Délégation de l'Union européenne au Bénin

Avis de recrutement d'un (e) Coordinateur (trice) Infrastructure à la section de l'Administration

17/06/2019 - 17:31
Temporary agents

Qui sommes nous L'Union européenne (UE) est un partenaire économique et politique unique entre 28 pays européens qui joue un rôle important au niveau international dans les domaines de la diplomatie, du commerce et de l'aide au développement, ainsi que par sa coopération avec les organisations mondiales. A l'étranger, l'UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de Délégations de l'UE, qui ont une fonction similaire à celle d'une ambassade.

Nous proposons

Nous proposons un poste d'agent local temporaire – contrat d'un an - de groupe I pour la fonction de Coordinateur (trice) Infrastructure. Lors du recrutement, le/la candidat (e) retenu (e) occupera un emploi spécifique en tant que Coordinateur (trice) Infrastructure à la section de l'Administration de la Délégation pour la coordination dans la mise en place de bureaux temporaires, construction et déménagement dans les nouveaux bureaux de la Délégation de l'UE en Niger - Niamey;  cette fonction peut varier selon les besoins de la Délégation. Le/la candidat (e) retenu (e) assurera les fonctions et responsabilités suivantes sous la supervision et la responsabilité du Chef de l'Administration :

Fonctions générales :

  1. Agir en tant que Coordinateur du projet de construction de nouveaux bureaux de la Délégation de l'UE ;
  2. Assurer la liaison avec la division d'Infrastructure du siège du SEAE (Service européen pour l’action extérieure) et suivre l'ensemble du processus administratif d'approbation du projet ;
  3. Fournir une assistance pendant le lancement du projet et l'élaboration de la conception, examiner les plans et les documents, la correspondance et le cahier des charges ;
  4. Préparation du dossier d'immeuble ("Building File") en liaison avec la "Division Infrastructure" ou de tout autre document requis par la Division des Infrastructures ;
  5. Organiser et coordonner des réunions locales avec rapport de réunion à la Délégation de l'UE et au siège du SEAE ;
  6. Participer aux appels d’offres et au processus de marché public pour tout ce qui concerne les locations et les travaux de construction ;
  7. Fournir une analyse de première ligne de tout document fourni par le développeur, les entreprises de construction, les experts et les organismes externes. S'assurer que les exigences de l'UE soient satisfaites  à toutes les étapes. Soumettre des solutions appropriées aux contradictions entre les normes locales et européennes ;
  8. Coordonner le travail entre les parties prenantes du projet, telles que, sans toutefois s'y limiter : la Délégation de l'UE, les divisions concernées au siège (infrastructure, informatique, sécurité), les entreprises de construction, le propriétaire des locaux actuels et l'équipe de gestion du bâtiment, divers entrepreneurs travaillant pour la Délégation (experts en sécurité / organismes externes / entreprises de déménagement,…) ;
  9. Suivi de la planification des délais des différentes étapes du projet, de la conception à la réception provisoire des travaux et au déménagement. Une attention particulière aux chemins critiques afin de garantir le respect des délais ;
  10. Assurer la supervision architecturale et technique sur le site si nécessaire pour s'assurer que les exigences techniques sont satisfaites ;
  11. Fournir une assistance dans les phases de réception des travaux ;
  12. Suivi des questions liées au budget des travaux de construction et des déménagements ;
  13. Fournir une assistance à la Délégation pour la prise de décisions concernant les finitions, sur la base de la cohérence globale et du meilleur rapport qualité-prix. Assurez-vous que des échantillons peuvent être mis à disposition ;
  14. Si nécessaire, prêter assistance pour les questions de dédouanement ;
  15. Participation à la préparation de toutes les étapes liées au déménagement, en particulier celles liées à sa logistique, son organisation et l'infrastructure des locaux actuels ;
  16. Toute autre tâche demandée par le Chef de Délégation, le Chef de Délégation Adjoint, le Chef d'Administration ou le superviseur de la division Infrastructure en rapport avec le projet de nouveaux bureaux de la Délégation de l'UE.

 

Le/la candidat (e) contribuera à toute autre tâche de nature horizontale de la Délégation.

Fonctions spécifiques - Description d'une mission typique:

