Délégation de l’Union européenne en République du Mali

AVIS DE RECRUTEMENT Assistant (e) Administratif (ve), basé(e) à Bamako – Mali

06/08/2019 - 14:24
Local agents

La Direction Générale de la Protection civile et des Opérations d’Aide humanitaire européennes (DG ECHO) de la Commission Européenne finance des actions humanitaires pour venir en aide aux victimes de catastrophes naturelles et de conflits. Pour l’aide humanitaire, la Commission européenne agit au travers de plus de 200 partenaires opérationnels comprenant des agences spécialisées des Nations-Unies, le mouvement de la Croix Rouge /Croissant Rouge et des organisations non gouvernementales (ONG). Cette aide est mise à disposition des victimes de façon impartiale, c’est-à-dire indépendamment de leur race, de leur groupe ethnique, de leur religion, de leur sexe, de leur nationalité ou de leur appartenance politique. Le Bureau ECHO de Dakar recherche un(e) Assistant(e) Administratif (ve) sous contrat local (contrat de 12 mois, renouvelable)

Ce poste est ouvert aux ressortissants et résidents de la République du Mali en possession d’un permis de travail et d’un titre de séjour valides.

Conditions de travail

Travaillant au sein du bureau de Bamako, l’Assistant(e) Administratif (ve)  (Groupe IV) effectuera, sous la supervision de l’Assistant Administratif et Financier (AFA), des activités autonomes, incluant entre autre :

  • Gestion et mise à jour quotidienne de l’agenda du bureau incluant les congés, les missions, les formations et les visites d’autres bureaux ECHO et reporting mensuel
  • Gestion des missions : gestion des billets d’avion, des réservations d’hôtels, gestion des visas, gestion des transferts aéroport, émission des bons de commande concernés
  • Gestion des congés du personnel expatrié
  • Gestion du standard téléphonique et accueil des visiteurs
  • Réception et enregistrement du courrier entrée/sortie
  • Rédaction des comptes rendus des différentes réunions du bureau, de correspondances standard
  • Mise à jour des listes de contacts et distribution  au personnel
  • Gestion de la petite caisse du bureau et reporting mensuel
  • Maintient le stock et distribue les fournitures de bureau
  • Supervision des chauffeurs
  •  Aide à la logistique liée aux réunions, séminaires et formations

Le ou la candidat(e)  doit répondre aux critères suivants :

• Formation secondaire ou équivalente en école de de commerce. Diplôme de secrétariat minimum.

• Un minimum de 3 ans d’expérience en rapport avec le poste au niveau national ou international. Une expérience préalable dans une Organisation Non-Gouvernementale ou internationale sera un plus.

• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et dans un poste multitâche

• bonnes compétences rédactionnelles et de communication

• Très bonne maitrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, Outlook, etc.).

• Excellente connaissance en Français (oral & écrit) et en Bambara. La connaissance de l’Anglais (oral & écrit) est un avantage.

Le profil détaillé du poste est disponible à la rubrique "Emploi et Financements" du site Web de la Délégation de l'UE en République du Mali :

https://eeas.europa.eu/delegations/mali/area/jobs-funds_fr

Les candidatures doivent contenir une lettre de motivation ainsi qu’un CV  rempli suivant le formulaire type disponible sur le site web mentionné ci-dessus.

Les candidat(e)s intéressé(e)s devront fournir les copies de diplômes et certificats de travail avec leur candidature ou au plus tard aux tests écrits pour les candidats retenus à passer ce test. Les candidatures doivent être envoyées par courrier électronique uniquement à l’adresse ECHO-vacancy.dakar@echofield.eu , jusqu’au 23 août 2019 inclus. La référence de l'offre d'emploi doit être clairement indiquée dans l'objet du message (Réf. Assistant Administratif BKO – 2019-08). Seuls les candidats retenus seront contactés.

Toute forme de prospection, sollicitation ou influence sera traitée comme disqualifiant.

La DG ECHO applique une politique d’égalité des chances. Notre politique de recrutement est basée sur le respect de la diversité, le maintien de la parité homme-femme, ainsi que de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, mais aussi le soutien à la formation et l’offre d’opportunités de développement.

La DG ECHO offre un poste dans un environnement international. Le groupe de fonction est de niveau 4 avec salaire de base brut de 456.445 F CFA correspondant à l’échelon 5 équivalant à 5 ans d’expérience professionnelle pertinente. Cet échelon variera en fonction du nombre exact d’années d’expérience pertinente validé par un certificat de travail. En plus du salaire de base, l’employé percevra une indemnité de transport, de monture, de majoration pour charges familiales, une prime de scolarité, une indemnité de déplacement, une allocation mensuelle d’invalidité/retraite, un 13ème mois et bénéficiera d’une couverture médicale.

Termes de référence

Famille d’emploi :

Administration & Finance

Lieu d'affectation :

(Mali/Bamako)

Catégorie d'emploi :

Assistant administratif (Group IV)

 

Supérieur hiérarchique :

AFA

Supervision exercée :

Chauffeurs

Back-up :

 

Replacement :

AFA

 

  1. Résumé du poste :

Le titulaire du poste soutient les travaux de l’équipe de l'administration et des finances et/ou assure les fonctions le réceptionniste au Bureau.

 

  1. Responsabilités & Tâches :

Dans le cadre de l'autorité déléguée, l’Assistant d'Administration (groupe IV) sera responsable des tâches suivantes:

Support RH et Administratif

  • Participe à la préparation des contrats, en prenant soin à la présentation de toutes les pièces justificatives et le maintien des diverses archives;
  • Aide à la gestion de l’administration et des finances, le cas échéant;
  • Prépare les tableaux de planning du personnel (tableau de planification des congés annuels, de maladie, des absences injustifiées, formation) et prépare un rapport mensuel;
  • Maintient une vue d'ensemble sur les visas et titres de séjour du personnel expatrié (et des membres des familles) et dépose les demandes nécessaires;
  • Suit toutes les questions de protocole (demande de visa, permis de séjour, immatriculation de voiture…) en liaison avec la délégation de l'UE ;
  • Backup du support administratif en cas d'absence des autres personnels administratifs pour les tâches de base des ressources financières et de gestion des ressources humaines.

