Delegation of the European Union to Morocco

Avis de recrutement de Secrétaire à la Délégation de l'Union européenne au Maroc

21/12/2018 - 09:09
Local agents

La Délégation de l’Union Européenne au Maroc a pour objectif principal d'œuvrer à la mise en œuvre du partenariat entre l'Union européenne et le Maroc, dans le cadre de la Politique européenne de Voisinage et du Statut avancé (http://eeas.europa.eu/delegations/morocco/index_fr.htm). La Délégation est actuellement à la recherche d’un agent local pour un poste de Secrétaire, à qui un contrat à durée indéterminée sera offert dans le cadre de la législation locale marocaine. Date limite de dépôt des candidatures : le dimanche 6 janvier 2019 à 18h00

recrutement à la délégation de l'UE au Maroc

 

 

 

 

 

Secrétaire - REF. 2018/AL/01

Cet agent sera principalement chargé des tâches de secrétariat et des quelques taches de documentation et d’archivage au sein de la section "Politique, Presse, Communication", sous la supervision du Chef de section et en collaboration avec les autres membres du personnel de la Section.

TACHES PRINCIPALES :

SECRETARIAT

- Rédaction, enregistrement et transmission de courriers (principalement en français), gestion du courrier électronique,

- Prises de rendez-vous, gestion des agendas et des appels, organisation des déplacements,

- Gestion et organisation logistique des missions du Siège dans le pays ou des missions des membres de la section,

- Organisation de réunions, gestion des invitations, accueil des invités et envois de comptes rendus des réunions, coordination du secrétariat des réunions UE (Délégation de l’UE et Etats membres de l’UE représentés au Maroc) organisées par la Section,

- Mise à jour des bases de données de contacts, des listes de destinataires au siège et des listes d’invités relatives aux événements politiques et culturels de la Délégation,

- Elaboration de tableaux de synthèse sous Excel,

- Suivi des délais fixés pour l’exécution des différentes activités de la section, gestion des plannings et correspondances relatives aux actions menées par la section.

 

PRESSE, INFORMATION, CULTURE

-Rédaction de la synthèse quotidienne de la presse,

Sur base d’articles sélectionnés par la Chargée de presse et information, élaborer de très courts résumés à insérer dans un schéma type, dans lequel sont aussi à ajouter des résumés de la presse arabophone élaborés par le Traducteur de la Délégation,

- Transmission par e-mail à la liste des destinataires au siège, dans la Délégation et aux ambassades des Etats membres de l’UE,

- "Scan" des articles complets et partage avec le personnel de la Délégation, réponse aux requêtes de compléments d’information,

- Elaboration de revues de presse thématiques (sur des visites officielles ou des événements de l’UE),

-  Préparation de dossiers de presse pour les événements avec des journalistes,

- Gestion du matériel promotionnel (rangement et suivi des stocks de brochures et autres matériels d’information),

- Appui administratif et logistique lors de l’organisation des événements culturels de la Délégation (contacts, invitations, accueil lors des soirées d’ouverture…),

- Publication des mises à jour nécessaires sur le site internet de la Délégation.

 

DOCUMENTATION

- Classement et archivage des dossiers conformément au plan de classement des archives,

- Gestion manuelle et informatique des documents, pièces et dossiers archivés,

- Recherches sur Internet et gestion de sources d’information électroniques.

 

EXIGENCES DU POSTE :

ÉTUDES ET FORMATION

Etudes min. bac+2 en secrétariat, administration, ou sciences humaines,  ou :

expérience professionnelle d'au moins 3 ans avérée comme assistant(e) de direction ou assistant administratif.

 

EXPERIENCE

Expérience pertinente d'au moins 3 ans comme assistant(e) de direction ou dans des fonctions d’appui administratif.

 

CONNAISSANCES

Connaissances spécialisées

Compétence en informatique et capacité de travail sous Windows (Word, Excel, Outlook …)

Connaissances techniques

Expérience pertinente d’au moins trois (3) ans dans le domaine du secrétariat.

Une expérience dans l’administration d’une organisation internationale ou une ambassade constituerait un atout.

Une expérience dans le domaine politique ou des médias et de la communication sera également un atout.

 

APTITUDES

Aptitudes linguistiques

Excellente connaissance (lu, écrit, parlé) de la langue française (Niveau C1).

Très bonne connaissance de l’anglais (Niveau B2).

La connaissance de l’arabe constitue un atout.

Aptitudes à la communication

Capacité de communiquer clairement. Excellente qualité de rédaction.

Aptitudes intellectuelles

Ouverture d’esprit et esprit de synthèse.

Aptitudes à la gestion du personnel

Non exigé.

Aptitudes autres

Rigueur, dynamisme, qualités d’organisation, bonne maîtrise des outils de la bureautique.

 

QUALITÉS PERSONNELLES

Le profil recherché est celui d’un assistant-secrétaire apte à une certaine polyvalence, capable de travailler dans une équipe pluridisciplinaire et de faire preuve d’une certaine flexibilité, à la fois dans la nature des tâches et dans les horaires lors des éventuels pics d’activité.

L’agent devra être doté d’un sens de la discrétion pour une gestion optimale des informations et des documents confidentiels. Il sera en contact avec d’autres ambassades et devra être familiarisé avec les codes diplomatiques.

 

Comment postuler ?

Il est demandé aux candidats d’envoyer:

(1) une lettre de motivation (maximum 1 page),  

(2) un Curriculum Vitae en français au format Standard avec mention obligatoire de la référence du poste vacant (Réf. 2018/AL/01).

 (3) Outre ce CV Standard obligatoire requis par la Délégation, il convient de joindre un CV en format libre qui spécifie de manière détaillée la formation et l’expérience professionnelle pertinente.

 

Le dossier ainsi complété devra parvenir à l’adresse suivante :

 

Par E-mail  à l’adresse suivante : DELEGATION-MOROCCO-RECRUTEMENT@eeas.europa.eu

 

 

La Délégation ne fournira pas d’informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toute question concernant cette procédure doit être adressée par écrit à : DELEGATION-MOROCCO-RECRUTEMENT@eeas.europa.eu

La Délégation prône une politique d’égalité des chances entre hommes et femmes. Les candidats (es) seront sélectionnés (es) sur base des documents fournis. Les candidats (es) retenus (es) seront convoqués (es) personnellement pour un test écrit de compétences puis un entretien.

Les candidatures seront traitées avec la discrétion de rigueur.

Nota Bene : s’agissant d’un recrutement d’agent local, les candidats doivent remplir les conditions d’accès au marché de l’emploi local.

 

Les candidats (es) qui n’auront pas été contactés (es) dans le mois suivant pourront considérer qu’aucune suite n’aura été donnée à leur candidature.

 

 

Date limite de dépôt des candidatures :  le dimanche 6 janvier 2019  à 18h00

 

 

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