser le même compte bancaire, une copie de la fiche d’identification financière précédente peut être fournie en lieu et place de ce document.

      Produire les rapports d’activités annuels et états financiers des deux derniers exercices

      Les documents doivent être fournis sous la forme d’originaux, de photocopies ou de versions scannées (montrant les cachets légaux, signatures et dates) de ces originaux.

      Lorsque de tels documents ne sont pas rédigés dans une des langues officielles de l’Union européenne, une traduction en Français des parties pertinentes du document prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, s’il y a lieu, des codemandeurs et de leur(s) entité(s) affiliée(s) doit être jointe pour l’analyse de la demande.

    Lorsque ces documents sont rédigés dans une langue officielle de l’Union européenne autre que le Français, il est fortement recommandé, de manière à faciliter l’évaluation, de fournir une traduction en Français des parties pertinentes des documents prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, s’il y a lieu, des codemandeurs et de leur(s) entité(s) affiliée(s).

    Si les pièces justificatives mentionnées ci-dessus ne sont pas fournies avant la date limite fixée dans la demande de soumission des pièces justificatives envoyée par l'administration contractante au demandeur chef de file, la demande pourra être rejetée.

    Après vérification des pièces justificatives, le comité d'évaluation fera une recommandation finale à l'administration contractante, qui décidera de l'attribution des subventions.

    NB: Si l’administration contractante n’est pas convaincue par la force la solidité et la garantie offerte par lien légal ou capitalistique entre un demandeur et ses entités affiliées, elle peut exiger la présentation des documents manquants pour permettre de les convertir en codemandeurs. Si tous les documents manquants sont soumis, et sous réserve que toutes les conditions d’éligibilité soient remplies, l’entité devient codemandeur à toutes fins utiles. Le demandeur chef de file doit soumettre le formulaire de demande modifié en conséquence.

    2.5Notification de la décision de l'administration contractante

    Les demandeurs chefs de file seront avisés par écrit de la décision prise par l'administration contractante au sujet de leur demande et, en cas de rejet, des raisons de cette décision négative.

    Si un demandeur s’estime lésé par une erreur ou irrégularité commise dans le cadre de la procédure d'attribution, il peut introduire une plainte (pour plus de détails, voir le point 2.4.15 du Guide pratique).

     

    DATE

    HEURE

    1. Réunion d'information  

    17 avril 2018   

    10 h 00 mn  

    2. Date limite pour les demandes d'éclaircissements à l'administration contractante

    18 avril 2018

    15 h 30 mn

    3. Dernière date à laquelle des éclaircissements sont donnés par l'administration contractante

    28 avril 2018

    15-30 mn

    4. Date limite de soumission des demandes

    09 mai 2018

    15 h 30 mn

    5. Information des demandeurs chefs de file concernant l'évaluation des demandes complètes (étape 2)

    05 juin 2018

    -

    6. Notification de l'attribution (après vérification de l'éligibilité) (étape 3)

    15 juin 2018

    -

    7. Signature du contrat

    18 juin 2018

    -

     

    Toutes les heures sont en heure locale de l'administration contractante.

    Ce calendrier indicatif renvoie à des dates provisoires (sauf pour les dates 2, 3 et 4) et  peut être mis à jour par l'administration contractante au cours de la procédure. Dans ce cas, le calendrier mis à jour sera publié sur le site web d'EuropeAid à l’adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome et sur le site web de PASOC.

     

    2.6Conditions de la mise en œuvre après la décision de l'administration contractante d'attribution d'une subvention

    À la suite de la décision d’attribution d’une subvention, le(s) bénéficiaire(s) se verront proposer un contrat basé sur le modèle de contrat de subvention (annexe G des présentes lignes directrices). Par la signature du formulaire de demande (annexe A des présentes lignes directrices), les demandeurs acceptent, si la subvention leur est attribuée, les conditions contractuelles du modèle de contrat de subvention. Si le coordinateur est une organisation dont les piliers n’ont pas été évalués positivement, il signera un contrat de subvention EP fondé sur le modèle PAGoDA. Dans ce cas, les références aux dispositions du modèle de contrat de subvention et de ses annexes ne s’appliquent pas. Les références, dans les présentes lignes directrices, au contrat de subvention doivent s’entendre comme des références aux dispositions pertinentes du contrat de subvention EP.

     

    Contrats de mise en œuvre

    Lorsque la mise en œuvre d’une action nécessite la passation de marchés par le/les bénéficiaire(s) et (le cas échéant) son/ses entité(s) affiliée(s), le marché doit être attribué conformément à l’annexe IV du modèle de contrat de subvention.

