Délégation de l'Union Europeenne

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PUBLICATION OUVERTE DE DEUX (2) POSTES VACANTS

La Délégation de l'Union européenne en République d'Haïti cherche pour ses bureaux de Pétion ville des candidats pour les postes vacants suivants.  _____________________________________________________________________________
Secrétaire au sein de la Section Développement rural: AL IV / Références E-Del-HRM 18068

Sysper 2 No 112644

Fonctions:

Sous la supervision du chef de section et en collaboration avec l’équipe de la section, assurer des taches de secrétariat et gestion administrative, ainsi que des tâches d’assistance à la gestion de la coopération.

Tâches de secrétariat et d’assistance à la gestion de la coopération:

  • Suivi du courrier et dossiers en entrée (ARES, circulation, distribution, archivage, etc.) ;
  • Préparation et suivi des courriers en sortie (enregistrement ARES, circulation, transmission, archivage) ;
  • Suivi/actualisation du plan de classement ARES
  • Tenue de l’agenda de la section, prise de rendez-vous, gestion des appels téléphoniques, photocopie, etc.
  • Support logistique dans la planification et l’organisation de réunions et des missions, formations et congés (plan prévisionnel, ordres et décomptes de mission, réservation des tickets d’avion, etc.)
  • Appui au classement et archivage des documents liés à la gestion des projets de la section ;
  • Préparation et suivi des programmes de mission de la section et du siège ;
  • Préparation des parapheurs pour les circuits interne d’analyse/vérification/validation de différents dossiers (DAO, contrats, payements, recouvrements, etc.) et suivi du circuit ;
  • Préparer et actualiser régulièrement la liste des contacts des responsables des projets/programmes gérés par la section ;
  • Appui à la préparation et gestion des appels d'offres et/ou à propositions (réception, enregistrement et ouverture des offres, appui au comité d’évaluation, etc.).
  • Préparation des comptes rendu des réunions de la section et de coordination interne à la délégation ;
  • CRIS : encodage des contrats et des demande de prestations (niveau ENCOD)
  • CRIS : téléchargement des documents concernant les décisions, les contrats et les évaluations des appels à propositions
  • En cas d’absence des collègues de la section s’assurer de l’accessibilité des informations concernant les activités gérées par la section.
  • Remplacements d'autres secrétaires conformément aux schémas de suppléance interne.

Poste d’Aide de bureau au sein de la Section Administration de la Délégation - AL IV / Réf COM 112634/ E Del Hrm 50795

Fonctions:

Sous la supervision du chef de l’Administration et en collaboration avec l’équipe de la section, assurer des tâches administratives et logistiques définies pour les aider à assurer le bon fonctionnement administratif et logistique de la section et de la Délégation, en accord avec les règles et règlementations en vigueur en matière administrative.  

  • Rédiger les bons de commande en Abac Assets (et en version papier si nécessaire)
  • Gérer les stocks et la distribution des fournitures diverses (de bureau, le mobilier, le carburant, les équipements) et suivre leur consommation
  • S’assurer du réapprovisionnement en fournitures diverses (demande de pro-forma, suivi de livraison, tenue d'inventaire, etc.)
  • Classer les archives vivantes de la section (bons de commande, dossiers comptables, fiches de véhicules, logs books, etc.)
  • S’assurer de la qualité des services reçus des fournisseurs et faire le suivi si nécessaire (entretien bureau, entretien génératrices, etc.)
  • Apporter un soutien administratif au Logisticien dans la rédaction des courriers protocolaires pour tous les besoins du bureau (OAVCT, plaque d'immatriculation, carte diplomatiques, visa, franchise, etc.)
  • Veiller à la bonne utilisation et à l’entretien de tous les équipements et matériels de la Délégation
  • Apporter son soutien dans la gestion des plannings annuel de missions  
  • Assurer le remplacement de la réceptionniste/hôtesse d’accueil
  • Assister les sections pour les réservations (transport, salle de réunion, etc.)
  • Assurer des tâches de bureau et d’assistance logistique pour la section administration sur demande

Exigences du poste:

Qualifications et expérience demandées

  • Le (s) candidats (es) devra être titulaire d’un niveau d'études secondaire suivi ou certifié avec une expérience d’au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat et/ou l’administration

Langues

  • Maîtrise de la langue française et du créole.
  • La connaissance de l’anglais et/ou de l’espagnol serait un atout.

Compétences

  • Maîtrise des outils informatique et logiciels (Word, Excel, Outlook, etc.) en adéquation avec les fonctions.  
  • Capacités de rédaction.  
  • Motivations pour le travail
  • Capacité d’initiative et d’organisation et bon degré d’autonomie
  • Respect des délais, des calendriers et des échéances
  • Volonté et capacité de travailler en équipe et dans un environnement multiculturel
  • Disponibilité à travailler en dehors des horaires d’ouverture du bureau, si nécessaire
  • Bonne capacité de communication

Les profils de postes, indiquant en détail les qualifications et expériences requises, se trouvent sur le site web :www.delhti.ec.europa.eu
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Les contrats d'emploi (type « agent local ») seront à durée indéterminée. La Délégation de l'Union européenne offre des rémunérations alignées sur celles des autres institutions internationales en Haïti, ainsi qu'une assurance médicale complémentaire et d'autres avantages.
La Délégation de l'Union européenne est un employeur qui respecte l'égalité des chances et encourage les candidatures des femmes.

Procédures à suivre:

  1. Les candidatures doivent être envoyées uniquement par email à l'adresse suivante   

         Delegation-Haiti-Hoa@eeas.europa.eu, indiquant clairement la référence du poste pour lequel vous postulez dans l'objet de courriel.

      2. Vous devez annexer

                a.    Une lettre de motivation.
           b.    Un Curriculum Vitae en français ou en anglais, utilisant le format European Curriculum Vitae Format, qui se trouve sur le site web :                          www.delhti.ec.europa.eu
                c.    Copie scannée du diplôme en relation avec la fonction.

NB: Veuillez noter que la Délégation de l'Union européenne en République d'Haïti n'acceptera que les candidatures en français ou en anglais. Les candidats qui ne respectent pas scrupuleusement les instructions ci-dessus mentionnées ne seront pas admis à la procédure de sélection.  La Délégation de l'Union européenne ne fournira pas d`informations supplémentaires ni par téléphone ni par email.  Seuls les candidats retenus pour les prochaines étapes du recrutement seront contactés. Les envois ne doivent pas dépasser 1MB.

Les candidats seront évalués sur base de leurs CVs (de leur formation et de leur expérience professionnelle) et les candidats retenus seront invités à un entretien et/ou à un test de capacité. Les candidats qui ne seront pas contactés avant le 30 septembre 2016 n'auront pas été retenus.

Délai pour soumission des candidatures: 31 août 2016