Skydd av personuppgifter

Skyddet för privatlivet och av personuppgifter – i enlighet med artikel 8 i EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna – är en viktig fråga för EU:s utrikestjänst som omfattas av reglerna för EU:s administration.

För att uppfylla sina skyldigheter gentemot allmänheten måste utrikestjänsten ofta samla in, behandla och lagra personuppgifter, bland annat namn, kontorsadresser, telefonnummer, foton och annan information, inklusive känsligare uppgifter i samband med upphandlingar, förslagsomgångar och konferensinbjudningar.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter som är kopplade direkt till dig och som gör dig identifierbar, exempelvis namn, personnummer, foton, telefonnummer, födelseort och e-postadress.

Hur behandlar utrikestjänsten mina personuppgifter?

EU-förordning nr 45/2001 om behandling av personuppgifter, som utrikestjänsten genomför genom sitt beslut av den 8 december 2011 , garanterar att dina personuppgifter

  • behandlas på ett korrekt och lagligt sätt
  • samlas in för särskilda och uttryckligt angivna ändamål
  • är riktiga och aktuella
  • inte sparas längre än vad som är nödvändigt
  • är säkra
  • inte lämnas ut till tredje part utan lämpliga försiktighetsåtgärder
  • behandlas i enlighet med dina rättigheter som registrerad person.

Dessa regler gäller för utrikestjänstens samtliga avdelningar och alla EU-delegationer som behandlar personuppgifter. Utrikestjänstens dataskyddsavdelning måste informeras i förväg om alla åtgärder som ger upphov till insamling, användning, överföring eller organisation av sådana uppgifter. Utrikestjänsten behandlar alla inkomna personuppgifter, dvs. uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en person, med den försiktighet som krävs.

Utrikestjänsten följer de sju principer för behandling av personuppgifter som fastställs i EU-direktiv 95/46/EG och EU-förordning nr 45/2001

1. Information – de personer för vilka personuppgifter samlas in, behandlas och lagras ska upplysas om detta.
2. Ändamål – de insamlade uppgifterna får bara användas för de angivna ändamålen och inte på något annat sätt.
3. Samtycke – personuppgifter får inte lämnas ut eller delas med tredje part utan den berörda personens samtycke.
4. Säkerhet – de insamlade personuppgifterna ska lagras på ett säkert sätt så att de inte kan missbrukas, stjälas eller komma bort.
5. Utlämnande – om insamlade personuppgifter lämnas ut till tredje part ska den berörda personen informeras om detta.
6. Tillgång – registrerade personer har rätt att få tillgång sina personuppgifter och korrigera eventuella fel.
7. Ansvar – registrerade personer ska kunna ställa dem som samlar in personuppgifter till svars om ovannämnda principer inte följs.


Läs mer: Utrikestjänstens dataskydd – detaljerad överblick pdf - 111 KB [111 KB] English (en)

Dataskyddsteamet

Dataskyddsteamet ska

  • öka medvetenheten om dataskyddsfrågor hos personalen och allmänheten
  • göra anmälningar och informera om skydd av personuppgifter
  • tillhandahålla rådgivning (formella råd och informella tips, rekommendationer om rättigheter och skyldigheter).

Dataskyddsteamet består av

  • personuppgiftsombudet
  • teamets assistent och samordnaren av de olika nätverkens samordnare och kontaktpersoner
  • nätverket av högkvarterens dataskyddssamordnare (för närvarande 20 samordnare)
  • nätverket av EU-delegationernas kontaktpersoner med ansvar för dataskydd – pilotdelegationerna är under utveckling.

Dataskyddsavdelningen ska

  • se till att principerna för skydd av personuppgifter tillämpas på rätt sätt inom utrikestjänsten
  • föra ett register över all personuppgiftsbehandling inom utrikestjänsten
  • anmäla riskfylld behandling av personuppgifter till Europeiska datatillsynsmannen och tillgodose Europeiska datatillsynsmannens önskemål
  • utreda frågor och incidenter på begäran eller på eget initiativ.

Kontakta dataskyddsavdelningen 

Skydd av personuppgifter – Dina rättigheter

Om utrikestjänsten behandlar dina personuppgifter, får du ett meddelande om hur uppgifterna skyddas så att du kan utöva dina rättigheter. Detta gäller alla enskilda personer för vilka uppgifter har samlats in, behandlats eller lagrats.

Den registeransvariga, dvs. den avdelning eller delegation som ansvarar för behandlingen av personuppgifterna, är skyldig att anmäla databehandlingen till personuppgiftsombudet. Dessutom skrivs ett särskilt meddelande om skydd av personuppgifter för att bland annat informera om ändamål, lagring och registeransvarig.