    3.     liste des annexes

    Il est à noter que toutes les annexes doivent être adaptées comme prévu à l'appel à propositions et publiées en même temps que les lignes directrices

     

    documents à compléter

    Annexe A: Formulaire de demande de subvention (format Word)

    Annexe B: Budget (format Excel)                                                                            

    Annexe C: Cadre logique (format Excel)

    Annexe D: fiche d'entité juridique[10]

    Annexe E: fiche d’identification financière

    documents pour information[11]

    Annexe G:       Modèle de contrat de subvention

    - Annexe II:         Conditions générales

    - Annexe IV:        Règles de passation des marchés

    - Annexe V:         Modèle de demande de paiement

    - Annexe VI:        Modèle de rapport narratif et financier

    - Annexe VII:       Modèle de rapport de constatations factuelles et de spécifications techniques pour une vérification des dépenses d’un contrat de subvention conclu dans le cadre des actions extérieures de l'UE

    - Annexe VIII:     Modèle de garantie financière

     

    Annexe H:       Taux d’indemnités journalières (per diem), disponibles à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-procurement-contracts/procedures-and-practical-guide-prag/diems_en (touts les informations nécessaires étant disponibles par le lien, la publication de l’annexe est facultative)

    Annexe J:         Informations relatives au régime fiscal applicable au contrat de subvention signé dans le cadre de l'appel à propositions

    Annexe K:       Lignes directrices et liste de contrôle pour l'évaluation du budget et les options simplifiées en matière de coûts

     

    Liens utiles:

     

    Lignes directrices gestion du cycle de projet

     

    http://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en

    Exécution des contrats de subvention

    Guide de l’utilisateur

    http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19&locale=fr

    Manuel pour la gestion financière

    http://ec.europa.eu/europeaid/funding/procedures-beneficiary-countries-and-partners/financial-management-toolkit_en

    NB: le manuel ne fait pas partie du contrat de subvention et n’a pas de valeur juridique. Il fournit simplement des orientations générales et peut, sur certains points, différer du contrat de subvention signé. Afin de s’assurer de respecter leurs obligations contractuelles, les bénéficiaires ne devraient pas se fier uniquement au manuel, mais toujours consulter leurs documents contractuels individuels.

    * * *

     

     

    [1]    Il convient de noter qu’un demandeur chef de file (coordinateur) dont les piliers ont été positivement évalués par la Commission européenne et qui se voit attribuer une subvention ne signera pas le modèle de contrat de subvention publié avec les présentes lignes directrices, mais un contrat de subvention EP fondé sur le modèle PAGoDA. Dans les présentes lignes directrices et dans les autres documents concernant le présent appel à propositions, toutes les références au modèle de contrat de subvention doivent s’entendre comme des références aux dispositions pertinentes du modèle PAGoDA.

    [2]    L'établissement est déterminé sur base des statuts de l'organisation qui devront démontrer que l’organisation a été créée par un acte de droit interne du pays concerné et que son siège social est situé dans un pays éligible. À cet égard, toute entité juridique dont les statuts ont été créés dans un autre pays ne peut être considérée comme une organisation locale éligible, même si elle est enregistrée localement ou qu'un «protocole d'accord» a été conclu.

     

    [3]    Ces tiers n’étant ni des entités affiliées, ni des associés ni des contractants.

    [4]    Exemples: - frais de personnel: le nombre d'heures ou de journées de travail * coût horaire ou journalier prédéterminé en fonction de la catégorie de personnel concernée; - frais de déplacement: distance en km * frais de transport prédéterminés par km; nombre de jours * indemnité journalière prédéterminée en fonction du pays; - coûts spécifiques découlant de l'organisation d'un événement: nombre de participants à l'événement * coût total prédéterminé par participant, etc.

    [5] Si vous souhaitez autoriser d'autres dispositifs (ex. clés USB), assurez–vous que les mesures de sûreté informatiques appropriées sont en place.

    [6]    Aucune pièce justificative ne sera requise pour des demandes de subvention ne dépassant pas 60 000 EUR.

    [7]    Lorsque le demandeur chef de file, les codemandeurs et/ou une/des entité(s) affiliée(s) est/sont une/des entité(s) publique(s) créée(s) par une loi, une copie de ladite loi doit être fournie.

    [8]    À insérer uniquement lorsque les conditions d’éligibilité n’ont pas changé d’un appel à propositions à l’autre.

    [9]    Cette obligation ne s’applique pas aux personnes physiques ayant reçu une bourse ou ayant le plus grand besoin d'une aide directe, ni aux entités publiques ni aux organisations internationales. Cela ne s’applique pas non plus lorsque les comptes sont en pratique les mêmes documents que le rapport d’audit externe déjà fourni en vertu du point 2.4.2.

    [10]  Valable uniquement lorsque la Commission européenne effectuera les paiements pour les contrats qui seront signés.

    [11] Ces documents devraient également être publiés par l’administration contractante.

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