Délégation de l'Union européenne au Royaume du Maroc

RECRUTEMENT D'UN(E) SECRETAIRE

24/05/2019 - 11:18
Local agents

La Délégation de l'Union européenne au Maroc recrute un(e) secrétaire - date limite de candidature : 07/06/2019

La Délégation de l’Union européenne au Maroc recherche:

Secrétaire – REF. 2019/AL/03

 

Nous sommes

L'Union européenne (UE) est le fruit d'un partenariat économique et politique entre 28 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.

La Délégation de l’UE au Maroc a pour objectif principal d'œuvrer à la mise en œuvre du partenariat entre l'Union européenne et le Maroc, dans le cadre de la Politique Européenne de Voisinage : accompagner financièrement le processus de réforme politique, économique et social du Maroc grâce à un ambitieux programme de coopération.

 

Nous proposons : un poste de Secrétaire.

Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée sera chargée des tâches de secrétariat, de gestion et de documentation au sein de l’équipe "Gouvernance" sous la supervision du Chef de section et en collaboration avec les autres membres de la Section.

 

Tâches à accomplir :

 

SECRETARIAT

 

  • travaux de secrétariat (dactylographie, téléphone, minutes de réunions) et autres tâches administratives (organisation des réunions, missions) ;
  • tenue de l’agenda électronique du Chef de Section et des chargés de programmes (réunions, missions, rendez-vous participation aux évènements externes « colloques, ateliers,… ») ;
  • capacité de rédaction en français (lettres, réponses, emails...) ;
  • enregistrement et transmission du courrier et des documents, y compris gestion du courrier électronique ;
  • gestion et dispatching du courrier et de l’information d’intérêt général ;
  • gestion des congés, des missions, réunions et consolidation de l’agenda du secrétariat ;
  • rédaction de certains courriers et de compte rendus de réunions, travaux de recherche sur Internet ;
  • contrôle qualité et révision / formatage du courrier préparé dans la Section ;
  • préparation des présentations lors des tables rondes, groupes thématiques ;
  • appui dans l’élaboration de présentations par exemple en « PowerPoint »......contacts avec le Siège, d’autres Délégations et des Institutions européennes ;

 

DOCUMENTATION

 

  • classement et archivage des dossiers conformément au plan de classement ;
  • gestion manuelle et informatique des documents, pièces et dossiers archivés ;
  • organisation des transferts de dossiers clôturés vers les archives historiques ;
  •  

GESTION

 

  • élaboration de tableaux de synthèse sous Excel ;
  • exportation de bases de données ;
  • encodage de données dans le système informatique de gestion (CRIS).

 

 

 

 

 
   

 

Critères de sélection

Exigences minimales :

  1. Qualifications
  • Bac+2  en secrétariat, administration, ou sciences humaines.

 

  1. Expérience professionnelle

Expérience

 

Expérience pertinente d’au moins (5) ans dans le domaine du secrétariat de direction ;

Des qualifications reconnues en matière d’archivage seront considérées comme un plus pour le poste.

 

Connaissances techniques

Expérience pertinente dans le domaine du secrétariat de direction ;

Une expérience dans l’administration d’une mission diplomatique / organisation internationale constituerait un atout.

 

  1. Connaissances linguistiques 

Langues

Écouter

Lire

Prendre part à une conversation

S’exprimer oralement en continu

Écrire

Français

C1

C1

C1

C1

C1

Anglais

B1

B1

B1

B1

B1

ECHELLE des connaissances : C2 Maximum (connaissance parfaite) ; A1 Minimum (Notions)

 

  1. Connaissances
  • Gestion Des Ressources Humaines
  • Conditions de travail

               Gestion des congés et des absences

                Missions et vacances

 

  • Information et gestion des documents
  • Bibliothèques et archives
  • Systèmes de classification et de classement

 

  • Gestion Documentaire
  • Procédures internes concernant la distribution des documents

 

  • Communication et publication
  • Missions, réunions, visites (service du protocole inclus)
  • Logistique de réunions

 

  • Conférences et événements
  • Conférences, expositions, réunions

 

  • Ressources humaines et systèmes d'information
  • MIPS (Missions Integrated Processing System)
  • Sysper2: Général

 

  • Outils et systèmes informatiques pour la gestion des archives, du courrier et des documents
  • Ares
  • Archives, systèmes et outils de gestion des documents

 

  • Coordination Et Consultation Au Niveau Institutionnel
  • Coordination Et Consultation Interservices
  • Consultations interservices et procédures y afférentes
  1. Aptitudes personnelles 
  • Aptitudes à la communication

Capacité à communiquer clairement. Capacité à traiter l’information écrite et orale.

Bons contacts avec des interlocuteurs. Excellente qualité de rédaction.

 

  • Aptitudes intellectuelles

Ouverture d’esprit

 

  • Aptitudes à la gestion du personnel

Non exigé.

 

  • Aptitudes autres :

 Rigueur, attitude professionnelle, capacité d’intervenir avec rapidité et précision, habilité à définir les priorités, qualités d’organisation, bonne maîtrise des outils bureautiques.

 

  • QUALITÉS PERSONNELLES

Capacité à travailler de manière autonome, discrétion, sens de l'initiative, dynamique et très structuré (e) capacité à gérer le stress, curiosité intellectuelle, goût et esprit pour travailler dans une petite équipe et de s’adapter à un volume de travail important,  flexibilité et disponibilité sur les horaires, esprit ouvert et critique, sens de l’accueil et du contact au téléphone et au bureau.

 

Comment soumettre votre candidature

Veuillez adresser votre candidature à l’adresse mail :

DELEGATION-MOROCCO-RECRUTEMENT@eeas.europa.eu

La candidature doit contenir :

  • un CV en français  au format Europass via le lien suivant :

http://europass.cedefop.europa.eu/en/documents/curriculum-vitae

  • une lettre de motivation en français;

 

La Délégation ne fournira pas d’informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toute question concernant cette procédure doit être adressée par écrit à : DELEGATION-MOROCCO-RECRUTEMENT@eeas.europa.eu

 

La procédure

Après l’expiration du délai de dépôt des candidatures, celles-ci seront examinées par un comité de sélection mis en place à cet effet. Le comité de sélection établira une liste restreinte de candidats jugés les plus aptes à occuper le poste, sur la base d’une appréciation préliminaire des renseignements fournis dans les lettres de candidatures et les pièces justificatives.

Seules les demandes conformes seront retenues pour la présélection.

Les candidats présélectionnés seront ensuite soumis à un examen écrit ainsi qu'à un entretien oral.

Les candidats (es) qui n’auront pas été contactés (es) dans le mois suivant pourront considérer qu’aucune suite n’aura été donnée à leur candidature. 

Date limite pour le dépôt des candidatures : le  vendredi 7 juin 2019 à 18h00.

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