Allmänna meddelanden om uppgiftsskydd eller hänvisningar till sådant skydd finns i samband med följande:

Särskilda meddelanden om skydd av personuppgifter finns i samband med följande:

För andra typer av specifik databehandling, läs de berörda avdelningarnas eller delegationernas meddelanden om skydd av personuppgifter.

Du har rätt att (utan kostnad)

  • bli informerad om all behandling av dina personuppgifter och om
    • vem som är ansvarig
    • vad som är ändamålet
    • vilka typer av uppgifter som behandlas
    • vem som får de insamlade uppgifterna
    • vilken metod som används vid eventuella automatiska beslut om uppgifterna
  • få tillgång till och möjlighet att korrigera dina uppgifter, om de är felaktiga eller ofullständiga
  • få dina uppgifter spärrade eller borttagna och invända mot behandling av personuppgifter när vissa omständigheter föreligger (t.ex. om behandlingen av uppgifterna är olaglig eller om uppgifterna är felaktiga, se artiklarna 15, 16 och 18 i förordning nr 45/2001 )
  • bli informerad innan dina uppgifter för första gången lämnas ut till tredje part och invända mot att uppgifterna lämnas ut.

Hävda dina rättigheter

Kontakta den registeransvariga för att hävda dina rättigheter. Mejladressen framgår både av anmälan och av det meddelande om skydd av personuppgifter som gäller för respektive databehandling. Mejladressen står också i registret över anmälningarna.
 
Om du inte hittar några kontaktuppgifter, kan du mejla direkt till utrikestjänstens dataskyddsavdelning.

Du kan när som helst klaga hos Europeiska datatillsynsmannen som är en oberoende tillsynsmyndighet för alla EU-institutioner (se artiklarna 41–45 i förordning nr 45/2001 ) och som ska skydda personuppgifter och den personliga integriteten och främja god praxis i EU:s institutioner och organ på grundval av beslut 1247/2002/EG om tjänsteföreskrifter och allmänna villkor för utövande av funktionen som europeisk datatillsynsman.

Europeiska datatillsynsmannen

  • övervakar EU-administrationens behandling av personuppgifter
  • ger vägledning om riktlinjer och lagstiftning som rör den personliga integriteten
  • samarbetar med liknande instanser för att sörja för ett konsekvent dataskydd.

Dataskyddsregistret

I dataskyddsregistret registreras all personuppgiftsbehandling som anmälts inom utrikestjänsten. Registret har inrättats i enlighet med artiklarna 24.1 d, 25 och 26 i förordning nr 45/2001 .

Registret innehåller basuppgifter om varje fall av personuppgiftsbehandling, exempelvis

  • ändamål
  • namnet på den registeransvariga
  • typ av berörd data
  • rättslig grund
  • typ av berörda personer
  • tid som uppgifterna lagras
  • uppgifter som kommer att lämnas ut
  • till vem uppgifter lämnas ut.

Med hjälp av registrets sökfunktion kan du söka uppgifter som rör dig.

Databehandling som utgör en potentiell risk för de registrerade personernas fri- och rättigheter registreras i Europeiska datatillsynsmannens register (artikel 27 i förordning nr 45/2001 ).

Syftet med utrikestjänstens register och Europeiska datatillsynsmannens register är att informera allmänheten om att personuppgifter har behandlats. Alla berörda personer kan utöva sina rättigheter enligt förordningen på grundval av den information som registret innehåller.

Registret bygger på de anmälningar som de registeransvariga har gjort och finns därför bara på ett språk, vanligtvis engelska eller franska.

Kontakta oss

Europeiska utrikestjänstens dataskyddsavdelning

Postadress

Europeiska utrikestjänsten
Dataskyddsavdelningen
Rue de la Loi 242
1040 Bruxelles/Brussel
Belgien

Besöksadress
Utrikestjänstens huvudbyggnad
R.P. Schuman 9A
01/573 (Parc)

Telefon
+32 25846235

E-post

Europeiska datatillsynsmannen

Postadress
Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles/Brussel, Belgien

Besöksadress
Rue Montoyer 30, 1000 Bruxelles/Brussel, Belgien

Telefon
+32 22831900

E-post
edps@edps.europa.eu

Webbplats
www.edps.europa.eu

  • Skriv ut
  • Normal textstorlek
  • Öka textstorlek med 150 procent
  • Öka textstorlek med 200 procent