Délégation de l'Union européenne au Royaume du Maroc

Recrutement d'un(e) secrétaire à la Délégation de l'Union européenne au Maroc

03/05/2019 - 00:30
Local agents

La Délégation de l'Union européenne au Maroc est actuellement à la recherche d’un agent local pour un poste de Secrétaire, à qui un contrat à durée indéterminée sera offert dans le cadre de la législation locale marocaine. Date limite pour le dépôt des candidatures : le vendredi 17 mai 2019 à 18h00.

La Délégation de l’Union européenne au Maroc recherche:

Secrétaire – REF. 2019/AL/01

 

Nous sommes

L'Union européenne (UE) est le fruit d'un partenariat économique et politique entre 28 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.

La Délégation de l’UE au Maroc a pour objectif principal d'œuvrer à la mise en œuvre du partenariat entre l'Union européenne et le Maroc, dans le cadre de la Politique Européenne de Voisinage : accompagner financièrement le processus de réforme politique, économique et social du Maroc grâce à un ambitieux programme de coopération.

La Délégation est actuellement à la recherche d’un agent local pour un poste de Secrétaire, à qui un contrat à durée indéterminée sera offert dans le cadre de la législation locale marocaine.

Nous proposons : un poste de Secrétaire.

Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée sera responsable de la coordination des processus administratifs des services de la coopération de la Délégation. Elle assurera les tâches de secrétariat, gestion et de documentation du Bureau du Chef de Coopération. Elle assistera le Chef de Coopération dans la gestion des ressources humaines et le suivi budgétaire de la coopération.

Tâches à accomplir :

SECRÉTARIAT - Coordination et appui administratifs

•    Assurer le secrétariat du bureau du Chef de Coopération en tenant à jour l'agenda, en répondant au téléphone, en filtrant les appels et en prenant des messages, en répondant aux demandes d'informations générales et en gérant la correspondance électronique et le calendrier. Assurer la commande et la disponibilité des fournitures de bureau nécessaires.

•    Appui à la préparation de réunions et à la présentation de données et informations dans les réunions. Appui à l'organisation de réceptions, dîners et autres manifestations

•    Assurer le suivi et le respect des délais fixés pour la réalisation des activités

•    Gérer les informations et les procédures relatives aux enregistrements des missions, des congés et des absences et autres formalités administratives de gestion du personnel

•    Maintenir des contacts avec les ministères et les organisations nationales et internationales ainsi que les ambassades et autres partenaires de l'UE au Maroc. Compiler et actualiser les listes de contacts des services de la coopération.

•    Le cas échéant conseiller le Chef de Coopération sur toute initiative à prendre qui permettrait d’améliorer la communication et le partage d’information au sein des services de la coopération.

 

SUPPORT et RESSOURCES OPÉRATIONNELS et ADMINISTRATIFS - Traitement des documents et du courrier

•    Enregistrer et circuler le courrier, le courrier électronique et autres documents entrant et sortant. Ouvrir, enregistrer et filtrer le courrier entrant, vérifier son enregistrement dans ARES. Le transmettre aux destinataires et tenir à jour les fichiers d'adresses. Assurer le respect des délais de réponse.

•    Rédiger, dactylographier et mettre en forme des documents à l'aide de Legiswrite, Eurolook, Excel et / ou PowerPoint et en contrôler la qualité. Rédiger le cas échéant des Notes Verbales destinées au Ministère des Affaires Étrangères du Maroc. Organiser et tenir à jour le plan de classement.

•    Prendre, transcrire et préparer des notes et rédiger des comptes rendus, la correspondance ordinaire, des présentations et / ou d'autres textes. Contrôler la qualité du courrier produit dans les services (rédaction, formatage, mise en page, etc).

•    Participer à l’archivage de la correspondance conformément au plan de classement (y compris l’enregistrement dans Ares) et à la conservation, à la reproduction, à la traduction, à la diffusion et / ou à la recherche de documents.

•    Assurer la préparation des briefings et autres dossiers d'information nécessaires pour les réunions, les conférences et autres événements pour le Chef de Coopération et suivre la préparation de briefings pour le Chef de Délégation.

 

SUPPORT et RESSOURCES OPÉRATIONNELS et ADMINISTRATIFS - Organisation de voyages et visites des fonctionnaires du siège

•    Contribuer à l'organisation des voyages et visites officiels des commissaires, des directeurs généraux et des directeurs, y compris la préparation du programme.

•    Assurer la liaison avec les secrétariats des gouvernements, des ministres, des membres du parlement, des autorités locales, des journalistes, etc. en ce qui concerne l’organisation des visites officielles de haut niveau.

 

SUPPORT et RESSOURCES OPÉRATIONNELS et ADMINISTRATIFS - Appui à la gestion du personnel

•    Assister le Chef de Coopération dans la mise en œuvre des instructions administratives relatives au personnel notamment en coordonnant l'actualisation et l'harmonisation des descriptions de poste, des objectifs annuels, des plans de formation pour le personnel de coopération. Contribuer à la demande aux processus d’évaluation et de promotion du personnel de la coopération.

•    Accompagner le recrutement et l'entrée en fonction de nouveaux personnel de coopération.

•    Assister le CdC dans la préparation des dossiers pour le recrutement de nouveau personnel, le suivi des candidatures et les contacts avec les candidats, en assurant à la demande, le secrétariat du panel de sélection.

•    Superviser la formation du personnel nouvellement recruté et familiariser les nouveaux/ nouvelles secrétaires aux procédures administratives et à la structure organisationnelle de la Délégation.

 

BUDGET et FINANCES - Contribution au suivi de l'exécution financière

•    Contribuer à l'organisation du suivi de l’avancement des programmes de coopération de la Délégation (notamment financier) en relation étroite avec la section Contrats et Finance.