Fonctions de secrétariat

  • Enregistre les courriers entrant et sortant (y compris les documents transmis pour signature et/ou information à la Délégation de l’UE) et les communications entre les membres de l'équipe. Garantit que les réponses sont envoyées en temps utile;
  • Rédige les correspondances standard et administrative, révise les documents préparés par d'autres membres du personnel (formats et orthographe). Photocopie les documents requis;
  • Crée et maintient le classement et les systèmes de référence en conformité avec les critères applicables dans le cadre des différentes procédures;
  • Garantit l’efficience et l’efficacité de la communication interne et externe;
  • Fournit une assistance concernant la programmation des réunions;
  • Maintient le stock et distribue les fournitures de bureau et met à jour les cartes de stock, le cas échéant.

Tâches spécifiques pour l’Assistant administratif expérimenté

  • Identifie les informations complexes, urgentes ou sensibles pour un traitement spécial;
  • Génère une série de rapports et de tableaux statistiques pour soutenir d'autres membres de l'équipe;
  • Donne des instructions et forme le nouveau personnel, donne des orientations sur les procédures administratives et coordonne les services de secrétariat du bureau.

Service de front-desk et services de communications téléphoniques

  • Contrôle tous les visiteurs du bureau; leur délivre des cartes d'identification et les dirige vers leurs interlocuteurs/salle de réunion, selon le cas;
  • Gère le standard central, répond au téléphone, répond à l’acheminement des demandes d'information;
  • Transmet des messages et s’assure  fréquemment du bon fonctionnement des équipements (télécopieur, fax) – en particulier en ce qui concerne l’approvisionnement en papier ;
  • Reçoit, enregistre et distribue toute forme de communication reçue au bureau (par e-mail, fax, courrier, valise diplomatique, courrier express, courrier aérien et téléphone);
  • Aide à la préparation des réunions. Gère les réservations la salle de réunion;
  • Met à jour la liste des contacts du personnel sur une base régulière et la communique au personnel;
  • Conserve la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des fonctionnaires gouvernementaux membres des missions diplomatiques, des partenaires opérationnels et des fournisseurs.

Tâches spécifiques pour l’Assistant administratif expérimenté

  • Gère et planifie la couverture du front-desk;
  • Gère les déplacements des chauffeurs.

Support de l'Administration Générale

  • Fournit un support administratif avec précision et cohérence;
  • Joue le rôle focal pour le suivi des missions et demandes de congé de l'ensemble du personnel
  • Facilite les modalités de déplacement professionnel du personnel (y compris l’hébergement) en assistant pour les préparatifs logistiques, assiste dans la préparation des habilitations de sécurité;
  • Maintient les horaires de voyage pour les membres du personnel d'ECHO travaillant dans le pays/région;
  • Organise et maintient un système de classement pour les fichiers liés au secrétariat;
  • Traduit et interprète, le cas échéant.

 

Tâches spécifiques pour l’Assistant administratif expérimenté

  • Dirige et coordonne les services de soutien au bureau, et notamment la coordination avec les fournisseurs.

Responsabilités/tâches spécifiques au bureau :

(Le cas échéant)

  • Maintient à jour les principaux fichiers de contacts utilisés par l'équipe du Programme (c'est-à-dire les partenaires, les ONG, les Nations unies, les autorités nationales, les donateurs, les Consulats et Ambassades, etc.).
  • Maintient à jour les plannings hebdomadaires des missions et de suivi, et coordonne le soutien logistique avec les interlocuteurs dans le bureau et externes, si nécessaire.
  • Aide à la préparation des réunions, y compris sur les aspects logistiques et l’accueil des participants.
  • Informe le nouveau personnel sur les questions pertinentes le cas échéant.
  • Entreprend toutes les tâches additionnelles qui lui sont confiées par l'AT/le Chef de Bureau/Bureau d’Appui Régional et/ou par le Siège.

 

  1. Compétences requises :

Culture du résultat                                                              - Niveau intermédiaire

Conduite dans le service                                                    - Niveau intermédiaire

Travail d’équipe                                                                   - Niveau de base 

Direction et supervision                                                     - Niveau de base

Capacité à gérer et organiser l’information                    - Niveau de base

Réflexion et planification stratégique                              - Niveau de base

Communication                                                                    - Niveau intermédiaire

Maîtrise des structures organisationnelles                     - Niveau de base

Flexibilité et capacité d’adaptation                                   - Niveau élevé

La définition de chaque compétence et des exemples d’attitudes pour chaque niveau figurent dans la liste annexée.

 

  1. Conditions requises pour le poste :

Formation :

  • Formation secondaire ou équivalente en école de commerce. Diplôme de secrétariat minimum.
     

Connaissances et Expérience :

  • Trois années minimum d'expérience en rapport avec le poste.
  • Bonnes compétences de rédaction.
  • Bonnes compétences de communication.
  • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
  • Capacité à travailler dans un poste multitâche.
  • Une expérience préalable dans une Organisation Non Gouvernementale ou Internationale serait un plus.
  • Expérience dans l’utilisation d’outils informatiques et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.).

Langues :

  • Aisance en français (parlé & écrit).
  • Une aisance en Anglais est un atout
  • Maitrise du Bambara

 

 

Voir aussi

Rubriques éditoriales: