Delegation of the European Union to Cameroon

 

L'UE au Cameroun et Guinée Equatoriale recherche un 'Office Support Agent'

19/05/2021 - 18:00
Local agents

Le candidat retenu occupera un emploi spécifique en tant que 'Office Support Agent', une fonction qui peut être modifiée selon les besoins de la Délégation de l'Union européenne. Dans le cadre de cette fonction, le candidat retenu servira de personnel technique et d’appui, sous la supervision et la responsabilité du Chef d’équipe Finances, Contrats et Audits.

La Délégation de l’Union européenne en République du Cameroun et pour la République de Guinée Equatoriale recherche:

Office Support Agent

 

Nous sommes

L'Union européenne (UE) est le fruit d'un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade. 

 

Nous proposons

Nous proposons un poste d’Archiviste et Agent Administratif. Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la délégation. Lors du recrutement, le candidat retenu occupera un emploi spécifique en tant que Office Support Agent; cette fonction peut être modifiée selon les besoins de la Délégation. Dans le cadre de cette fonction, le candidat retenu servira de personnel technique et d’appui, sous la supervision et la responsabilité du chef d’équipe Finances Contrat et Audits. A ce titre, le/la titulaire du poste, pour la partie Archives, aura la charge de : 

  • Assurer le bon archivage des documents de la délégation et permettre de les localiser rapidement par un plan de classement efficace 
  • Tenir à jour et rendre accessible la liste des dossiers archivés
  • Veiller au bon libellé et à la bonne numérotation des dossiers 
  • Mettre à disposition (particulièrement en cas de vérification et d'audit) tous les dossiers archivés demandés
  • Veiller au respect de l'intégrité physique des dossiers
  • Tenir les archives dans un état de propreté et de clarté qui permet d'assurer la continuité du service
  • Etre au service de l’institution pour tout autre tâche liée à la gestion, au suivi et à l’archivage des documents traités par la Délégation

 

  • Assister les collègues en matière de respect des procédures internes et réglementaires concernant l'archivage et le classement des documents. 

Il/elle assurera la suppléance du responsable des audits, et en coopération avec l'Audit Task Manager devra :

  • Assurer l'exécution du plan d'audit en préparant à temps les consultations du marché en vue d'assurer la passation des marchés de service d'audit à temps et dans le respect des besoins de chaque dossier.
  • Soutenir les firmes d'audit au cours de leurs prestations en s'assurant de la bonne mise à disposition des dossiers et suivre les informations aux audités.
  • S'assurer du bon encodage dans OPSYS des informations relatives aux audits.
  • S'assurer du suivi des audits auprès des collègues opérationnels en vue de donner suite aux audits dans des délais rapides.
  • Assurer en cas de nécessité et à la demande du chef de section les opérations d'initiateur financier

Il travaillera également en étroite collaboration avec le Document Management Officer (DMO) et Centre d’Administration des Documents (CAD). A ce titre, ses fonctions consisteront à :

  • En coopération avec le DMO, établir les procédures internes relatives à l’enregistrement des documents, leur assignation, la création des dossiers ou leur fermeture, la gestion du plan de stockage
  • En coopération avec le CAD, enregistrer tous les documents internes, entrants ou sortants et s’assurer de leur attribution et de leur classement
  • Préserver les dossiers fermés pendant leurs périodes de conservation administrative (PRA).
  • Offrir des formations internes aux collègues en matière de gestion de documents

Il sera le point d’entrée principal de la Section Finances, Contrats Audits en termes d’enregistrement du courrier de cette section et pourra être amené à effectuer des tâches en lien avec l’administration de la Délégation, particulièrement pour ce qui concerne l’ensemble de la Coopération.

 

Conditions de travail : temps plein (37,5 heures/semaine), basé à Yaoundé avec possibilité de missions (hors Yaoundé et/ou en Europe).

Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions. 

 

Critères de sélection 

Exigences minimales:

  1. être médicalement apte à exercer les fonctions requises;​​​
  2. jouir des droits civiques et posséder les permis de travail conformément à la législation locale;
  3. posséder une connaissance satisfaisante du français et suffisante de l’anglais;
  4. avoir un diplôme d’archiviste (Bac + 2) ou expérience professionnelle de minimum 5 années en tant qu’archiviste 

Les points suivants seront considérés comme un atout:

  1. posséder une formation en Information et gestion des documents, et en comptabilité et/ou en informatique de type « Certificat ou programme de cours »,
  2. posséder des connaissances en une fonction de support en gestion financière.

 

Comment soumettre votre candidature

Le dossier de candidature portant la mention "Candidature pour un poste d’Archiviste à la Section Finances et Contrats et Audits" devra être déposé au Siège de la Délégation de l'Union européenne, Immeuble le Belvédère 1068 Rue Onambélé Nkou – Quartier Nlongkak – BP 847, à Yaoundé, ou transmis par courriel à l'adresse: Delegation-Cameroon-Job-Applications@eeas.europa.eu 

La candidature doit contenir un CV et une lettre de motivation. Le CV doit inclure deux (2) références au minimum (structures, noms, prénoms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail) auxquelles la Délégation de l'Union européenne pourrait s'adresser dans le cadre de l'examen des candidatures. La Délégation ne fournira pas d’informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toute question concernant cette procédure doit être adressée par écrit à Delegation-Cameroon-Job-Applications@eeas.europa.eu

 

La procédure

Après l’expiration du délai de dépôt des candidatures, celles-ci seront examinées par un comité de sélection mis en place à cet effet. Le comité de sélection établira une liste restreinte de candidats jugés les plus aptes à occuper le poste, sur la base d’une appréciation préliminaire des renseignements fournis dans les lettres de candidatures et les pièces justificatives. Les candidats présélectionnés seront invités à la phase d'évaluation, qui peut comprendre un entretien si nécessaire – à ce stade, le comité de sélection évaluera l’aptitude des candidats à occuper le poste.

Les candidats n’ayant pas été retenus sur la liste restreinte ne seront pas contactés individuellement; toutefois, la Délégation utilisera les mêmes moyens de publication que pour le présent avis de vacance pour informer les autres candidats que la procédure de recrutement été menée à son terme et qu'un candidat a été (ou non pas été) recruté.  

 

Date limite pour le dépôt des candidatures: 07 juin 2021

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