•    Centraliser les données nécessaires à l’établissement des rapports et statistiques.

•    Préparer et tenir à jour les tableaux de suivi utilisés par le personnel et les chefs hiérarchiques comme outils de prise de décision.

•    Contribuer à la préparation des rapports financiers et des statistiques (prévisions d'engagement, de contractualisation et de paiements, rapports annuels).

 

Nous offrons : une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.

Critères de sélection

 
   

Exigences minimales :

  1. Qualifications
  • minimum bac+2  en secrétariat, administration, ou sciences humaines.

 

  1. Expérience professionnelle
  • SUPPORT et RESSOURCES OPÉRATIONNELS et ADMINISTRATIFS, SECRÉTARIAT, ORGANISATION et ADMINISTRATION des BUREAUX de SOUTIEN

Expérience relative au poste : au moins 5 ans                                                    Degré: essentiel

Expérience dans le secrétariat de Direction d'une entité d'une taille au moins comparable à la Délégation

  • GESTION et SUIVI des PROGRAMMES, GESTION FINANCIÈRE et BUDGÉTAIRE

Expérience relative au poste: au moins 3 ans                                                     Degré: souhaitable

Expérience dans la gestion financière ou budgétaire et/ou dans la gestion et le suivi de programmes serait un avantage

  • COOPÉRATION INTERNATIONALE et DÉVELOPPEMENT

Expérience relative au poste: au moins 1 an                                                       Degré: souhaitable

Expérience dans des activités de coopération au développement serait souhaitable

  • SÉLECTION et RECRUTEMENT, CAPITAL HUMAIN,  ÉVELOPPEMENT de CARRIÈRE et MOBILITÉ

Expérience relative au poste: au moins 3 ans                                                     Degré: souhaitable

Expérience dans la sélection et la gestion des ressources humaines serait un avantage

 

  1. Connaissances linguistiques 

Langues

Écouter

Lire

Prendre part à une conversation

S’exprimer oralement en continu

Écrire

 

Français

C2

C2

C2

C2

C2

Anglais

B2

B2

B1

B1

B2

 

  1. Connaissances des outils informatiques

SUPPORT et RESSOURCES OPÉRATIONNELS et ADMINISTRATIFS

◦ Administration

▪ Support administratif

◦ ORGANISATION et ADMINISTRATION des BUREAUX de SOUTIEN

▪ Organisation

◦ SECRÉTARIAT

▪ Méthodes et techniques de secrétariat

▪ Dactylographie professionnelle

GESTION des RESSOURCES HUMAINES

◦ GESTION des PERFORMANCES

▪ Gestion par objectifs

◦ CONDITIONS de TRAVAIL

▪ Gestion des congés et des absences

OUTILS INFORMATIQUES pour des DOMAINES d’APPLICATION SPÉCIFIQUES

◦ Outils informatiques pour la BUREAUTIQUE

▪ Contacts

▪ Eurolook

▪ Boîtes aux lettres fonctionnelles

▪ Applications MS Office

            ▪ Outlook

            ▪ Powerpoint

            ▪ Excel

            ▪ Word

▪ Outils informatiques pour les RELATIONS EXTÉRIEURES

RELATIONS INTERNATIONALES (générique)

◦ RELATIONS EXTÉRIEURES

▪ Instruments d'aide extérieure de l'UE

◦ VOISINAGE de l'UE

▪ Politique européenne de voisinage

  1. Aptitudes personnelles 

•    Qualité et résultats

◦    Capacité de travailler d'une manière proactive et autonome

◦    Responsabilité

◦    Conscience professionnelle

◦    Esprit entreprenant

◦    Souci du détail et de la précision

• Apprentissage et développement

◦    Flexibilité (ouverture à l'égard de nouvelles exigences, de nouvelles technologies, de nouvelles      cultures, de nouvel environnement, etc.)

• Hiérarchisation des priorités et organisation

◦    Compétences de coordination

◦    Capacité de la planification

• Travail d'équipe

◦    Capacité de travailler dans une équipe

◦    Confidentialité

• Capacités d'encadrement

◦    Sensibilité et attention aux différences personnelles

◦    Capacité d'attribuer des tâches et d'organiser le travail

◦    Capacité de planification et gestion des ressources

Comment soumettre votre candidature

Veuillez adresser votre candidature à l’adresse mail :

DELEGATION-MOROCCO-RECRUTEMENT@eeas.europa.eu

La candidature doit contenir :

  • un CV en format Europass via le lien suivant : 

http://europass.cedefop.europa.eu/en/documents/curriculum-vitae

  • une lettre de motivation en anglais;

 

La Délégation ne fournira pas d’informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toute question concernant cette procédure doit être adressée par écrit à : DELEGATION-MOROCCO-RECRUTEMENT@eeas.europa.eu

La procédure

Après l’expiration du délai de dépôt des candidatures, celles-ci seront examinées par un comité de sélection mis en place à cet effet. Le comité de sélection établira une liste restreinte de candidats jugés les plus aptes à occuper le poste, sur la base d’une appréciation préliminaire des renseignements fournis dans les lettres de candidatures et les pièces justificatives.

Seules les demandes conformes seront retenues pour la présélection.

Les candidats présélectionnés seront ensuite soumis à un examen écrit ainsi qu'à un entretien oral.

Les candidats (es) qui n’auront pas été contactés (es) dans le mois suivant pourront considérer qu’aucune suite n’aura été donnée à leur candidature. 

Nota Bene : s’agissant d’un recrutement d’agent local, les candidats doivent remplir les conditions d’accès au marché de l’emploi local.

 

Date limite pour le dépôt des candidatures : le vendredi 17 mai 2019 à 18h00.

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