  • Coordination et communication étroite avec les nombreuses parties prenantes implémentées :
  • SEAE - Siège - Architecte - Gestionnaire d'infrastructure ;
  • SEAE - RSO (agent de sécurité régional) ;
  • SEAE - RITO (responsable informatique régional) ;
  • SEAE - Chef d'Administration de la Délégation ;
  • Architecte du propriétaire du bâtiment ;
  • Entreprise de construction du propriétaire.
  • Gestion de projet (participation à la planification et au suivi de réunions de coordination, compte rendu de réunions) en collaboration avec le SEAE et le personnel de la Délégation minimum tous les 14 jours ;
  • Rapport sur le projet (modifications de la portée, plans mis à jour, rapport d'avancement, mise à jour du planning, mise à jour du budget, mesures d'atténuation, analyse de risques, etc.) minimum tous les 14 jours au SEAE et à la Délégation ;
  •  Modification du projet (adaptation et coordination des plans, planification et coordination des travaux) si nécessaire et en étroite coordination avec le personnel du SEAE et de la Délégation ;
  • Suivi du projet (présence sur le chantier au moins deux fois par semaine pour la coordination et les contrôles de qualité pendant la phase des travaux de construction pour assurer la bonne exécution et le maintien de la planification des travaux) ;
  • Conception du projet (conception, soutien du personnel de la Délégation aux choix concernant la conception, les matériaux, les spécifications et normes techniques, etc.) en étroite collaboration avec le SEAE et le personnel de la Délégation. Production des plans nécessaires, description technique et métré récapitulatif ;
  • Coordination du projet (analyse et vérification des plans d'exécution et des détails de l'architecte ou du constructeur du propriétaire, coordination et communication des plans et des décisions nécessaires) en étroite coordination avec le personnel du SEAE et de la Délégation ;
  • Contrôle de chantier (en s'assurant que les travaux sont réalisés conformément au planning, aux conceptions définies, aux spécifications techniques, au programme de travaux et aux standards techniques applicables) ;
  • Gestion de la sécurité et de la sûreté (conformité du projet aux normes et règles locales et applicables de l'UE, coordination du projet avec le SEAE, le RSO, le RITO et le Chef d'Administration en ce qui concerne les questions de sécurité et de sûreté, vérification de la sécurité sur le chantier, traitement appropriée et sûre des documents restreints du SEAE et des plans du projet) ;
  • Suivi et contrôle du budget (étude du budget et identification des éventuels frais supplémentaires, demande d’approbation des frais supplémentaires au SEAE) en étroite coordination avec le SEAE et le personnel de la Délégation ;
  • Gestion de crise (identification d'éventuelles erreurs ou omissions, résolution des problèmes tout en respectant les normes de qualité et la planification convenues, chemin critique, mesures de communication appliquées rapidement) en étroite collaboration avec le SEAE et le personnel de la Délégation ;
  • Coordination de la réception provisoire et définitive des travaux (coordination de la visite, rapport et plans à transmettre dans un délai d'une semaine à l'approbation du SEAE et du personnel de la Délégation, suivi des travaux à réaliser pour la réception définitive des travaux jusqu'à approbation de la réception définitive des travaux par le SEAE) ;
  • Livraison du projet (soutien du personnel de la Délégation lors de la remise du bâtiment, compte rendu de la transmission du dossier, instruction du personnel de la Délégation quant à la gestion du bâtiment et de son équipement technique et de son entretien, rapport de fin de projet) ;
  • Participer à la préparation du déménagement (soutien du personnel de la Délégation pour tous les aspects logistiques, coordination du déménagement, étude du budget et de la planification).

 

Conditions d'emploi :

Le contrat sera d'une durée d'un an. Le poste d'agent local de groupe I offre une rémunération en référence à la grille salariale établie par le Service Européen d'Action Extérieure. Le salaire est en fonction de l'expérience professionnelle directement pertinente aux tâches de l'agent local et sera calculé selon cette expérience reconnue pour le/la candidat (e) retenu (e). Les horaires de travail sont de 8h00 à 12h30 et de 14h00 à 17h45 du lundi au jeudi et de 8h00 à 12h30 le vendredi.

 

Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu'un régime de pension complémentaire et  une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.

Critères de sélection - Exigences minimales :

Critères généraux

  • Aptitude à exercer ses fonctions ;
  • Bénéficie de ses droits civiques ainsi que du droit de l'emploi sous la loi locale.

 

Formation

  • Diplôme en architecture et / ou génie civil.

 

Connaissance

  • Connaissance approfondie du domaine de la construction de bureaux ;
  • Connaissance approfondie des règles de construction de bureaux en vigueur localement et capacité à les comparer aux normes et aux exigences de l'UE.

 

Expérience

  • Expérience confirmée d'au moins cinq ans dans des travaux similaires, dans le domaine de la coordination et du contrôle de la qualité technique.

 

Langues

                Écouter   Lire   Conversation    Écrire

Anglais      B1         B1                  B1           B1                                 

Français     C1         C1                  C1            C1                                   

 

IT

  • Connaissance approfondie de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
  • Connaissance approfondie des logiciels de CAO (par exemple Autocad).

 

Critères de sélection - considérés comme un atout :

  • Diplôme supplémentaire en gestion des projets ;
  • Expérience dans la construction de bureaux dans l'UE ;
  • La connaissance des règles et réglementations financières de l'UE;
  • Une très bonne connaissance de l'anglais.

 

Compétences

  • Excellentes compétences de communication et de coordination ;
  • Niveau élevé de sens des responsabilités ;
  • Niveau élevé de responsabilité et de capacité à prendre des initiatives ;
  • Haut niveau d'organisation et de priorisation ;
  • Flexibilité et capacité à travailler sous pression ;
  • Excellent esprit d'équipe.

 

Performance attendue:

Capacité à travailler dans un esprit d'équipe, avoir le sens de la ponctualité, de la discrétion, de la loyauté, être fiable, résistance au stress, une grande capacité d'adaptation et d'ouverture dans un cadre multiculturel, avoir le sens de la communication.

Comment soumettre votre candidature

Veuillez déposer au plus tard le mardi 02/07/2019 à 17h00 votre dossier de candidature et les pièces justificatives sous pli fermé avec la mention :

 

"2019/AL/ADMIN 1 – NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE COURRIER"

à l’attention du Chef d’Administration de la Délégation de l'UE

Avenue de Mounio OR 33 Dar Es Salam

Niamey – Niger

Le dossier de candidature doit contenir :

  1. une lettre de motivation d'une page maximum ;
  2. un curriculum vitae détaillé ;
  3. trois références vérifiables ou lettres de recommandation ;
  4. les copies certifiées conformes des diplômes ;
  5. les copies certifiées conformes des attestations des emplois antérieurs indiqués dans le CV ;
  6. une photocopie de pièce d'identité.

 

Seuls les candidats présélectionnés seront invités aux entretiens et tests écrits.

 

Les candidats qui ne sont pas contactés jusqu'à la date du 20/09/2019 peuvent se considérer comme non –présélectionnés.

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